Conseils Todoist GTD pour booster votre productivité

Que vous soyez un expert chevronné de Getting Things Done GTD ou que vous commenciez tout juste à en apprendre davantage sur le processus GTD, Todoist est de loin la meilleure application de liste de tâches pour prendre en charge votre GTD. flux de travail.

Pourquoi est-ce? Il y a de nombreuses raisons qui ont à voir avec ses fonctionnalités, sa mise en page et le fait que la fonctionnalité par défaut prend naturellement en charge la structure GTD que vous construirez à l'intérieur.

Même si vous n'avez jamais entendu parler de GTD, ce qui suit comprendra des conseils GTD de base pour pour commencer, et comment vous pouvez utiliser Todoist pour le faire.

Remarque: La version exacte de GTD utilisée dans cet article est basée sur les principes énoncés par Carl Pullein et son Votre cours en ligne Digital Life 3.0 (que je recommande vivement). Cet article explique uniquement comment utiliser Todoist dans le cadre de ce système. Il y a de nombreux détails que nous n'avons pas d'espace pour inclure dans cet article.

Qu'est-ce que Getting Things Done (GTD)?

Les principes Getting Things Done existent depuis un certain temps. Vous n’avez pas besoin d’utiliser d’outils ou d’applications, mais les principes de base de toute approche sont essentiellement les mêmes.

GTD vous aide à vider votre esprit de tout ce qui nage en elle toute la journée. Cela libère votre cerveau pour qu'il se concentre vraiment sur la tâche qui vous attend, au lieu d'être constamment distrait.

Cela fonctionne en vous donnant une série d'étapes que vous suivez chaque semaine pour rester organisé. Ces étapes incluent:

Capturerchaque idée, tâche, action ou rendez-vous qui se présente. Vous pourriez être au milieu d'une réunion et votre patron vous donne un élément d'action. Vous pourriez vous promener dans le parc et vous aurez une excellente idée pour un livre que vous voulez écrire. Peu importe quand, où ou comment - chaque fois que vous pensez à quelque chose que vous devez faire, vous la capturez dans votre "Boîte de réception".

Clarifierces idées en les décomposant en tâches, en leur attribuant une priorité et en leur donnant une date d'échéance si vous êtes prêt à y travailler bientôt.

Organiserles tâches en les plaçant dans un seau que vous atteindrez éventuellement, en fonction de la priorité. Si vous prévoyez de travailler bientôt sur la tâche, vous l'ajouterez également à votre calendrier (et Todoist peut vous aider à automatiser cela).

Examende chaque "bucket" et déplacer toutes ces idées organisées vers le haut de l'échelle jusqu'à ce que les plus urgentes soient intégrées à votre calendrier et à votre temps de concentration.

Engageztoute votre attention sur les tâches qui ont finalement abouti devant vous, aux heures que vous avez planifiées.

Non seulement GTD vous aide à être plus productif et organisé, mais il peut également vous aider à atteindre Boîte de réception zéro (plus d'e-mails dans votre boîte de réception), car vous serez ne jamais tergiverser sur vos e-mails entrants. Vous allez tout traiter immédiatement en utilisant le système GTD ci-dessus.

Comment construire une structure Todoist GTD

Maintenant que vous connaissez les principes de base de GTD, examinons de plus près comment Todoist peut vous aider.

La première chose que vous ' Je voudrais créer une nouvelle structure de projets parents dans Todoist qui contient tous les compartiments pour organiser vos différentes tâches entrantes.

Ces compartiments (dossiers parents) incluent:

Boîte de réception: c'est là que toutes ces idées entrantes entrent en jeu. Lorsque vous recevez un e-mail qui nécessite une action, vous insérez l'action ici et archivez l'e-mail immédiatement. Si vous recevez une action lors d'une réunion, vous la placerez ici. Tout ce sur quoi vous devez agir va directement dans votre boîte de réception.

Remarque: Todoist a une section de boîte de réception par défaut, vous n'aurez donc pas à créer cette un manuellement.

Le Les prochains dossiers de projet que vous allez créer sont ceux dans lesquels vous déplacerez les éléments lors de vos sessions quotidiennes de clarification et d'organisation de fin de journée. Ceux-ci incluent:

Cette semaine: les éléments sur lesquels vous souhaitez travailler immédiatement, au cours de la semaine en cours, seront intégrés à ce projet. Lorsque vous les mettez ici, vous attribuez également une date d'échéance. Si vous intégrez Todoist à votre agenda, Todoist l'ajoutera automatiquement à votre agenda pour vous.

Semaine prochaine: éléments de votre boîte de réception que vous souhaitez à faire bientôt, mais ne sont pas si urgents que vous devez les faire cette semaine, ira dans votre projet de la semaine prochaine. Aucune date d'échéance requise.

Ce mois-ci: les éléments que vous souhaitez faire assez prochainement, mais que vous pouvez attendre une semaine ou deux, entreront dans ce projet . N'attachez pas non plus de date d'échéance ici.

