Word a deux fonctionnalités très utiles que presque personne n'utilise: Comparer des documentset Combiner des documents. Comme leur nom l'indique, les fonctionnalités vous permettent de comparer deux documents Word les uns par rapport aux autres ou d'en combiner deux ensemble.
Alors quand auriez-vous besoin de l'utiliser? Eh bien, si vous êtes comme moi, vous avez probablement 20 versions différentes de votre CV enregistré dans divers endroits au fil des ans. Parfois, je modifie légèrement un CV pour une entreprise en particulier pour souligner une compétence particulière ou parfois j'ai ajouté des choses et juste enregistré une nouvelle copie.
Quoi qu'il en soit, il serait bon de voir rapidement la différence entre mes dernières reprendre et les plus anciens pour voir s'il y a quelque chose que je devrais ajouter à la dernière ou éventuellement supprimer. Dans ce post, je vais vous montrer comment vous pouvez utiliser ces deux fonctionnalités pour trouver rapidement les différences entre deux documents et les fusionner si vous le souhaitez.
Comparez & amp; Combiner des documents
Dans mon exemple, je voulais voir quelle était la différence entre mon ancien CV écrit en 2007 et le dernier mis à jour en 2013. Pour ce faire, ouvrez Word, cliquez sur le Review, puis cliquez sur Comparer.
Cela affichera les comparer les documentsboîte de dialogue dans laquelle vous devez sélectionner votre document original et votre document révisé.
En bas, vous verrez un ensemble nombre de paramètres de comparaison, que vous pouvez simplement laisser tout vérifié. Par défaut, il affichera également tous les changements dans un nouveau document, ce qui est mieux que de jouer avec vos documents originaux ou révisés.
A Le nouveau document s'ouvrira avec plusieurs sections différentes: une liste déroulante de révisions à l'extrême gauche, le document combiné montrant toutes les modifications au milieu et les deux documents originaux sur le côté droit. Regardons de plus près chaque section.
Comme vous pouvez le voir ici, j'ai supprimé quelques éléments et inséré quelques autres lignes de texte. Si vous double-cliquez sur l'un des en-têtes (Aseem Kishore Insertedou Aseem Kishore Deleted), le curseur se positionnera exactement dans le document.
Au centre, vous verrez ces révisions dans différentes couleurs. Par défaut, tout ce qui est barré est ce qui a été supprimé et tout ce qui est en rouge et souligné est ce qui a été ajouté au document révisé. Tout ce qui est vert a été déplacé. L'endroit où il a été déplacé sera en vert double et le lieu où il a été déplacé sera en vert double souligné comme indiqué ici:
Enfin, sur le côté droit, vous verrez le document original en haut et le document révisé en bas. Au fur et à mesure que vous faites défiler le document en haut, celui du bas suit pour être synchronisé. Vous pouvez toutefois faire défiler la partie inférieure indépendamment de l'écran supérieur.
En plus de cette vue, vous pouvez également supprimer les deux documents sources à partir du volet de droite et à la place de montrer des ballons pour voir facilement les changements. Pour voir ce que je veux dire, allez de l'avant et cliquez à nouveau sur le bouton Comparer, puis sur Afficher les documents sourceet enfin sur Masquer les documents sources.
Maintenant, cliquez sur le bouton Afficher le balisagesous Suiviet cliquez sur Bullespuis Afficher les révisions dans les bulles.
Sur le côté droit du document, vous aurez maintenant voir toutes les révisions avec des lignes provenant du document. Cela peut faciliter la visualisation de tous les changements si vous en avez beaucoup.
Notez que si vous voulez juste voir les différences entre les documents, alors vous n'avez vraiment rien d'autre à faire. Si vous souhaitez créer un document final à partir de ces deux documents, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur un changement et choisir Accepterou Refuser.
Une fois que vous avez terminé, vous pouvez enregistrer le nouveau document avec toutes les modifications que vous avez apportées. Combiner des documentsest à peu près identique à Compare. Si vous choisissez Combiner, vous obtiendrez la même boîte de dialogue où vous devrez choisir le document original et révisé.
Une fois que vous faites cela, vous obtiendrez la même disposition qu'auparavant, où vous verrez les changements combinés au milieu. Encore une fois, le texte barré est supprimé, le texte souligné rouge est ajouté et le texte vert a été déplacé. Faites un clic droit sur chaque changement et choisissez d'accepter ou de rejeter chaque changement. Lorsque vous avez terminé, enregistrez le nouveau document combiné.
Dans l'ensemble, ils sont vraiment utiles lorsque vous avez plusieurs versions du même document ou lorsque plusieurs personnes éditent un document Word et vous vous retrouvez avec plusieurs documents combiner en un seul. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à commenter. Profitez-en!