Chercher à être plus organisé en veillant à perdre moins de temps est une lutte constante, en particulier pour les gens qui sont très occupés.
Il existe d'innombrables livres et des milliers d'articles qui couvrent "Getting Things Done" »(GTD). Mais pour beaucoup de gens, les idées et les principes de GTD peuvent sembler tellement de travail que lorsque vous avez terminé l'organisation, vous n'aurez pas le temps d'accomplir réellement n'importe quel travail.
C'est pourquoi il est Il est important de configurer des applications et des automatisations qui exécutent bon nombre des principes GTD pour vous. Ou à tout le moins la façon dont vous utilisez ces applications devrait vous permettre de rester organisé et efficace sans effort.
Libérez votre esprit de l'encombrement avec une boîte de réception
Lorsque vous voulez faire avancer les choses, une «boîte de réception» est essentielle. Pas une boîte de réception de courriels, mais une boîte de réception de tâches.
La façon la plus importante d'aider votre esprit à rester concentré et à être plus organisé est de supprimer l'encombrement. L'encombrement signifie ces idées ou ces moments où vous vous souvenez des tâches que vous devez accomplir. En jetant ces distractions éphémères dans une boîte de réception, vous pouvez les sortir de votre tête et éviter la distraction.
Peu importe l'application que vous utilisez pour cela, tant que il dispose d'une boîte de réception. Il est préférable que l'application comprenne à la fois un outil Web et une application mobile, afin que vous puissiez collecter ces idées, peu importe où vous êtes ou ce que vous faites.
In_content_1 all: [300x250] / dfp: [640x360]->Allez plus loin en intégrant votre boîte de réception à votre compte de messagerie. Par exemple, vous pouvez installer un Plugin ToDoist pour Gmail Chrome qui intègre ToDoist à votre compte Gmail.
Avec ce plugin, vous pouvez sélectionner l'icône ToDoist en haut d'un e-mail ouvert et utilisez la fonction Ajout rapide de tâchepour ajouter l'e-mail à votre boîte de réception en tant que nouvelle tâche.
Cela vous permet d'éviter de perdre du temps à effectuer de petites tâches pendant que vous essayez d'obtenir votre boîte e-mail s'est occupée Mettez de côté les e-mails qui nécessitent votre temps comme nouvelle tâche, et passez à autre chose.
Avec la plupart des applications à faire, il y a généralement aussi une extension Chrome pour le navigateur.
Cela vous permet d'ajouter une nouvelle tâche en fonction des informations que vous lisez sur une page Web. L'idée est de vous fournir des moyens rapides et faciles d'ajouter des idées à votre boîte de réception afin que vous n'ayez pas à les mémoriser plus tard.
L'une des meilleures façons d'être plus organisé est de garder votre l'esprit clair et libre.
Gardez votre calendrier organisé
Trop de gens essaient d'utiliser leur calendrier et leur boîte de réception pour la même chose; pour suivre les tâches. Ce n'est pas à cela que sert un calendrier.
Votre calendrier vous permet de planifier uniquement des événements liés au temps. Pas toutes les tâches. Votre calendrier ne doit contenir que les éléments suivants:
Ces blocs de "temps de mise au point" ne doivent pas être spécifiques à une tâche dans le calendrier. C'est à cela que sert votre liste de tâches, et votre liste de tâches est l'endroit où vous déciderez sur quelle tâche vous travaillerez ensuite pendant ces blocs de temps de focus.
Au-delà des événements récurrents, rendez-vous et temps de concentration, le reste de votre calendrier doit rester ouvert pour les réunions ou autres tâches inattendues.
Si vous avez du temps disponible, vous pouvez toujours les remplir avec plus de temps pour vos tâches. Si les réunions sont planifiées sur une période de mise au point, modifiez-la selon vos besoins.
Vous remarquerez que le calendrier ci-dessus propose une planification des tâchestous les matins et une revue hebdomadaire des tâches le vendredi. C'est là que vous triez votre boîte de réception, planifiez et hiérarchisez vos projets comme décrit dans les sections ci-dessous.
