Avoir une adresse email, c'est comme avoir un numéro de téléphone: une fois qu’elle est dans le monde, vous ne voulez pas la changer.
Mis à part les quelque 30% d'adresses électroniques qui changent chaque année (dont la plupart sont des courriels professionnels), la plupart des gens ne voudraient sans doute pas gérer les tracas liés au transfert de contacts, à la redirection de personnes vers la nouvelle adresse électronique, ou recherchez tous les sites, abonnements et destinataires de factures pour mettre à jour leur adresse e-mail enregistrée.
Cependant, il arrive parfois que les gens aient une bonne raison de migrer massivement d'un environnement local numérique à un autre. Votre fournisseur de messagerie est peut-être obsolète et ne peut pas suivre le rythme des parangons modernes; ou maybeyour fournisseur s’ouvre et vous devez trouver une nouvelle maison.
La plupart des gens ne le font pas vraiment avoir une bonne idée de ce qui existe et de ce qui différencie un service de messagerie d'un autre. Mais le fait est que Microsoft Outlook et Google Gmail sont devenus les deux plates-formes les plus exemplaires pour gérer ce qui est presque devenu un aspect essentiel de la vie.
Qu'est-ce qui rend ces deux fournisseurs de messagerie meilleurs, pires, différents ou identiques par rapport à l'autre? Quand il s'agit de plans personnels gratuits, les nuances entre Outlook et Gmail sont probablement peu significatives pour la plupart des utilisateurs. C’est la raison pour laquelle, ici, nous allons nous concentrer sur la comparaison du plan commercial basé sur la souscription de chaque service afin que vous puissiez choisir celui qui convient le mieux pour vous ou votre entreprise et vos employés.
Look, Feel and Cost
Éliminons cela. Outlook et Gmail offrent des interfaces très différentes. Pour le dire simplement, Outlook conserve une atmosphère d’entreprise, tandis que Gmail offre quelque chose d’un peu plus créatif et semblable à un démarrage. Si Outlook est la version moderne des communications d'entreprise, Gmailis est post-moderne.
L’interface d’Outlook regorge d’options et de fonctionnalités personnalisables, dont la plupart ne seront jamais utilisées par vous ou vos employés. Bien que Gmail offre son propre ensemble de fonctionnalités, il offre globalement une expérience beaucoup plus simple, axée sur la fourniture des éléments essentiels dont vous avez besoin pour être efficace.
En ce qui concerne l’achat de ces services de messagerie, vous achetez en fait les suites fournies, Microsoft Office 365 et Google G Suite. Il ne faut pas oublier qu'Office 365 requiert un engagement annuel, bien que vous soyez facturé tous les mois. G Suite est purement un abonnement mensuel basé sur les effectifs. Voici comment ces prix sont affichés par utilisateur et par mois.
| Office 365 | G Suite |
| L'essentiel sur Office 365 Business: 5 € | G Suite Basic: 6 USD |
| Office 365 Business: 8,25 € | G Suite Business: 12 € |
| Office 365 Professionnel Premium: 12,50 € | G Suite Enterprise: 25 €td> |
Suite d'outils
Encore une fois, lorsque vous achetez Outlook ou Gmail pour les entreprises, vous achetez vraiment plus qu'un simple service de messagerie. Vous achetez une suite d’outils, dont le courrier électronique.
En ce qui concerne la différence entre Office 365 et G Suite, il s’agit en réalité d’une comparaison entre un opérateur historique et son perturbateur. Nous verrons plus en détail ce qui rend ces deux suites identiques et différentes dans un futur article, mais voici quelques aspects contrastés qui se démarquent.
Microsoft Office 365
Nous 'ai tous utilisé Microsoft Word, Excel et PowerPoint. Ce sont les principes de base d'Office, mais Office 365 offre même plus. Aujourd'hui, ces trois programmes sont disponibles en ligne, et pas seulement en tant que programmes de bureau, ce qui simplifie le travail que vous effectuez. En outre, 365 vous fournit:
Ces quelques applications offrent des capacités étendues qui définissent désormais le mode de fonctionnement interne des entreprises à l’échelle numérique. C’est un énorme tirage au sort que Microsoft a su intégrer tant de fois dans ces outils pour simplifier l’expérience qu’il offre aux entreprises.
Google G Suite
Bien que G Suite propose son propre éventail d’applications similaires à celles des produits de base de Microsoft, et plus encore. Les alternatives de GSuite à Word, Excel et PowerPoint sont Docs, Sheets et Sllides. Mais G Suite offre d’autres possibilités qui seraient utiles à toute entreprise:
Clairement, il y a beaucoup à considérer ici. Outlook intègre beaucoup les quelques applications robustes qu’il propose. Google propose une gamme apparemment beaucoup plus étendue de fonctionnalités réparties dans plusieurs applications, dont certaines ne sont pas proposées par Office 365.
Organisation
Lorsque vous êtes en affaires, les e-mails sont non-stop, et ne sont pas que des véhicules de conversation. Les e-mails sont des vecteurs de connaissance que les professionnels utilisent pour prendre des décisions commerciales, dont certaines sont critiques. Si vous ne pouvez pas garder les conversations et les informations classées par ordre de priorité et organisées, il sera difficile de travailler efficacementla rapidité des affaires et éviter de compromettre les résultats en termes de qualité.
Outlook
Si vous pensez aux méthodes d’organisation pré-numériques traditionnelles, les dossiers et les fichiers viennent probablement à l’esprit. Comme la numérisation est essentiellement le processus qui consiste à intégrer des activités concrètes à des processus numériques, on peut naturellement supposer que la création de dossiers et de fichiers courrier est un processus naturel.
