Les processeurs de texte ont parcouru un long chemin depuis le début des années 1980, lorsque Microsoft a publié pour la première fois Microsoft Word pour MS-DOS. Sa caractéristique révolutionnaire était qu'il a été conçu pour être utilisé avec une souris. Les versions actuelles de Microsoft Word incluent des fonctionnalités que les utilisateurs ne pouvaient même pas imaginer à l'époque, notamment l'utilisation de la fonction d'insertion automatique de Microsoft Word afin de créer du contenu plus rapidement et avec moins d'erreurs.
Si vous utilisez beaucoup Word, il y a des chances qu'il y ait des phrases, des blocs de texte ou des graphiques que vous utilisez fréquemment. Les fonctionnalités de correction automatique et d'insertion automatique de Word sont conçues pour vous aider à insérer rapidement ces entrées répétitives, ce qui vous fait gagner du temps. Des exemples peuvent être l'ajout de votre signature à la fin d'une lettre ou l'insertion d'un langage standard dans des documents tels que des contrats ou des demandes de propositions.
La différence entre la correction automatique et insertion automatique
Dans Microsoft Word, la correction automatique vous permet de créer des extraits de texte réutilisables, jusqu'à 255 caractères. Ces extraits sont ensuite disponibles non seulement dans Word, mais également dans toutes vos applications Office telles que Perspectives et Power Point.
Insertion automatique, d'autre part main, est beaucoup plus robuste. Il est conçu pour contrôler des blocs de texte beaucoup plus volumineux. Les entrées d'insertion automatique que vous créez sont enregistrées avec votre modèle Word et ne sont pasdisponibles dans les autres applications Office que vous utilisez. La correction automatique et l'insertion automatique sont disponibles dans les versions de bureau et en ligne de Microsoft Word.
Comment créer et utiliser la correction automatique
Pour configurer et utiliser une entrée de correction automatique, ouvrez un document contenant le texte que vous souhaitez convertir en un extrait de code réutilisable. Dans l'exemple ci-dessous, nous configurons la correction automatique pour insérer un court bloc de texte lorsque nous saisissons -123
Utilisation d'une entrée de correction automatique
Maintenant, pour utiliser l'entrée de correction automatique que vous avez créée en suivant les étapes ci-dessus, tapez simplement -123dans votre document Word, et ces caractères seront remplacés par le bloc de texte que vous avez sélectionné à l'étape 1 .
Comment créer et utiliser l'insertion automatique
Si vous souhaitez insérer automatiquement des blocs de texte de plus de 255 caractères ou qui incluent des images, utilisez l'insertion automatique au lieu de la correction automatique.
Création d'une nouvelle insertion automatique
Encore une fois, commencez par ouvrir un document contenant le texte que vous souhaitez transformer en un extrait de code réutilisable.
Utilisation d'une insertion automatique Microsoft Word
Maintenant, pour utiliser l'insertion automatique que vous venez de créer, procédez comme suit.
Utilisation d'une insertion automatique via la correction automatique
Vous pouvez également insérer l'insertion automatique que vous avez créée en tapant le nom de l'entrée. Cette méthode utilise essentiellement la fonctionnalité de correction automatique. Par exemple, à l'aide de l'insertion automatique ci-dessus, vous pouvez commencer à taper "Tirer parti des frameworks agiles" et une info-bulle apparaîtra indiquant "(Appuyez sur ENTRÉE pour insérer)."
Lorsque vous appuyez sur Entrée, le Le bloc d'insertion automatique sera inséré dans votre document.
Si vous ne voyez pas l'info-bulle "(Appuyez sur ENTRÉE pour insérer)", vous devez activer Afficher les suggestions de saisie semi-automatique. Pour ce faire, accédez à Fichier>Options>Avancéet cochez la case à côté de Afficher les suggestions de saisie semi-automatique.
Ajout d'une insertion automatique dans la barre d'outils d'accès rapide
Si vous souhaitez réduire le nombre d'actions à effectuer pour insérer l'insertion automatique de Microsoft Word, vous pouvez ajouter l'entrée à la barre d'outils d'accès rapide.
Utilisation d'une insertion automatique via un raccourci
Une autre façon de insérer une insertion automatique en créant un raccourci clavier.
Soyez plus intelligent et plus rapide avec les trucs que vous avez appris
Même si vous n'êtes pas vraiment une personne soucieuse du détail, les conseils ci-dessus vous donneront l'impression que vous l'êtes! Vous gagnerez du temps et vous ferez moins d’erreurs lors de la rédaction d’un document Word si vous utilisez ces fonctionnalités. Si vous le souhaitez, allez plus loin et créer des macros dans Word pour toute série d’actions que vous effectuez à plusieurs reprises.