Éliminez votre liste de tâches avec des priorités changeantes
La vie change rapidement et ces changements peuvent changer vos priorités.
Toute liste de tâches que vous utilisez doit être organisée avec des projets de haut niveau qui représentent ces priorités de vie. Par exemple, les domaines les plus importants de ma vie sur lesquels je me concentre dans mes tâches sont:
Lors de votre examen hebdomadaire des tâches, vous souhaitez parcourir toutes vos zones de tâches et assurez-vous que les tâches que vous avez incluses dans tous ces projets sont toujours pertinentes et importantes.
Pour ce faire, vous pouvez soit modifier le niveau de priorité des tâches, soit les supprimer entièrement.
L'un des principes les plus importants de GTD est de se débarrasser de choses qui ne sont plus importantes. Ce sont des tâches qui prennent simplement de la place et créent de l'encombrement. Se débarrasser de cet encombrement est l'une des meilleures façons d'être plus organisé.
Lorsque vous examinez chaque tâche, suivez trois étapes.
Un moyen facile de vous assurer de le faire chaque semaine est d'utiliser l'application mobile à faire et d'examiner les tâches et les priorités pendant que vous vous détendez à la maison. Asseyez-vous sur le pont, prenez un café, numérisez et redéfinissez vos tâches.
Planifier correctement les projets et surestimer le temps
Passez du temps chaque matin à parcourir votre boîte de réception et à planifier deux composants principaux de chaque tâche.
L'estimation du temps est simplement un jugement sur l'effort. Si on vous donnait une session entière, cela prendrait-il 5 à 15 minutes, 15 à 30 minutes, 30 à 60 minutes ou plus d'une heure? Créez des étiquettes colorées pour ces délais et appliquez-les à chaque nouvelle tâche.
Lors de l'estimation du temps que prennent les tâches, toujours légèrement surestimer. Sinon, vous vous retrouverez constamment à court de temps avec des tâches non terminées.
La criticité de chaque tâche est de savoir combien de temps avez-vous besoin pour l'accomplir? Votre patron a-t-il dit de faire un rapport d'ici vendredi? C’est une «priorité 1» que vous devez mettre en évidence en rouge. Est-ce un chapitre d'un livre que vous aimeriez écrire un jour? C’est une «priorité 3» et surlignée en bleu.
Les couleurs spécifiques n'ont pas d'importance, tant que vous comprenez ce que signifient les couleurs.
Combinez les tâches avec les choses que vous aimez faire
Tout ne doit pas nécessairement ressembler à une corvée. En fait, plus vous pouvez combiner de tâches, plus vous libérez de temps.
Voici quelques exemples.
Avec un peu de créativité, vous pouvez combinez de nombreuses tâches dans votre liste de tâches et effectuez plusieurs tâches pendant les heures qui se chevauchent dans votre emploi du temps.
Ce type de gestion créative du temps est essentiel pour être très efficace en utilisant les principes GTD.
Privilégier le temps plutôt que l’importance
Lorsque vous hiérarchisez les tâches, ne pensez pas à elles en termes d’importance sont à vos objectifs à long terme. Considérez-les en termes d'urgence.
Dans quelle mesure devez-vous accomplir cette tâche avec urgence? Que se passerait-il si vous preniez un autre jour ou une autre semaine pour l'accomplir?
Les seules tâches qui devraient être une "Priorité 1" sont celles qui ont un délai ferme de 24 heures. Si vous avez encore quelques jours (plus tard), faites-en une «priorité 2». Pour toutes les tâches que vous souhaitez terminer «un jour» si vous en avez le temps, faites-en une «Priorité 3».
Chaque matin, passez en revue votre horaire quotidien pour vous assurer qu'il est équilibré et réaliste.
S'il y a beaucoup de rouge, regardez vos estimations de temps pour ces tâches et assurez-vous qu'elles peuvent tenir dans vos blocs de temps de mise au point. Si ce n'est pas le cas, vous devez contacter la personne qui a fixé la date limite pour vous et demander une date limite ultérieure, ou déléguer à quelqu'un de votre équipe qui a le temps.