Voici comment fonctionne Outlook. Il utilise un système de dossiers traditionnel et vous permet de classer les courriers électroniques dans ces dossiers à l'aide d'onglets colorés, comme vous le feriez avec un fichier extensible. Vous pouvez créer autant de dossiers et sous-dossiers que vous le souhaitez. Outlook fait également de son mieux pour hiérarchiser les e-mails en filtrant ceux que vous considérez comme étant encombrés. Ceux-ci doivent rester dans le dossier Clutter pour rester en dehors de votre chemin jusqu'à ce que vous soyez prêt à les afficher.
Gmail
Dans la description, il peut sembler qu’il n’y ait qu’une légère nuance entre la manière dont Gmail et Outlook organisent la messagerie, mais, en utilisant activement le système de Gmail, la méthode d’organisation et de hiérarchisation des priorités est sensiblement différente.
Plutôt que d’abréger la méthode traditionnelle «dossier, fichier», Gmail utilise des étiquettes. Vous pouvez baliser les messages avec plusieurs étiquettes, plutôt que de les mettre dans un dossier.
Vous pouvez personnaliser Gmail pour qu'il affiche d'abord les courriels importants, non lus et suivis. Il peut également filtrer automatiquement les courriels par Primaire, Social, Promotions, Mises à jour et Forums. Grâce à cette hiérarchisation et à ce système d'organisation, il est très facile d'identifier les messages les plus importants pour vous et de les recevoir rapidement.
Malgré ces différences dans Gmail, ce qui est intéressant, c'est si vous utilisez Gmail via un autre client de messagerie ( tels que Outlook), ses étiquettes apparaissent sous forme de dossiers. En un sens, cela rend Gmailmore plus polyvalent et capable de fournir une expérience utilisateur plus flexible.
Rechercher
La recherche va de pair avec l’organisation quand il s’agit d’email. Si vous ne pouvez pas trouver rapidement et efficacement les informations dont vous avez besoin, qui sont potentiellement enfouies dans un e-mail datant de plusieurs mois, vous finirez par perdre un temps précieux à rechercher des éléments au lieu de prendre des mesures concrètes.
Outlook
La fonction de recherche d’Outlook vous permet de rechercher des courriels dans tous vos dossiers, y compris des milliers d’emails dans votre dossier supprimé, en fonction du mot clé et de l’adresse électronique. Où Outlook peut parfois tomber à court est la précision.
La recherche sur un mot clé ne récupère pas toujours le bon courriel ou les bons emails, et il y a toujours une chance que Outlook tire sur un petit nombre d'emails sélectionnés d'une chaîne, tout en laissant de côté le seul email dont vous avez besoin. fonctionne bien la plupart du temps, il n'utilise certainement pas le même niveau de fonctionnalité de recherche comme service de messagerie de Google.
Gmail
La fonctionnalité de recherche de Gmail est imprégnée deLa puissance de recherche de Google explique également pourquoi Gmail a été créé: il propose un service de messagerie qui fonctionne comme le moteur de recherche de Google. Vous pouvez non seulement rechercher des termes simples et vous assurer que Gmail vous présentera les bons résultats, mais vous pouvez également utiliser des opérateurs de recherche avancés tels que "de:", "à:", "raccourci:" et plusieurs autres qui peuvent vous aider à trouver précisément ce que vous cherchez. vous avez besoin.
Rappel de courrier électronique
Bien que Gmail et Outlook offrent plusieurs fonctionnalités clés à des degrés divers de fonctionnalités détaillées, un seul rôle est de rappeler le rappel de courrier électronique. La différence de fonctionnement vaut la peine d’être soulignée, car la plupart des gens se trouvent parfois confrontés à la situation déchirante d’envoyer le mauvais courriel à la mauvaise personne ou d’envoyer quelque chose qu’ils ne devraient pas avoir du tout.
Outlook
Outlook est idéal pour rappeler les courriels etremplacer. Tant que l'adresse électronique à laquelle vous avez envoyé un courrier électronique est hébergée sur Microsoft Exchange (le service de messagerie électronique réel sur lequel Outlook est exécuté), vous avez la possibilité de supprimer et de remplacer tout message non lu.
Bien sûr, si le courrier électronique a déjà été ouvert, vous ne pouvez pas le rappeler ni le remplacer, mais cette fonctionnalité associée à des messages non lus pourrait vous éviter l'embarras en cas d'envoi de quelque chose que vous n'auriez pas dû ou d'aide. vous renvoyez un meilleur courriel avec plus de précision, plutôt que d'envoyer des courriels de suivi pour en élaborer un précédent.
Gmail
Gmail est un peu court par rapport à Outlook. En fait, Gmail n’offre même pas de rappel de courrier électronique légitime. Au lieu de cela, vous avez quelques secondes après l’envoi d’un courrier électronique pour annuler l’envoi. Vous pouvez activer ou désactiver et régler le temps d'annulation pour qu'il dure jusqu'à 30 secondes. Si vous n'êtes pas assez rapide, ce bébé est parti pour de bon.
Qui est le roi du courrier électronique?
Lorsqu'il s'agit de choisir le service de messagerie le mieux adapté à votre entreprise, Outlook et Gmail offre tous les deux ce dont vous avez besoin, parfois mieux que l’autre. L'email n'est que le début.
Ce sont les systèmes les plus importants, Office 365 et G Suite, qui font vraiment la différence dans le fonctionnement de votre entreprise. Nous aborderons les différences entre ces deux boîtes à outils dans un prochain article afin que vous puissiez vraiment décider de ce qui convient le mieux à votre entreprise.