Cherchez-vous un moyen de suivre les modifications apportées à une feuille de calcul Excel? Dans de nombreux cas, vous devez distribuer un fichier à plusieurs personnes et suivre les modifications apportées. Vous voudrez peut-être savoir quand la modification a été effectuée, qui a effectué la modification, dans quelle cellule le changement s'est produit et quelles données ont été modifiées.
Excel dispose de fonctions de suivi intégrées pouvant gérer tous les cas . Vous pouvez facilement consulter toutes les modifications directement dans la feuille de calcul et vous pouvez également accepter ou rejeter chaque modification. Il y a quelques points à retenir sur les fonctionnalités de suivi d'Excel:
1. Activer le suivi ne signifie pas que vous pouvez rétablir la feuille de calcul dans un état antérieur en annulant les modifications. C'est essentiellement un fichier journal qui enregistre tout et c'est tout. Vous pouvez manuellement aller voir quelles données ont été supprimées ou ajoutées, mais vous devrez apporter les modifications à la feuille de calcul vous-même.
2. Activer le suivi ne signifie pas que tous les changements que vous effectuez seront enregistrés. Toutes les données stockées dans une cellule sont suivies, mais d'autres changements comme le formatage ne le sont pas. Les autres modifications qui ne sont pas suivies incluent le masquage / affichage des lignes et des colonnes, des commentaires et des valeurs de cellule qui sont modifiées en raison d'un recalcul de formule.
3. L'historique des modifications n'est conservé que 30 jours par défaut. Si vous apportez des modifications à une feuille de calcul Excel, puis ouvrez à nouveau le classeur 45 jours plus tard, vous pourrez voir l'historique des modifications pour tous les 45 jours jusqu'à ce que vous fermez le classeur. Lorsque vous le fermez, tout historique des modifications de plus de 30 jours a disparu. Cela signifie que la prochaine fois que vous l'ouvrirez, vous ne pourrez pas voir le changement que vous avez effectué 45 jours plus tôt.
4. Chaque fois que vous activez le suivi, le classeur devient un classeur partagé. Cela signifie que plusieurs utilisateurs apporteront des modifications au document.
Maintenant que vous connaissez les principes de base du fonctionnement du suivi dans Excel, expliquons comment l'activer, modifier les paramètres et suivre les modifications! / p>
Activation du suivi
Continuons et activons le suivi en premier. Ouvrez Excel et cliquez sur l'onglet Révisiondu ruban. À l'extrême droite, vous devriez voir une option appelée Suivi des modificationsdans la section Modifications.
Cliquez sur le bouton et choisissez Afficher les modifications. Vous obtiendrez une boîte de dialogue dans laquelle vous devez maintenant cocher l'option "Suivre les modifications pendant l'édition. Cela partage également votre classeur ".
Vous avez plusieurs options ici, y compris Quand, Quiet Où. Pour Quand, Toussignifie que tous les changements seront mis en évidence. Vous avez également la possibilité de mettre en évidence les modifications depuis la dernière fois que vous avez enregistré le document, depuis une date spécifique ou des modifications qui n'ont pas encore été examinées.
Si vous cochez Qui, vous pouvez choisir de suivre les changements effectués par n'importe qui ou les changements effectués par tout le monde sauf vous. L'option Oùvous permet de suivre les modifications uniquement pour une partie spécifique de la feuille de calcul. Cliquez simplement sur le bouton à droite et sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez suivre.
Enfin, vous pouvez décocher l'option Afficher les modifications à l'écransi vous ne voulez pas que les autres sachent que vous suivez les modifications. Par défaut, une fois que vous avez commencé le suivi et que cette option est sélectionnée, toute cellule modifiée affiche une petite flèche en haut à gauche pour indiquer qu'elle a été modifiée.
De plus, si vous cliquez sur une cellule modifiée (avec Mettre en surbrillance les modifications à l'écranactivées), vous obtiendrez une petite fenêtre contextuelle indiquant de quelle valeur la valeur a été modifiée et à quel temps. Si vous désélectionnez l'option Afficher les modifications à l'écran, ce petit triangle noir n'apparaîtra pas.
Alors, que pouvez-vous faire, par exemple? , masquez les modifications à l'écran en ne cochant pas la case, envoyez votre fichier à tous ceux qui doivent y apporter des modifications et, lorsque vous le récupérez, accédez à Suivi des modificationset revérifiez le
Configurer le suivi
L'étape suivante consiste à examiner les paramètres de suivi et à les ajuster selon vos besoins. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Partager le classeursitué à gauche du bouton Suivi des modifications. Cliquez sur l'onglet Avancélorsque la boîte de dialogue Partager le classeurs'affiche.
vous pouvez modifier le nombre de jours pour conserver l'historique des modifications sur autre chose que 30 jours. Par défaut, les modifications sont mises à jour lorsque le fichier est enregistré, mais vous pouvez le faire automatiquement toutes les quelques minutes. Enfin, vous pouvez choisir comment vous voulez gérer les conflits: soit en vous le demandant, soit en laissant simplement la dernière modification lors de l'enregistrement du fichier.
Afficher les modifications
Une fois le suivi activé et apporté quelques modifications, vous pouvez cliquer à nouveau sur le bouton Suivi des modifications, cliquer sur Afficher les modifications et vous remarquerez que la case Modifier les modifications d'une nouvelle feuillen'est plus grisée.
Vérifiez cela et cliquez sur OK. Une nouvelle feuille de travail appelée Historiquesera ajoutée pour vous permettre d'afficher toutes les modifications qui ont été apportées à ce classeur.
À un certain moment, vous devrez approuver ou rejeter les modifications. Vous pouvez consulter toutes les modifications, puis choisir celles que vous souhaitez conserver ou supprimer.
Cliquez à nouveau sur Suivi des modifications, puis choisissez Accepter / Refuser les modifications . Sélectionnez les options pour choisir les modifications que vous souhaitez accepter ou rejeter. Si vous souhaitez vérifier tous les changements, laissez simplement Whencoché et assurez-vous qu'il est défini sur Not Reviewed.
Cliquez sur OK et Excel commencera à vous montrer chaque modification qui a été faite et vous donner l'option de Accepterou de Rejeter. Vous pouvez également Tout accepterou Rejeter toutsi vous le souhaitez.
Si vous rejetez un changement, il va immédiatement revenir à ce qui était à l'origine dans cette cellule. Il est à noter que si une autre cellule référence le contenu de la cellule rejetée, alors cette valeur changera également lorsque la valeur de la cellule référencée reviendra. Cela peut provoquer la rupture des formules, etc., alors soyez prudent.
C'est tout! Vous pouvez désormais suivre facilement les modifications apportées à votre feuille de calcul Excel à l'aide de cette fonctionnalité intégrée. Si vous avez des questions, postez un commentaire. Profitez-en!