Le mois prochain: les tâches que vous souhaitez effectuer éventuellement mais que vous savez peuvent attendre un certain temps le seront aller dans le dossier du mois prochain sans date d'échéance.

Il y a deux autres projets que vous devrez créer pour des tâches spéciales.

Domaines d'intérêt récurrents: ce sont des choses que vous devez faire régulièrement en rapport avec des objectifs qui sont importants pour vous, comme suivre un cours en ligne tous les mois.

Routines: ce sont des tâches qui peuvent ne pas être liées à vos objectifs, mais que vous devez faire chaque semaine, comme des exercices ou des réunions de club.

Créer des tâches récurrentes

Vous devez certainement avoir un tas de choses à faire chaque jour ou chaque semaine. Éliminez-les de votre esprit en les ajoutant à votre projet Domaines d'intérêt récurrents(s'ils sont liés à des objectifs qui sont importants pour vous).

Il est également recommandé que vous incluez les domaines d'intérêt récurrents en tant que sous-projet de cette semaine.

Toutes les tâches récurrentes qui ne font que partie de votre vie mais qui ne conduisent pas vraiment les objectifs de votre vie, ajoutez-les au projet Routines.

N'oubliez pas d'ajouter des dates d'échéance à tout cela et marquez-les comme récurrents. De cette façon, ils apparaîtront automatiquement dans vos sections Todoist Aujourd'huiet À venirsans que vous ayez à faire quoi que ce soit.

Utilisation de votre boîte de réception

Au cours de la semaine, à mesure que de nouveaux problèmes surviennent et que vous devez résoudre, il vous suffit de les jeter dans votre boîte de réception Todoist.

De cette façon, vous évitez d'être distrait et vous savez que vous n'oublierez pas de vous occuper de ces tâches plus tard lorsque vous aurez le temps.

Chaque semaine à la même heure, vous prévoyez environ 20 à 30 minutes pour traiter votre boîte de réception . Pendant ce temps, travaillez-en un par un et décidez de l’importance de cette tâche, et dans quel délai.

Par exemple, je sais que je veux finir par réparer le deck, mais cela reste Hiver. Je vais donc déplacer cette tâche vers Long terme / En attente.

Ensuite, je sais que j'ai besoin de passer mon examen médical annuel, mais je suis occupé ce mois-ci et peu importe si j'attends le mois prochain pour le planifier. Je vais donc déplacer cela vers le projet Mois prochain.

Enfin, je sais que je veux obtenir un article Online-Tech-Tips.com cette semaine. J'attribue donc un jour et une heure pendant la semaine où je veux le faire.

Ensuite, déplacez cette tâche dans le projet Cette semaine.

J'ai pu traiter ces trois éléments que j'ai ajoutés à ma boîte de réception pendant la journée en cinq minutes environ.

Je sais que j'ai gagné ne les oubliez pas car ils sont maintenant dans mon système ToDoist GTD organisé. Tout est attribué pour la semaine et je n'ai pas vraiment à penser à quoi que ce soit, sauf à travailler dur sur chaque tâche quand il s'agit de sur mon calendrier.

Gérer cette semaine

À la fin de chaque semaine, vous remarquerez que votre projet This Week finira par se vider d'éléments actifs.

Configurez une heure chaque semaine (généralement la fin de la journée le vendredi, ou pendant le week-end), pour déplacer des tâches du projet Semaine prochainevers votre projet Cette semaine. Attribuez des dates d'échéance lorsque vous faites cela.

Répétez cette opération pour les éléments des dossiers Ce mois-ci, Mois prochain et Long terme / En attente.

Rappelez-vous: vous n'êtes pas obligé de déplacer l'élément s'il ne vous semble toujours pas urgent. Vous pouvez également supprimer des tâches dont vous avez décidé qu'elles ne comptaient plus pour vous.

N'oubliez pas de rester concentré

Voici le principe le plus important qui rassemble tout cela et fait fonctionner le système GTD.

Parce que vous ne passez que de petits blocs de temps à traiter toutes les idées et tâches qui sont jetées dans votre boîte de réception, il ne vous reste que le reste du temps que vous avez attribué dans votre calendrier pour faire le travail.

Cela signifie utiliser uniquement votre Aujourd'hui et À venir zones de Todoist pendant votre journée (avec votre calendrier) et travailler toute la journée pour terminer et rayer ces tâches.

Vous savez que vous n'avez attribué que des tâches que vous pouvez effectuer en une journée, car Todoist les a automatiquement ajoutées à votre calendrier. Si votre journée est pleine, vous ne pouvez pas en attribuer plus. Lorsque votre semaine est pleine, vous ne pouvez rien déplacer d’autre dans le projet This Week.

GTD fonctionne car il élimine le désordre de votre tête et le place dans le «système». Cela libère vos pensées afin que vous puissiez vous concentrer sur la tâche à accomplir - et faire avancer les choses.