Lorsque la plupart des gens utilisent Google Agenda, ils l'utilisent de la manière la plus simple possible. Ils créent des événements, des rappels et peuvent même planifier des réunions à l'aide de Google Meet.
Mais il y a beaucoup plus dans Google Agenda qu'il n'y paraît. Il y a des fonctionnalités cachées dans les sous-menus et des intégrations que peu de gens connaissent jusqu'à ce que vous tombiez dessus.
Dans cet article, vous allez découvrir quelques-uns des meilleurs conseils de pro sur la façon d'utiliser Google Agenda, c'est donc beaucoup plus utile. Maîtrisez-les et vous aurez encore plus productif que vous ne l'êtes déjà.
Ajout de calendriers
Beaucoup de personnes utiliser Google Agenda avec un seul calendrier sous leur compte Google. La plupart des gens ne réalisent pas que vous pouvez créer plusieurs calendriers «en couches» pour différentes parties de votre vie.
Voici quelques exemples de choses pour lesquelles vous voudrez peut-être créer un calendrier distinct.
Vous pouvez faire la distinction entre tous vos calendriers multiples en les codant par couleur. Voyons comment l'utiliser dans Google Agenda.
Ajouter plusieurs calendriers
Pour créer un nouvel agenda, sélectionnez le symbole +à droite de Autres calendriersdans le volet de navigation de gauche. Sélectionnez Créer un calendrierdans le menu déroulant.
Dans la fenêtre suivante, donnez à votre nouveau calendrier un nom, une description (facultatif), définissez le fuseau horaire correct pour savoir où vous faites ce travail et sélectionnez Créer un calendrier.
Vous verrez le nouveau calendrier apparaître dans le volet de navigation de gauche sous Mes agendas . Cochez la case à gauche de votre nouveau calendrier et sélectionnez dans le calendrier pour créer un nouvel événement.
Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez le titre de votre événement, ajustez les autres paramètres et assurez-vous pour remplacer le calendrier en bas de la fenêtre par votre nouveau calendrier.
Lorsque vous sélectionnez Enregistrer, vous verrez l'événement apparaître dans la vue de votre calendrier, mais il sera codé par couleur pour que vous sachiez dans quel calendrier cet événement est stocké.
Vous pouvez ajouter autant d'agendas que vous le souhaitez sous votre même compte Google. Activez ou désactivez le calque de calendrier que vous ne souhaitez pas voir en cochant ou en décochant chaque case de calendrier.
S'abonner à des calendriers utiles
Il existe également des agendas publics gratuits auxquels vous pouvez vous abonner. Ceux-ci apparaissent exactement comme les agendas personnels que vous ajoutez vous-même en suivant la procédure ci-dessus.
Pour y accéder, sélectionnez le symbole +à côté de Autresagendas comme ci-dessus. , mais cette fois, sélectionnez Parcourir les calendriers qui vous intéressentdans la liste déroulante.
Vous verrez une liste de calendriers parmi lesquels vous pouvez sélectionner. Celles-ci incluent divers types de vacances, un éventail de sports et une section "Autre" qui ne comprend actuellement que les Phases de la Lune.
Une fois que vous les ajoutez et revenez à votre agenda, vous les verrez répertoriés et activés sous Autres agendas.
Vous verrez également les événements de cet agenda apparaître dans votre agenda Google. Les événements d'agenda public apparaissent généralement comme des événements d'une journée entière répertoriés en haut du jour concerné.
Inclure des calendriers intéressants et informatifs à partir d'une URL
Vous pouvez également ajouter des calendriers publics par URL. Ces agendas publics sont disséminés sur Internet et pas toujours faciles à trouver.
Voici quelques exemples:
Pour ajouter l'un de ces calendriers, copiez l'URL de n'importe quel calendrier public. Ensuite, dans votre propre compte Google Agenda, sélectionnez l'icône +à droite de Autres agendas. Sélectionnez De l'URLdans la liste déroulante.
Sous Windows suivant, collez l'URL de l'agenda dans le champ URL de l'agenda, puis sélectionnez le bouton Ajouter l'agenda.
Désormais, lorsque vous revenez à votre propre calendrier, si vous activez le calendrier que vous avez ajouté, vous verrez ces événements apparaître avec leur propre code couleur.
Utile Conseils lors de l'utilisation de Google Agenda
En plus d'ajouter simplement des événements à votre agenda, vous pouvez faire de nombreuses choses pour rendre votre agenda plus efficace.
Colorez votre travail
Chaque fois que vous créez des événements pour vous rappeler de faire quelque chose ou à propos d'un rendez-vous, pensez à coder par couleur des domaines spécifiques de votre vie.
Par exemple, vous pouvez rendre tous les événements liés à la santé en jaune, les événements professionnels en bleu et les événements familiaux en orange.
Pour ce faire, sélectionnez simplement le calendrier pour créer un événement. Après avoir donné un titre à l'événement, sélectionnez Plus d'optionsen bas de la fenêtre. Sur la page suivante, sélectionnez le code de couleur pour cet événement à côté de la sélection de calendrier.
