Au travail, vous êtes probablement confronté à un million de tâches différentes au quotidien. Les garder tous en tête peut être difficile. Il y a une tonne de applications de productivité qui peuvent vous aider à vous souvenir de choses et à gérer vos tâches pour vous.
Vous ne voulez pas rechercher et installer des logiciels supplémentaires ? Pas de problème. Slack possède un certain nombre de fonctionnalités de productivité. Voici les meilleurs trucs et astuces Slack qui peuvent vous aider à devenir plus productif cette année.
Les meilleurs trucs et astuces de Slack pour être plus productif
Slack a toujours mis l'accent sur la productivité . Vous trouverez ici les dernières fonctionnalités récemment ajoutées à Slack, ainsi que des fonctionnalités plus anciennes et cachées que vous ne connaissez peut-être pas.
1. Organisez vos chaînes Slack
Comme tout le monde peut créer une chaîne dans Slack, votre espace de travail peut être encombré de discussions et de chaînes que vous n'utilisez pas. Le problème avec ça, c'est combien de temps vous allez passer quand vous avez besoin de trouver quelque chose d'important parmi tout ce fouillis, comme quand vous ne vous souvenez pas du nom de la chaîne où un lien ou une pièce jointe dont vous avez besoin a été partagé .
Un bon moyen de désencombrer vos chaînes Slack est de les organiser. Vous pouvez diviser toutes vos chaînes en trois catégories principales :
Pour couper le son d'une chaîne, ouvrez-la dans Slack, puis sélectionnez le nom de la chaîne dans l'en-tête de la conversation. Ouvrez le menu des notifications et sélectionnez Mettre en sourdine la chaîne.
Toutes les chaînes coupées apparaissent en grisé au bas de votre liste de chaînes.
2. Configurer des rappels dans Slack
Vous pouvez utiliser Slack à configurer des rappels intelligents pour vous-même ou vos collègues afin de vous assurer de ne pas manquer les échéances du projet.
Pour définir un rappel pour vous-même, ouvrez la fenêtre de message dans Slack et saisissez /rappelez-moisuivi du texte et de l'heure du rappel. Par exemple, /me rappelle d'envoyer un e-mail à 14h.
Vous pouvez également créer un rappel pour vos collègues. Pour ce faire, ouvrez la fenêtre de message dans Slack et saisissez /remind @someonesuivi du texte et de l'heure du rappel. Par exemple, /rappelle à @Anya d'envoyer un e-mail à 14h.
Pour créer un rappel pour une chaîne entière, ouvrez cette chaîne dans Slack et saisissez dans la fenêtre de message /remind #nameofchannel suivi du texte et de l'heure du rappel. Par exemple, /rappelle #general d'envoyer un e-mail à 14h.
3. Parcourir tous vos messages non lus
Pour un accès rapide à tous vos messages non lus, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Tous les messages non lus dans Slack.
Pour le configurer, ouvrez Slack et sélectionnez Plusdans le menu de la barre latérale à gauche. Sélectionnez ensuite Tous les non lus. Vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier Ctrl+ Maj+ A(pour Windows) ou Cmd+ Maj+ Apour voir tous vos messages non lus.
4. Configurer des réponses automatiques Slackbot
Si vous vous retrouvez souvent à répondre ou à poser la même question encore et encore sur Slack, vous pouvez gagner du temps en configurant des réponses automatiques Slackbot.
Slackbot est un bot intégré qui peut vous fournir des réponses automatisées lorsqu'il indique l'utilisation de mots ou de phrases déclencheurs dans un message ou un canal.
Pour configurer une réponse Slackbot personnalisée, sélectionnez le nom de votre espace de travail dans le coin supérieur gauche de l'écran et suivez le chemin Administration>Personnaliser.
Dans la fenêtre Personnaliser votre espace de travail, sous l'onglet Slackbotsélectionnez + Ajouter une nouvelle réponse.
Tapez le mot ou la phrase déclencheur dans la case Quand quelqu'un ditsur la gauche, et la réponse dans la Slackbot répondcase. La réponse peut être du texte brut, ainsi que des liens, des images ou des emojis.
5. Personnalisez vos notifications dans Slack
Les notifications Slack peuvent être à la fois utiles et nuisibles si vous en recevez trop. Heureusement, vous pouvez personnaliser les notifications que vous recevez dans Slack et quand vous les recevez.
Pour contrôler vos notifications, sélectionnez votre photo de profil dans Slack et suivez le chemin Préférences>Notifications. À partir de là, vous pouvez choisir les notifications que vous souhaitez recevoir.
Choisissez si vous souhaitez recevoir des notifications sur Tous les nouveaux messages, Messages privés, mentions et mots clés, ou Riendu tout.
Vous pouvez également être averti lorsque quelqu'un mentionne un mot ou une phrase en particulier dans Slack. Saisissez ces mots dans la zone Mon mot clépour activer cette option.
Sur la même page, vous pouvez configurer votre propre calendrier de notificationpour vous assurer de ne les recevoir que lorsque cela est approprié.
6. Utiliser Slack Connect pour inviter des personnes extérieures à votre entreprise
Slack Connect est un service que Slack propose pour inviter des personnes extérieures à votre entreprise à rejoindre votre chaîne Slack. De cette façon, vous n'avez pas à vous soucier de garder votre communication privée et sécurisée (Slack s'en occupe), ainsi que de passer d'un messager à un autre pour continuer votre communication.
