Comment utiliser le publipostage dans Gmail

Lorsque vous souhaitez envoyer le même e-mail à vos clients, employés, membres de club ou à un groupe similaire, vous pouvez saisir un e-mail une fois et envoyer un message à tout le monde à l'aide de l'outil de fusion et publipostage Gmail.

Auparavant appelé fonctionnalité « envoi multiple », le publipostage dans Gmail vous permet d'insérer des contacts Google ou une liste de diffusion à partir de Google Sheets. Ensuite, personnalisez votre message électronique avec des balises de fusion, incluez des liens de désabonnement uniques et profitez d'un processus simple d'envoi d'e-mails groupés à l'aide de votre application de messagerie préférée.

À propos du publipostage dans Gmail

Examinons les exigences relatives au compte Google, les limites d'envoi et d'autres détails concernant le publipostage dans Gmail.

Le publipostage est disponible pour les abonnés Google Workspace, notamment Workspace Individual, Business Standard et Plus, Enterprise Starter, Standard et Plus, et Education Standard et Plus.

Les comptes Google Workspace pris en charge sont soumis à une limite quotidienne de 2 000 e-mails sortants. Avec le publipostage, vous êtes autorisé à envoyer des e-mails à jusqu'à 1 500 destinataires, ce qui vous laisse 500 pour les autres e-mails.

Vous ne pouvez ajouter qu'un seul destinataire au Champ CC ou BCC à l'aide du publipostage. Gardez simplement à l’esprit que cela envoie un e-mail à cette adresse pour chaque destinataire dans le champ À. Par exemple, si vous envoyez un publipostage à 100 destinataires, l'adresse indiquée dans le champ CC reçoit 100 copies de cet e-mail.

Vous pouvez inclure des pièces jointes à l'aide du publipostage ; cependant, cela compte dans votre espace de stockage. Par exemple, si vous envoyez une pièce jointe de 1 Mo à 100 destinataires, vous utiliserez 100 Mo d'espace.

Chaque message contient un lien de désabonnement unique généré automatiquement en bas au cas où ce destinataire particulier ne souhaite plus recevoir vos e-mails.

Si un destinataire s'est déjà désabonné de vos messages et que vous l'incluez dans un publipostage, vous verrez une notification après l'envoi de l'e-mail indiquant le nombre de destinataires qui ne recevront pas le message.

Vous ne pouvez pas utiliser le publipostage pour les réponses ou les transferts ou lorsque vous planifier des e-mails ou utilisez mode confidentiel.

Comment ajouter des destinataires au publipostage dans Gmail

Bien que vous puissiez sélectionnez les destinataires de votre email après avoir rédigé votre message, il est préférable de les sélectionner au préalable lorsque vous utilisez le publipostage. Cela vous invite ensuite à utiliser les balises de fusion disponibles pour personnaliser le message.

Ajouter des destinataires à partir des contacts Google.

Pour commencer à utiliser vos contacts Google en tant que destinataires, procédez comme suit.

Choisissez Composeen haut à gauche pour créer un nouvel e-mail. Utilisez l'icône Afficher le menu principal(trois lignes) si vous ne voyez pas Composer.

Dans la fenêtre de rédaction, sélectionnez l'icône Utiliser le publipostage(symbole de contact) à l'extrême droite du champ Àet cochez la case Publipostage.

Vous pouvez ensuite commencer à saisir les noms de vos destinataires et les sélectionner parmi les suggestions ou sélectionner le lien Àet choisir les destinataires dans la fenêtre Sélectionner des contacts.

Ajouter des destinataires depuis Google Sheets

Pour insérer des destinataires à partir de Google Sheets, commencez par vous assurer que votre feuille est correctement configurée.

Toutes les informations sur le destinataire doivent figurer sur le premier onglet de la feuille de calcul.

Chaque destinataire et ses coordonnées doivent figurer sur une ligne distincte.

Utilisez des en-têtes de colonne contenant uniquement du texte pour désigner les balises de fusion. Si un en-tête contient un caractère spécial, la balise de fusion est identifiée par la lettre de la colonne, par exemple @A pour la colonne A.

Si votre feuille est prête à être utilisée, choisissez Rédigeren haut à gauche dans Gmail pour créer le message.

Sélectionnez l'icône Utiliser le publipostageà l'extrême droite du champ Àet cochez la case Publipostage. Ensuite, sélectionnez Ajouter à partir d'une feuille de calcul.

Dans la fenêtre qui apparaît, utilisez les onglets Google Drive en haut pour localiser et choisir Google Sheet. Ensuite, sélectionnez le bouton Inséreren bas à droite.

Dans la fenêtre suivante, utilisez les listes déroulantes pour choisir les noms de colonnes contenant les détails des destinataires pour les merge tags. Notez que vous ne verrez peut-être que des listes déroulantes pour l'adresse e-mail, le prénom et le nom de famille ; cependant, vous verrez des balises de fusion disponibles dans l'e-mail pour les autres détails de votre feuille.

