Comment planifier une réunion dans Microsoft Outlook

Que vous soyez nouveau sur Microsoft Outlook ou sur la scène des réunions, vous pouvez planifier des réunions en quelques minutes seulement. Sélectionnez ou ajoutez vos participants, gardez une trace des participants et apportez des modifications avant la date de la réunion.

Pour votre prochaine conférence, lancement ou mise à jour, voici comment planifier une réunion dans Outlook.

Comment Planifier une réunion dans Outlook

Lorsque vous souhaitez planifier une réunion à l'aide de Microsoft Outlook, vous disposez de plusieurs manières différentes pour afficher la fenêtre du nouvel événement. Ouvrez Outlook et dirigez-vous vers un endroit ci-dessous.

Depuis votre boîte de réception Outlook

Lorsque vous consultez votre boîte de réception, accédez à l'onglet Accueil, ouvrez le menu déroulant Nouveaux élémentset choisissez Réunion. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl+ Shift+ Q.

Vous souhaitez créer une réunion à partir d'un e-mail spécifique dans Outlook ? Sélectionnez le bouton Autres actions(trois points) sur le message et choisissez Réunion.

Vous pouvez également sélectionner l'e-mail, accéder à l'onglet Accueilet choisir Répondre à la réuniondans le ruban ou utiliser Ctrl+ Alt+ R.

Depuis votre calendrier Outlook

Si vous consultez votre calendrier Outlook, accédez à l'onglet Accueilet sélectionnez Nouvelle réuniondans le ruban. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl+ Shift+ Q.

Vous pouvez également choisir la date que vous souhaitez utiliser et cliquer avec le bouton droit sur l'heure. Sélectionnez Nouvelle demande de réunionou Nouvelle réunion récurrenteselon vos préférences.

Remarque : Si vous double-cliquez sur l'heure dans une vue de calendrier, cela crée un rendez-vous plutôt qu'une réunion par défaut.

Entrez les détails de la réunion

Une fois la nouvelle fenêtre de réunion ouverte en utilisant l'une des méthodes ci-dessus, vous pouvez ajouter les détails dans n'importe quel ordre.

Saisissez le titre, sélectionnez les heures de début et de fin de la réunion et éventuellement sélectionnez le fuseau horaire, ou cochez la case pour une réunion toute la journée. Vous pouvez également saisir un emplacement ou un lien vers une réunion en ligne, ou utiliser les boutons Emplacementou Recherche de sallesi vous avez enregistré ces types d'éléments.

Vous pouvez également répéter la réunion, ce qui est pratique pour les réunions que vous prévoyez d'organiser régulièrement. Sélectionnez Rendre récurrente(sauf si vous avez choisi Nouvelle réunion récurrente ci-dessus)..

Ensuite, sélectionnez les heures de début et de fin, le modèle de récurrence et la plage de récurrence. Choisissez OKlorsque vous avez terminé pour afficher ces informations dans la fenêtre de la réunion.

Si vous souhaitez joindre un fichier, insérer une image, planifier une réunion Microsoft Teams ou dessiner une illustration, utilisez les onglets supplémentaires et les options de ruban en haut.

Comment ajouter des participants

Semblable à la création d'une réunion dans Outlook, vous disposez de plusieurs méthodes pour ajouter des participants. Vous pouvez inclure les participants à tout moment pendant la configuration de la réunion. Pour inviter des participants après avoir planifié la réunion, accédez à la section suivante.

Entrer les participants à la réunion

Vous pouvez ajouter rapidement des participants à votre réunion en saisissant leur nom ou leur adresse e-mail à côté de Obligatoire(ceux qui doivent y assister) ou Facultatif(ceux qui peuvent y assister) à l'adresse en haut de la fenêtre.

Pour ajouter des participants à partir de votre carnet d'adresses Outlook, sélectionnez le bouton Obligatoireou Facultatif.

Dans la fenêtre contextuelle, choisissez un Carnet d'adressesen haut si vous en avez plusieurs. Ensuite, sélectionnez un contact et utilisez le bouton Obligatoireou Facultatifen bas pour l'ajouter à la réunion.

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Choisissez OKet vous verrez les contacts ajoutés à votre demande de réunion.

Utilisez l'assistant de planification

Une autre façon d'ajouter des participants à une réunion consiste à utiliser l'Assistant de planification. Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs de comptes Microsoft 365 et Exchange.

