Vous cherchez un moyen simple de partager votre agenda en Microsoft Outlook ? Que vous travailliez sur un projet d'équipe ou que vous ayez besoin de vous coordonner avec quelqu'un d'autre, ce guide vous montrera comment procéder. Nous allons vous apprendre à partager un calendrier dans Outlook en utilisant les versions de bureau et Web d'Outlook. Et en prime, vous recevrez des conseils sur la gestion des autorisations de votre agenda.
Comment partager le calendrier Outlook à l'aide d'une application Windows
Le partage du calendrier sera très simple si vous utilisez Microsoft Outlook pour Windows. Suivez ces étapes :
1. Ouvrez Outlook sur votre PC Windows.
2. Recherchez l'icône Calendrierdans le coin inférieur gauche.
3. Dans l'onglet Accueil, sélectionnez Partager le calendrieren haut à droite de la barre d'outils.
4. Outlook vous présentera une liste de calendriers partageables. N'oubliez pas que tous les calendriers que vous configurez dans Outlook ne peuvent pas être partagés.
5. Cliquez sur le calendrier que vous souhaitez partager pour le sélectionner.
6. Une nouvelle boîte de dialogue s'ouvrira avec les propriétés du calendrier. Sélectionnez Ajouterpour ajouter des utilisateurs.
7. Dans une liste de contacts (généralement votre carnet d'adresses), choisissez avec qui vous partagerez le calendrier. Commencez à saisir le nom de la personne et Outlook remplira son adresse e-mail.
8. Les personnes ajoutées auront des niveaux d'autorisation de partage par défaut. Vous pouvez désormais les sélectionner individuellement et modifier leur niveau d’accès comme bon vous semble.
Comment partager le calendrier Outlook sur le site Web
Vous pouvez toujours partager votre calendrier à l'aide du site Web Outlook si vous utilisez un appareil sans application Microsoft Outlook. Voici comment procéder :
1. Ouvrez votre navigateur Web préféré et tapez Outlook.live.com dans la barre d'adresse. Connectez-vous avec vos identifiants.
2. Sélectionnez l'icône Calendrier dans le menu de gauche.
3. Sélectionnez le calendrier que vous souhaitez partager et faites un clic droit dessus.
4. Si ce calendrier particulier peut être partagé, vous aurez l'option Partage et autorisations. Cliquez dessus.
5. Une nouvelle boîte de dialogue apparaîtra. Saisissez l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le calendrier. Si le destinataire fait partie de vos contacts, l'application Web Outlook proposera une liste dans laquelle vous pourrez choisir les e-mails..
6. Une fois que vous avez ajouté les utilisateurs, vous pouvez définir leurs niveaux d'autorisation. Choisissez entrePeut afficher tous les détailsetPeut modifierdans un menu déroulant.
7. Sélectionnez Partager.
Comprendre les niveaux d'autorisation
Lorsque vous partagez votre calendrier Outlook avec quelqu'un, vous devrez définir le niveau d'autorisation en suivant les étapes décrites ci-dessus. Vous pouvez le laisser par défaut ou le remplacer par l'une des options proposées. Il existe cinq options si vous utilisez l'application de bureau Outlook et seulement deux options si vous partagez votre calendrier via le site Web. Pour savoir exactement quel niveau d'autorisation choisir, vous devez les comprendre.
N'oubliez pas que si vous souhaitez des niveaux d'autorisation plus détaillés, vous devrez les définir à l'aide de l'application de bureau Outlook. La version Web a des options limitées ; vous pouvez définir uniquement Peut afficher tous les détailsou Peut modifier. Cela signifie que vos collègues pourront soit voir tous les éléments du calendrier dans leurs détails complets, soit les voir et les modifier.
Je peux voir quand je suis occupé
Il s'agit du niveau d'autorisation par défaut, et si vous choisissez de ne pas le modifier, c'est ce que le destinataire aura automatiquement. Vos collègues avec lesquels vous avez partagé votre calendrier pourront l'ouvrir et voir uniquement si vous êtes disponible, occupé, absent du bureau ou si vous avez un rendez-vous.
Peut afficher les titres et les emplacements
Si vous souhaitez afficher plus de détails aux destinataires de l'agenda, choisissez l'option « Peut afficher les titres et les emplacements ». Bien que cela donne un accès à des détails limités, vos collègues peuvent désormais voir le lieu et les titres (ou sujets) de vos réunions. Vous pouvez étiqueter certaines de vos réunions comme rendez-vous privés, et elles n'afficheront ni le lieu ni le titre. Au lieu de cela, ils seront désignés comme privés même en utilisant ce niveau d'autorisation.
Peut afficher tous les détails
Ce paramètre de niveau d'autorisation permettra aux destinataires de voir tous les détails et tous les éléments du calendrier. Outre les réunions et les rendez-vous, ils verront également les participants, les notes de réunion et les pièces jointes.
Peut modifier
.Ce niveau d'autorisation permettra à vos collègues de modifier votre calendrier Outlook. Ils pourront ajouter ou supprimer vos rendez-vous. Mais ils ne pourront pas recevoir de demandes de réunion pour vous, ni répondre aux invitations à des réunions.
Délégué
Vous souhaiterez probablement attribuer ce niveau d'autorisation à une personne de confiance. Cela leur permettra de gérer pleinement toutes les réunions, rendez-vous et invitations. Lorsque vous attribuez une autorisation de délégué à quelqu'un, vous pouvez choisir de lui donner ou non le pouvoir de gérer vos rendez-vous privés. Mais pour affiner ces options du calendrier Outlook, vous devrez accéder aux paramètres du compte.
Pour ce faire, suivez ces étapes :
1. Accédez à Fichierdans le coin supérieur gauche de l'application Outlook.
2. Dans l'onglet Informations, sélectionnez Paramètres du compte.
3. Recherchez l'option Accès délégué
4. Configurez les options de délégué. Vous pouvez choisir que vos demandes de réunion soient remises uniquement à vos délégués, mais vous recevrez leurs copies. La deuxième option permettra que seuls vos délégués reçoivent des demandes de réunion. La troisième option enverra des demandes de réunion à vous et à votre délégué.
Il est important de savoir que vous ne pouvez pas définir une organisation entière ou des utilisateurs externes comme délégués. Ce niveau d'autorisation est réservé uniquement à des utilisateurs ou groupes spécifiques. Les délégués auront un accès complet à tous les éléments du calendrier, alors choisissez soigneusement à qui vous souhaitez attribuer ce niveau d'autorisation.
Partager votre calendrier dans Outlook est un excellent moyen de garder tout le monde sur la même longueur d'onde. En suivant ces étapes simples, vous pouvez facilement partager votre calendrier et avoir l'esprit tranquille en sachant que tout le monde suit le même horaire. Avez-vous d’autres conseils pour partager des calendriers dans Outlook ? Faites-le-nous savoir dans les commentaires !
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