Sélectionnez Termineret vous reviendrez à la fenêtre de rédaction avec le nom de la feuille dans le champ À.

Conseil : Si votre liste de destinataires est dans Excel, regardez façons de convertir le fichier Excel en Google Sheets pour le publipostage.

Comment utiliser les balises de fusion dans votre courrier électronique.

Une fois vos destinataires ajoutés au publipostage, vous pourrez utiliser les balises de fusion.

Au moment d'écrire ces lignes :

Si vous ajoutez des destinataires à partir de Google Contacts, vous pouvez utiliser des balises pour le prénom, le nom ou le nom complet ainsi que l'adresse e-mail.

Si vous ajoutez des destinataires depuis Google Sheets, vous pouvez utiliser des balises pour les en-têtes de colonnes dans votre feuille de calcul.

Ajouter une balise de fusion

Pour ajouter une balise à votre e-mail, tapez le symbole @ (At) avec le nom de la balise ou sélectionnez la balise dans la liste déroulante qui apparaît.

Vous pouvez ajouter les balises n'importe où dans votre message, à l'exception de la ligne d'objet de l'e-mail et dans le texte d'un lien hypertexte.

Prévisualiser une balise de fusion

Si vous êtes curieux de savoir comment les détails s'affichent après l'insertion d'une balise de fusion, vous pouvez facilement voir un aperçu.

Passez la souris sur un merge tag dans votre message et sélectionnez Aperçu.

Vous verrez alors apparaître une fenêtre affichant chaque destinataire et les détails correspondants pour cette balise. Si vous avez de nombreux destinataires, vous pouvez utiliser la recherche en haut pour les trouver.

Sélectionnez OKlorsque vous avez terminé et vous reviendrez à la fenêtre de rédaction.

Inclure une valeur par défaut pour une balise de fusion

Vous pouvez également définir des valeurs par défaut pour les balises de fusion. Ceci est utile si un destinataire manque les détails que vous essayez d’ajouter. Par exemple, si vous insérez la balise de fusion Prénom et qu'un destinataire n'a pas de prénom répertorié, vous pouvez utiliser un mot ou une expression par défaut à la place.

Pour ajouter une valeur par défaut, passez la souris sur la balise de fusion dans votre e-mail et choisissez Définir la valeur par défaut.

Ajoutez le mot ou la phrase dans la case qui apparaît et sélectionnez Enregistrer.

Pour tout destinataire manquant d'informations, la balise de fusion dans l'e-mail sera remplacée par la valeur par défaut.

Prévisualisez et envoyez votre e-mail

Lorsque vous aurez terminé de créer votre publipostage dans Gmail, vous pourrez prévisualiser l'e-mail avant de l'envoyer. Cela vous permet de voir l'e-mail tel que vos destinataires le verront, de sorte que si vous devez apporter des modifications, vous pourrez le faire avant d'appuyer sur le bouton Envoyer.

Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Continueren bas de la fenêtre de rédaction..

Un message contextuel contenant de brefs détails sur le courrier indésirable lors de l'envoi d'e-mails en masse s'affiche. Sélectionnez En savoir pluspour obtenir des informations supplémentaires, puis Comprispour continuer.

Ensuite, vous verrez une autre fenêtre pop-up vous indiquant le nombre de destinataires auxquels vous envoyez l'e-mail et une option pour voir un aperçu. Sélectionnez Envoyer l'aperçu.

Vous recevrez un e-mail intitulé « Message test » dans votre boîte de réception dans quelques minutes. Les balises de fusion seront renseignées avec le premier destinataire de votre liste ou la valeur par défaut le cas échéant.

Une fois que vous aurez examiné l'aperçu, vous pourrez revenir à la fenêtre de rédaction pour effectuer les ajustements souhaités. Lorsque vous êtes prêt à envoyer l'e-mail, suivez ces mêmes étapes et choisissez Envoyer toutdans la fenêtre Prêt à envoyer.

Vous pouvez retrouver les e-mails de publipostage que vous envoyez dans votre dossier Envoyéscomme n'importe quel autre e-mail envoyé.

Facilitez les e-mails avec Gmail Fusion et publipostage

Lorsque vous devez envoyer une newsletter, une annonce ou tout autre e-mail à un groupe, n'oubliez pas la fonctionnalité de publipostage de Gmail. Avec la possibilité d'insérer des contacts depuis Google Sheets, d'utiliser des champs de fusion pour des e-mails personnalisés et de prévisualiser le message avant de l'envoyer, le tout sans module complémentaire de publipostage tiers, le processus ne pourrait pas être plus simple.

Pour des didacticiels connexes avec d'autres applications, consultez comment créer un publipostage dans Microsoft Word pour les messages imprimés plutôt que pour le marketing par e-mail..