Vous devriez vous occuper de tout en termes de «temps». L'importance signifie «combien de temps me reste-t-il pour terminer cette tâche?»
Une fois que votre temps de concentration arrive pendant la journée, fermez tout le reste (y compris les e-mails) et commencez à travailler sur ces tâches.
Utiliser les rappels efficacement
Les rappels peuvent être extrêmement ennuyeux si vous ne les utilisez pas efficacement. Vous ne devez définir des rappels que pour les tâches liées au temps, comme les rendez-vous ou les réunions.
Vous n'avez pas besoin de rappels pour les tâches de travail, car vous avez consacré du temps de mise au point dans votre calendrier pour y faire face.
Vous devez également définir les rappels pour qu'ils se produisent sur les appareils que vous utiliserez lorsque cet événement se produira. Par exemple:
Pensez toujours à où vous serez juste avant de terminer la tâche et définissez le bon rappel sur le bon appareil et l'application en conséquence.
Utiliser efficacement les sessions de travail ciblées
Le moment de la mise au point est donc arrivé. Et maintenant?
Assurez-vous que votre environnement est propice à la concentration et à la productivité. Fermez la porte du bureau. Jouez vos musique apaisante préférée. Asseyez-vous devant votre ordinateur et commencez à vous concentrer uniquement sur la tâche à accomplir et rien d'autre.
Le temps de mise au point est votre temps pour briller. C’est quand vous avez enfin fait avancer les choses. Votre productivité ultime à la fin de la journée dépend en grande partie de la façon dont vous pouvez réellement vous concentrer pendant votre «temps de concentration».
Vous voulez augmenter votre productivité? Utilisez un application Pomodoro en ligne pour vous assurer de faire de courtes pauses à intervalles réguliers. Cela vous aidera à rester encore plus rafraîchi et concentré.
N'oubliez pas de vous concentrer sur la vue d'ensemble
Au moins une fois par mois, vous devriez revoir votre objectifs globaux pour vous assurer que tout ce que vous travaillez est aligné avec vos grands objectifs de vie.
Vous ne savez pas quels sont ces objectifs ou comment les diviser en plus petits morceaux? Je recommande fortement d'utiliser une application de planification d'objectifs comme Goalscape.
Il s'agit d'une façon créative de visualiser vos objectifs de vie importants à l'intérieur d'un cercle. Se ramifier autour de ce cercle sont les choses que vous devez accomplir pour atteindre ces grands objectifs. Plus vous allez vers l'extérieur, plus les objectifs sont petits. Les anneaux extérieurs forment les blocs qui contiennent les tâches sur lesquelles vous travaillez actuellement.
Passer en revue votre cercle d'objectifs chaque mois à mesure que votre vie change peut vous aider à supprimer des choses qui ne vous intéressent plus et à en ajouter de nouvelles.
Utilisez ces objectifs plus larges pour orienter la façon dont vous procédez pour désencombrer et hiérarchiser les tâches que vous avez définies dans votre liste de tâches.
Si Goalscape ne fonctionne pas pour vous, il y a plein d'autres applications de planification d'objectifs parmi lesquels choisir.
Ne pas trop planifier ni trop organiser
La plupart surtout, laissez les outils faire leur travail. Vous ne devez consacrer que vos sessions de révision à l'organisation et à la planification, mais ne vous concentrez pas tellement sur la planification et l'organisation des tâches que vous n'effectuez aucun travail réel.
C'est pourquoi la planification quotidienne, hebdomadaire, et des séances de révision mensuelles, comment mieux organiser. Ce sont les temps consacrés à la gestion de votre routine GTD. En dehors de cela, il s'agit de… faire avancer les choses.
Quels conseils avez-vous pour faire avancer les choses? Quelque chose que nous n'avons pas déjà couvert ici? Faites-le nous savoir dans les commentaires.