Si vous souhaitez simplement échanger des messages directs avec une personne extérieure à votre entreprise, vous pouvez le faire même avec un forfait Slack gratuit. Pour envoyer une invitation Slack Connect DM, commencez un nouveau message et dans le champ À :saisissez l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez inviter.
L'autre personne aura alors 14 jours pour accepter votre invitation.
Si vous et la personne que vous souhaitez inviter utilisez tous les deux l'un des forfaits Slack payants, vous pouvez également créer des canaux partagés pour communiquer plus efficacement sur Slack. Vous pouvez également inviter des personnes externes à rejoindre l'une de vos chaînes existantes (à l'exception de #general).
Pour inviter quelqu'un à l'une de vos chaînes Slack, sélectionnez le nom de la chaîne et suivez le chemin Paramètres>Slack Connect>Travailler avec un autre Entreprise. Saisissez l'adresse e-mail des personnes que vous souhaitez inviter et sélectionnez Terminépour confirmer.
7. Utilisez la mise en forme du texte pour améliorer votre communication sur Slack
La mise en forme du texte peut vous aider à faire passer votre message facilement et à clarifier la communication dans Slack. Vous pouvez facilement formater vos messages dans Slack à l'aide de la barre d'outils de mise en forme dans la boîte de message, ou en utilisant les symboles spéciaux pour chaque format.
En utilisant la mise en forme du texte dans Slack, vous pouvez rendre votre texte gras,Italique, utilisez les barrés, les guillemets, les à puceset les listes ordonnées, ainsi que d'ajouter des liens et des lignes de code à vos messages.
8. Utiliser les raccourcis Slack
Raccourcis clavier vous aide à effectuer des tâches plus rapidement, vous faisant ainsi gagner beaucoup de temps.
Vous pouvez trouver la liste de tous les raccourcis Slack en appuyant sur Ctrl+ /(pour Windows) ou Cmd+ /(pour Mac).
9. Gérer les e-mails entrants (abonnements payants uniquement)
Envoi d'e-mails à Slack est une fonctionnalité intéressante qui peut vous aider à conserver toutes vos communications professionnelles sur une seule plateforme. Cependant, certains utilisateurs préfèrent les garder séparés. Si vous êtes propriétaire ou administrateur d'un espace de travail qui utilise un forfait Slack payant, vous avez le contrôle total de cette fonctionnalité - vous décidez si les membres de l'espace de travail peuvent envoyer des e-mails aux canaux, aux DM ou à Slackbot et les publier sur Slack.
Pour gérer les e-mails entrants, sélectionnez d'abord votre espace de travail. Ensuite, allez dans Paramètres et administrationet suivez le chemin Paramètres de l'espace de travail>E-mails entrants>Développer. À partir de là, vous pouvez Activerou Désactiver les e-mails entrants.
10. Afficher l'activité de vos messages (abonnements Slack payants uniquement)
Si vous souhaitez rendre votre espace de travail Slack plus efficace, vous pouvez utiliser les données que vous collectez en affichant l'activité des messages. C'est une fonctionnalité disponible pour les propriétaires ou les administrateurs d'espaces de travail qui utilisent l'un des plans Slack payants.
Pour afficher l'activité des messages, recherchez le message que vous souhaitez vérifier et sélectionnez l'icône à trois pointsà côté. Sélectionnez ensuite Afficher l'activité des messages.
Ces statistiques peuvent vous aider à mesurer l'impact des annonces et des campagnes de communication interne.
11. Apprenez à rechercher des informations sur Slack
Faites-vous partie d'un grand espace de travail et avez toujours du mal à trouver des informations sur Slack ? Par défaut, lorsque vous effectuez une recherche sur Slack, les résultats de tous les canaux et les messages de tous les utilisateurs de votre espace de travail s'affichent. Cependant, Slack offre quelques moyens plus efficaces pour effectuer vos recherches.
Utilisez les éléments suivants dans vos recherches pour de meilleurs résultats :
12. Commencez à utiliser le Workflow Builder
Enfin, l'un des meilleurs services de productivité que vous pouvez utiliser dans Slack est le Workflow Builder. Workflow Builder est un ensemble d'outils qui vous permettent d'automatiser vos tâches quotidiennes afin que vous n'ayez pas à passer du temps à les terminer manuellement. Qu'il s'agisse d'un message de bienvenue pour les nouveaux utilisateurs ou d'une demande de signature sur un document, vous décidez de la simplicité ou de la complexité de votre flux de travail.
Pour commencer avec votre Workflow Builder, sélectionnez votre espace de travail et suivez le chemin Outils>Workflow Builder. Choisissez ensuite le type de routine que vous souhaitez automatiser et commencez à créer vos premiers workflows sur Slack.
Devenir un Power User Slack
Slack est souvent considéré comme une simple plate-forme de communication. Cependant, c'est aussi une puissante application de productivité. Vous avez juste besoin de vous familiariser avec l'application, ainsi que quelques trucs et astuces cachés de Slack pour devenir un utilisateur expérimenté.
Est-ce que Slack vous aide à devenir plus productif ? Quels sont vos trucs et astuces Slack préférés ? Partagez-les avec nous dans la section commentaires ci-dessous.