Accédez à l'onglet Assistant de planificationet effectuez l'une des opérations suivantes :

Saisissez les noms ou adresses e-mail sous Tous les participantssur la gauche. Vous remarquerez des sections pour Participant obligatoireet Participant facultatif, alors assurez-vous de saisir le(s) nom(s) dans la ou les zones correctes.

Sélectionnez Ajouter des participantsdans le ruban pour choisir des participants dans votre carnet d'adresses.

Lorsque vous avez fini d'utiliser l'assistant de planification, sélectionnez l'onglet Réunionpour revenir à la configuration de votre réunion.

Comment suivre les participants

Pour voir qui a accepté, refusé, pourrait se joindre (provisoire) ou n'a pas répondu à votre demande de réunion, accédez au calendrier dans Outlook..

Double-cliquez sur la réunion pour l'ouvrir et accédez à l'onglet Suivi. Vous verrez chaque invité, s'il est obligatoire ou facultatif, et leur réponse à votre invitation à une réunion à droite.

Comment modifier des réunions existantes

Des événements surviennent tout le temps et peuvent vous obliger à modifier une réunion que vous avez programmée. À titre d'exemple, vous souhaiterez peut-être ajouter ou supprimer des participants, modifier la date ou l'heure, ou inclure un fichier.

Sélectionnez l'icône Calendrierdans le volet de navigation de gauche et double-cliquez sur la réunion dans votre calendrier pour l'ouvrir.

Vous pouvez ajouter des participants comme décrit ci-dessus en saisissant leur nom ou leur adresse e-mail, à l'aide du bouton Obligatoire ou Facultatif, ou avec l'Assistant de planification. Vous pouvez également supprimer un participant en supprimant son nom à côté du champ Obligatoireou Facultatif.

Apportez toute autre modification à l'événement si nécessaire et sélectionnez Envoyer la mise à jourlorsque vous avez terminé.

En fonction des modifications que vous apportez, il peut vous être demandé si vous souhaitez envoyer des mises à jour aux participants ajoutés, supprimés ou à tous les participants. Choisissez une option pour envoyer votre mise à jour.

Modifications pour les organisateurs non-réunions

Si vous n'êtes pas le propriétaire de la réunion mais que vous souhaitez mettre à jour l'événement en ajoutant plus de participants, c'est une option.

Pour ajouter un participant, ouvrez la réunion sur votre calendrier et accédez à l'onglet Réunion. Soit vous sélectionnez le menu déroulant Transférerdans la section Actions et choisissez une option Transférer, soit vous sélectionnez le menu déroulant Répondreet choisissez Transférer.

Sélectionnez le participant dans votre carnet d'adresses ou saisissez son nom ou son adresse e-mail dans le champ Obligatoireou Facultatifet cliquez sur Envoyer.. li>

L'organisateur de la réunion recevra une notification indiquant que vous avez transféré la réunion à une autre personne et devrait voir toutes les autres modifications que vous avez apportées.

Remarque : Si l'organisateur de la réunion a désactivé le transfert, vous ne pouvez pas envoyer la demande de réunion à un autre participant.

Comment commencer en retard ou Terminer plus tôt

Outlook pour Microsoft 365 offre une fonctionnalité pratique permettant de démarrer automatiquement des réunions tardivement ou d'y mettre fin plus tôt. Ceci est utile pour donner à chacun quelques minutes supplémentaires entre les réunions..

Sélectionnez l'onglet Fichieret choisissez Options. Ensuite, sélectionnez Calendrierà gauche de la fenêtre Options du calendrier.

Sur la droite, accédez à la section Options du calendrier et cochez la case Raccourcir les rendez-vous et les réunions. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner Terminer plus tôtou Commencer tard.

Ensuite, choisissez le nombre de minutes pour les réunions de moins d'une heure et les réunions d'une heure ou plus.

Sélectionnez OKlorsque vous avez terminé. Vous verrez alors l'heure de début ou l'heure de fin automatiquement mise à jour pour s'adapter à l'heure sélectionnée lorsque vous créez une nouvelle réunion.

Préparez-vous à vous rencontrer

Organiser une réunion dans Outlook est facile à réaliser. Vous pouvez ajouter plusieurs participants, joindre des éléments et apporter des modifications avant la réunion si nécessaire.

Maintenant que vous savez comment planifier une réunion dans Outlook, consultez comment ajouter Zoom à Microsoft Outlook pour les appels vidéo.