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Fusion et publipostage en Microsoft Word vous permet d'envoyer des lettres et des e-mails personnalisés sans avoir à personnaliser chaque lettre. Vous pouvez préparer votre document comme vous le souhaitez et ajouter des espaces réservés pour les différents champs de données que vous souhaitez remplir dynamiquement à partir d'une source de données.
Par exemple, vous pouvez préparer une seule lettre pour tous vos amis vous demandant comment ils le font mais avec la possibilité de changer dynamiquement les noms et les villes dans la lettre. De cette façon, votre lettre générique à John mentionnera son nom et sa ville, et la même lettre à Mike aura le nom de Mike et sa ville sur sa lettre.
Créez vos destinataires Liste dans une feuille de calcul Excel
Vous devrez rassembler une liste de destinataires et leurs données dans une seule source de données. Pour ce faire, vous pouvez facilement créer une feuille de calcul Microsoft Excel et y ajouter toutes les données de vos destinataires. Vous pouvez ensuite récupérer ces données Excel dans la lettre de fusion et publipostage dans Microsoft Word.
Utilisez le menu Démarrerpour rechercher et ouvrir Microsoft Excel.
Cliquez sur l'onglet Accueildans la barre latérale gauche et choisissez Classeur videdans le volet de droite. Cela va créer une feuille de calcul vierge pour vous.
Commencez à saisir des données pour vos destinataires de fusion et publipostage. Assurez-vous d'utiliser la première ligne pour les en-têtes de vos données. Si vous allez entrer le nom de quelqu'un, utilisez Nomcomme en-tête dans la première ligne, etc.
Dans l'exemple suivant, nous avons créé un tableau avec des données pour quatre personnes. Nous allons créer une lettre de publipostage personnalisée pour chacune de ces personnes dans Microsoft Word.
Cliquez sur le Fichieren haut, choisissez Enregistrerdans la barre latérale gauche, puis cliquez sur le bouton Parcourir.
Accédez à votre bureau, saisissez un nom pour votre feuille de calcul Excel et cliquez sur le bouton Enregistrerpour enregistrer la feuille de calcul sur votre bureau. Cela facilitera la recherche de votre feuille de calcul lorsque vous l’utiliserez dans Microsoft Word.
Vous pouvez fermer Microsoft Excelsur votre ordinateur.
Préparez votre document dans Microsoft Word
Vous devrez écrire une lettre générique que vous souhaitez envoyer à chacun de vos destinataires. Cette lettre doit contenir les informations communes à tous les destinataires. Voici quelques exemples: écrire la ligne de salutation, demander comment ils vont, partager vos idées, etc.
Laissez les champs vides là où vous souhaitez que les informations de vos destinataires apparaissent. Vous l'ajouterez ultérieurement lorsque vous lancerez le publipostage dans Microsoft Word.
Lancez Microsoft Wordà partir du Menu Démarrersur votre ordinateur .
Cliquez sur Accueildans la barre latérale gauche et choisissez Document viergedans le volet latéral droit. Vous pouvez également utiliser un modèle si vous le souhaitez.
Un document vierge s'ouvrira. Écrivez la lettre que vous souhaitez envoyer à vos destinataires.
Vous êtes libre d'utiliser toutes les couleurs, la mise en forme, les styles de police et autres les articles que vous voulez. Nous avons créé la lettre simple suivante à envoyer à nos destinataires. La lettre aura le nom de la personne en haut et sa ville en bas.
Gardez le document ouvert comme vous le ferez fusion et publipostage dans la section ci-dessous.
Créer une fusion et publipostage dans Microsoft Word
Microsoft Word vous permet de créer une fusion et publipostage à l'aide de l'étape assistant par étape. Cela vous permet de choisir la lettre que vous souhaitez utiliser, d'ajouter les destinataires dont vous avez besoin et de modifier dynamiquement le contenu de la lettre.
In_content_1 all: [300x250] / dfp : [640x360]->
Pendant que votre lettre est toujours ouverte dans Word, cliquez sur l'onglet Mailingsen haut, sélectionnez l'option Démarrer le publipostageet choisissez Assistant de fusion et publipostage étape par étape.
Un nouveau volet apparaîtra sur le côté droit de votre écran. Dans la première section qui indique Sélectionner le type de document, choisissez Lettres. Vous pouvez choisir E-mailssi vous souhaitez envoyer votre lettre par e-mail.
Cliquez ensuite sur Suivant: Document de départen bas pour continuer.
Sur l'écran suivant, Word vous demandera quel document vous souhaitez utiliser pour le publipostage. Cliquez sur l'option Utiliser le document actuelpour utiliser votre lettre actuelle pour la tâche.
Si votre lettre se trouve dans un autre fichier Word, cliquez sur Commencer à partir d'un document existantpour ouvrir ce fichier.
Cliquez ensuite sur Suivant: sélectionnez les destinatairesen bas.
Dans la section Sélectionner les destinataires, sélectionnez Utiliser une liste existante. En effet, vous avez déjà créé une feuille de calcul Excel contenant les données de vos destinataires.
Vous pouvez sélectionner l'option Saisir une nouvelle listesi vous ne disposez pas déjà des données de vos destinataires. réunis.
Cliquez ensuite sur Parcourirpour importer votre feuille de calcul Excel.
Accédez à votre bureau et double-cliquez sur la feuille de calcul Excel que vous avez créée précédemment. Cela ouvrira la feuille de calcul dans Microsoft Word.
Word vous demandera quelle feuille vous souhaitez utiliser dans votre feuille de calcul. Sélectionnez la feuille contenant vos données, cochez l'option La première ligne de données contient des en-têtes de colonne, puis cliquez sur OK.
Word vous permet de sélectionner les destinataires que vous souhaitez utiliser pour le publipostage si vous ne souhaitez pas utiliser toutes les personnes figurant sur la liste. Cochez les cases des personnes que vous souhaitez inclure dans vos lettres.
Vous pouvez utiliser les options d'affinage sous la liste pour trier et filtrer vos destinataires. Le trivous permet de trier vos enregistrements par ordre croissant et décroissant. Le filtragevous permet de comparer les champs et de filtrer ceux dont vous n'avez pas besoin.
Enfin, cliquez sur OKen bas.
Cliquez sur Suivant: Écrivez votre lettreen bas.
L'écran suivant vous permet d'utiliser vos données champs dans votre lettre. Pour l'utiliser, placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez ajouter un champ de données dans la lettre et cliquez sur Plus d'élémentsdans le volet de droite.
Choisissez le champ de données que vous souhaitez ajouter et cliquez sur Inséreren bas.
Vous souhaiterez ajouter tous vos champs de données à la lettre afin que vos lettres contiennent toutes les informations requises. Cliquez ensuite sur Suivant: prévisualisez vos lettres.
Vous pouvez prévisualiser les lettres qui seront générées comme résultat de votre publipostage. Cliquez sur les flèches gauche et droite pour afficher les lettres de chacun de vos destinataires.
Cliquez ensuite sur Suivant: terminer la fusion.
Vous pouvez maintenant cliquer sur Imprimerpour imprimer ces lettres personnalisées ou sélectionner Modifier les lettres individuellespour modifier ces lettres.
Le publipostage est en effet un excellent gain de temps fonctionnalité dans Microsoft Word.
Saviez-vous que vous pouviez fusionner plusieurs documents ensemble dans Word? Cela vous aidera si vous avez déjà écrit vos lettres personnalisées et que vous souhaitez les combiner en un seul fichier.
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