Dans cet article, nous verrons comment vous pouvez mieux gérer votre courrier électronique Outlook en déplaçant les messages entrants automatiquementdans des dossiers séparés. Si vous recevez beaucoup d'emails tous les jours, cela peut vous faire gagner beaucoup de temps. Plutôt que de devoir passer une heure une fois par semaine à déplacer les courriels de la boîte de réception vers vos dossiers catégorisés, les règles de courriel aideront à automatiser l'organisation de votre boîte de réception. Ceci est très similaire à l'utilisation d'étiquettes et de filtres dans Gmail.
Les règles de messagerie peuvent sembler compliquées et peuvent être si vous voulez réellement en faire le tri sophistiqué, mais si vous voulez simplement déplacer automatiquement les e-mails professionnels vers le dossier Travail, alors c'est un jeu d'enfant.
Pour que les règles soient utiles, vous devez d'abord créez des dossiers sous votre boîte de réception pour classer vos e-mails, tels que Projets, Travail, Famille, etc. Vous pouvez créer des dossiers en cliquant avec le bouton droit sur Boîte de réceptionou n'importe quel dossier et en sélectionnant Nouveau dossier. La procédure suivante fonctionne sur Outlook 2010, 2013 et 2016.
Configuration des règles Outlook
Pour commencer, ouvrez Outlook, cliquez sur l'onglet Fichieret vous verrez le Gérer les règles & amp; Alertesvers le bas.
La fenêtre principale Règles et alertes apparaît et, par défaut, vous pouvez voir une règle déjà créée en fonction de votre version d'Outlook.
De là, vous cliquez sur le bouton Nouvelle règlepour commencer à utiliser votre première règle d'email Outlook. La boîte de dialogue de l'assistant de règles apparaîtra et vous montrera quelques modèles de règles courants. Ce sont les plus communs et probablement tout ce dont vous aurez besoin. La règle la plus courante est la première, "Déplacer les messages d'un utilisateur vers un dossier". Allez-y et sélectionnez-le, puis cliquez sur Suivant.
Vous remarquerez que la zone de liste inférieure appelée "Étape 2:" reste à le bas avec du texte souligné. En réalité, tout ce que vous avez à faire pour configurer la règle est de cliquer sur les liens hypertexte pour personnes ou groupe publicet spécifiépour choisir l'adresse e-mail et l'adresse de courriel aller. Ensuite, vous pouvez cliquer sur Termineret vous avez terminé. Cependant, si vous voulez rendre la règle plus compliquée, cliquer sur Suivant vous donnera beaucoup plus d'options:
Lorsque vous vérifiez différentes conditions dans la zone de liste supérieure, la description de la règle au bas de la page contiendra également plus d'hyperliens. Vous pouvez même créer des règles qui recherchent des mots spécifiques dans le corps de l'e-mail, puis effectuer des actions sur ces e-mails. Votre tâche suivante consiste à cliquer sur chaque lien hypertexte et à choisir les valeurs associées comme les adresses e-mail, les dossiers, etc. Dans notre exemple ci-dessus, vous devez cliquer sur Personnes ou groupe publicet choisir une adresse e-mail.
Ensuite, cliquez sur le mot spécifiéet naviguez jusqu'au dossier dans lequel vous souhaitez déplacer l'e-mail ou cliquez sur Nouveauet un nouveau dossier sera créé sous le nom actuel
Maintenant, vous verrez la partie inférieure mise à jour avec les valeurs réelles de votre règle.
Lorsque vous cliquez sur Suivant, vous pouvez définir plus d'actions pour la règle. Vous pouvez normalement laisser ceci seul si c'est une règle simple, mais si vous voulez aussi effectuer d'autres actions comme jouer un son, transférer l'email, en faire une copie, imprimer l'email, démarrer un autre programme, lancer un script, etc, alors vous pouvez faire tout cela sur cet écran.
Cliquez sur Suivant lorsque vous avez terminé et vous serez apportéà la boîte de dialogue Exceptions, où vous pouvez choisir les conditions que vous ne voulez pas que cette règle soit traitée. À moins que vous ayez des cas uniques, vous pouvez laisser vide, ce qui est la valeur par défaut.
Cliquez sur Suivant et nous avons finalement atteint la fin de l'assistant de règle! Donnez à la règle un nom tel que «Déplacer les e-mails des amis» pour que vous sachiez ce que cela fait quand vous le regarderez plus tard. Si vous avez déjà dans votre boîte de réception des messages correspondant à votre nouvelle règle, cochez la case "Exécuter cette règle sur les messages déjà dans Boîte de réception". Vous pouvez laisser tout le reste par défaut et cliquer sur Terminer!
Vous pouvez maintenant créer des règles pour les personnes, les newsletters, les relevés de cartes bancaires et autres Sinon, vous pouvez penser à commencer à gérer votre messagerie Outlook plus efficacement!