Cette option remplace le paramètre de calendrier par défaut avec votre code de couleur personnalisé.
Utiliser les fuseaux horaires corrects lorsque vous voyagez
Si vous avez un événement qui commence dans un fuseau horaire et se termine dans un autre, il est important de prendre en compte cette différence de fuseau horaire.
Si vous ne savez pas pourquoi c'est important, envisagez de commencer à travailler sur un journal scolaire lorsque vous embarquez sur un vol sur la côte Est des États-Unis. Vous savez que vous finirez probablement votre article une fois que vous aurez atterri en Californie.
Le problème est que la Californie est de quatre 3 heures en arrière. Google Agenda peut vous aider à prendre en compte ce décalage de fuseau horaire.
Pour ce faire dans Google Agenda, cliquez sur l'agenda pour créer l'événement lorsqu'il démarre. Juste sous la date et l'heure de l'événement, sélectionnez Fuseau horaire.
À côté de la case à cocher Toute la journée, sélectionnez à nouveau Fuseau horaire. Une fenêtre apparaîtra vous permettant de définir un fuseau horaire différent pour le début et la fin de l'événement. Cochez la case, puis définissez chaque fuseau horaire.
Sélectionnez OKlorsque vous avez terminé.
Soyez prudent lorsque vous définissez la fin l'heure de l'événement, car le calendrier le traduira dans le nouveau fuseau horaire. Donc, si vous avez dit qu'il vous faudrait de 15 h 00 à 16 h 00, heure de l'Est, pour rédiger votre article et changer le fuseau horaire de fin à Los Angeles, le calendrier affichera l'heure de fin à 19 h.
Réglez le l'heure de début et de fin en fonction de l'heure correcte dans le fuseau horaire que vous avez défini.
Terminer automatiquement les réunions tôt
Une autre fonctionnalité utile si vous voulez que les gens vous aiment est de mettre fin aux réunions vous créez 5 minutes à l'avance pour les réunions de 30 minutes et 10 minutes à l'avance pour les réunions de 60 minutes.
Vous pouvez définir cela en ouvrant les paramètres de Google Agenda, sélectionnez Paramètres de l'événementdans le menu de gauche et cochez la case Réunions rapides.
Cela donnera aux participants à votre réunion le temps de se rendre à leur prochaine réunion, s'ils en ont besoin.
Intégration avec votre application ToDo
Vous n'êtes pas non plus obligé de gérer manuellement votre agenda si vous utilisez la plupart des applications cloud populaires disponibles aujourd'hui.
ToDoist, par exemple, vous permet d'intégrer directement avec Google Agenda. Accédez simplement à vos paramètres ToDoist, sélectionnez Intégrationsdans le menu de gauche, puis sélectionnez Connecter le calendriersous Google Agenda.
Maintenant quand vous créez un nouveau rappel de tâche dans ToDoist, il sera ajouté automatiquement à votre calendrier Google.
La plupart des autres applications à faire ont une intégration similaire avec Google Agenda, ou vous pouvez utiliser des applications comme IFTTT ou Zapier pour les intégrer à des services.
Utilisez l'application Google Agenda
Il n'est pas non plus logique de rester collé à votre ordinateur de bureau ou portable lorsque vous utilisez votre calendrier. Il est donc judicieux d'installer l'application Google Agenda sur votre iPhone ou Appareil Android.
L'application se synchronise avec tous les autres appareils sur lesquels vous utilisez Google Agenda, pour que vous ne soyez jamais loin de votre emploi du temps, de vos événements et de vos rappels.
Créer des événements à partir de Gmail
Google Agenda est également directement intégré à Gmail, et vous vous n'avez même rien à faire pour l'activer.
Pour utiliser cette intégration intégrée dans Google Agenda, chaque fois qu'un e-mail est ouvert dans Gmail, sélectionnez simplement les trois points à droite du menu d'icônes supérieur . Sélectionnez Créer un événementdans le menu déroulant.
Cela créera automatiquement un événement dans votre agenda Google, en utilisant les détails de cet e-mail dans les détails de l'événement.
C'est un moyen utile de définir immédiatement une réunion ou un rappel chaque fois que vous recevez un e-mail important dont vous souhaitez faire un suivi.
Afficher votre calendrier à partir de Google Docs
Vous pourriez être surpris d'apprendre que même Google Docs est intégré à Google Agenda. Gardez une trace de vos réunions à venir tout en travaillant sur des documents en sélectionnant l'icône de calendrier sur le côté droit de la fenêtre Google Docs.
Ceci affiche l'agenda du jour dans une petite fenêtre étroite sur la droite. C'est un excellent moyen de garder les événements de la journée devant vous, même lorsque vous êtes occupé à travailler.
Il y a en savoir plus sur Google Agenda que de créer des événements et des rappels. Entre les intégrations, calendriers partagés et toutes les autres fonctionnalités, Google Agenda est l'un des agendas cloud les plus utiles à votre disposition aujourd'hui. Et le meilleur de tous, c'est gratuit.