Tout le monde veut garder sa correspondance organisée. Nous nous noyons tous dans les e-mails quotidiennement. Vous pouvez passer des heures à trier d'innombrables annonces, rapports, newsletters et messages qui s'accumulent dans votre compte Gmail.
Vous pouvez choisir votre propre façon de les gérer, mais nous vous recommandons d'investir du temps et des efforts dans la maîtrise de "le roi de l'e-mail ". Gmail propose en fait une variété de fonctions que tout le monde ne connaît pas. Avec déploiement de nouvelles fonctionnalités tout le temps, il peut être difficile de prioriser et de suivre.
Dans cet article, nous avons sélectionné à la main certaines des fonctionnalités Gmail cachées les plus utiles que vous avez peut-être manquées. Apprendre à les utiliser vous aidera à structurer davantage votre communication par e-mail. Commençons par créer un e-mail de groupe dans Gmail.
Créer un e-mail de groupe dans Gmail
Si vous envoyez régulièrement des e-mails aux mêmes personnes, l'apprentissage de cette astuce vous fera gagner beaucoup de temps et d'efforts.
Pour envoyer un e-mail de groupe dans Gmail, vous devez d'abord créer une liste de diffusion avec tous les contacts que vous souhaitez inclure. Vous pouvez modifier ultérieurement ces groupes en ajoutant ou en supprimant des contacts.
Comment configurer une liste de diffusion
Google dispose d'une application distincte pour gérer tous vos contacts Gmail. C'est pourquoi, pour créer une liste de diffusion dans Gmail, vous devez d'abord créer une liste dans Google Contacts.
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Pour gérer la liste, choisissez-la dans le menu Étiquettessur le côté gauche de l'écran. Là, vous pouvez en supprimer les contacts existants. Pour ajouter des contacts à une liste existante, revenez à vos contacts, choisissez le contact et lorsque vous cliquez sur l'icône Gérer les étiquettes, choisissez le nom d'une liste déjà existante.
Vous pouvez créer autant de listes (ou étiquettes) que vous le souhaitez pour différents groupes de personnes.
Comment envoyer un e-mail de groupe
Maintenant que vous avez votre liste de courriels, envoyez votre premier courriel de groupe et voyez combien il est plus facile que de copier-coller à chaque individu séparément.
Plus d'astuces Gmail pour booster votre productivité
Comme tout logiciel, Gmail a ses propres astuces et les raccourcis qui peuvent aider à créer votre communication plus efficace. Certains d'entre eux sont moins évidents que d'autres. Apprendre à utiliser les fonctionnalités Gmail suivantes augmentera votre productivité et vous aidera à mieux organiser votre correspondance par e-mail.
Envoi planifié
Cette fonctionnalité vous permet d'écrire des e-mails que vous souhaitez envoyer plus tard. Ensuite, vous pouvez planifier de les envoyer à tout moment à l'avenir.
Lorsque votre e-mail est prêt, au lieu de cliquer sur Envoyer, cliquez sur la flèche vers le basà côté. Sélectionnez ensuite une date et une heure dans le menu Planifier l'envoi.
Smart Compose
Smart Compose est la fonctionnalité parfaite si vous voulez un peu d'aide de Gmail lors de la composition de vos messages. Il prédit les mots et les phrases que vous allez écrire ensuite et vous donne des suggestions. Cela peut économiser beaucoup de temps de frappe.
Pour activer la fonctionnalité, accédez à vos paramètres Gmail. Sous Général, faites défiler vers le bas pour trouver Smart Composeet Smart Compose Personalization. Assurez-vous que les deux sont activés pour des suggestions d'écriture personnalisées.
Annuler l'envoi
Tous les les meilleures applications de messagerie ont déjà une fonctionnalité pour rappeler un message que vous avez envoyé par erreur. Vous pouvez désormais le faire également dans Gmail. Cependant, dans Gmail, vous n'avez que 30 secondes pour le faire après avoir appuyé sur Envoyer.
Pour le configurer, accédez à Gmail Paramètres. Sous Général, faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez Annuler l'envoi. Là, vous pouvez choisir la période d'annulation de l'envoi, de 5 à 30 secondes après l'envoi de l'e-mail.
Mode confidentiel
Vous pouvez aller encore plus loin avec la fonction Mode confidentiel. Rappelez-vous comment Facebook vous permet d'envoyer des messages qui s'autodétruisent après une certaine période de temps? Vous pouvez désormais faire de même dans Gmail.
Avant d'envoyer votre e-mail, cliquez sur l'icône de verrouillage à droite du bouton Envoyer. Vous pouvez ensuite définir la période d'expiration de cet e-mail, en vous assurant que le destinataire ne pourra pas le transmettre, le copier, l'imprimer ou le télécharger.
Vous pouvez même mettre en place une sécurité supplémentaire et demander au destinataire de saisir un code SMS qui sera envoyé à son téléphone avant de pouvoir ouvrir votre e-mail.
Nudges
Si vous recevez de nombreux e-mails quotidiennement et oubliez souvent d'y répondre, vous adorerez la fonction Nudges sur Gmail. Il remettra automatiquement vos anciens e-mails dans la boîte de réception avec des suggestions de réponse ou de suivi.
Pour activer cette fonctionnalité, accédez aux Paramètresde Gmail. Faites défiler vers le bas sous Généraljusqu'à ce que vous trouviez Nudges. Cliquez ensuite sur une ou les deux cases pour activer les suggestions.
Devenez un utilisateur Pro de Gmail
Que vous soyez un utilisateur avancé de Gmail ou que vous débutiez, il vous sera utile d'apprendre les conseils essentiels pour obtenir le meilleur de la plateforme. Commencez par apprendre comment trier votre boîte de réception et comment bloquer quelqu'un sur Gmail pour mieux organiser votre courrier électronique.
Quelles autres fonctionnalités utiles avez-vous découvertes en utilisant Gmail? Partagez vos expériences avec nous dans la section commentaires ci-dessous.