Dans votre vie professionnelle, le courrier électronique est probablement l'un des moyens de communication les plus importants. Vous le faites quotidiennement et si vous êtes comme moi, vous vous noyez dedans.
Bien sûr, vous pouvez consacrer une heure ou deux par jour spécifiquement à la gestion de vos e-mails. Mais si vous passez 10 minutes ou plus sur chaque réponse, l'e-mail prendra bientôt le contrôle de toute votre journée - et la désactivation des notifications Gmail ne vous sauvera pas.
C'est pourquoi apprendre à rédiger des e-mails professionnels qui obtiennent des réponses ET ne prennent pas plus de quelques minutes pour écrire est essentiel. Heureusement, aujourd'hui, vous n'avez pas besoin d'être un grand écrivain ou un gourou de la productivité pour y parvenir. Il s'agit de trouver la bonne stratégie et un ensemble d'outils pour aller avec.
Configurer des modèles d'e-mails (réponses en conserve)
La création de modèles d'e-mails est un excellent moyen de gagner du temps pour ceux qui reçoivent souvent les mêmes questions ou commentaires via email. Prenez un jour pour configurer des réponses standardisées et vous n'aurez plus à écrire les mêmes réponses dix fois par jour. Gmail et Outlook ont tous deux cette fonctionnalité, qui vous aidera à gagner du temps et à automatiser gratuitement vos e-mails.
Voici comment configurer des modèles d'e-mails professionnels dans Gmail en quelques clics:
Vous peut créer des modèles de réponses qui contiennent de longs paragraphes ainsi que des réponses rapides de 2-3 phrases. Vous serez surpris du temps que cela vous fera gagner à l’avenir.
Emails de réseautage
Dans le cas où votre problème n'est pas d'utiliser les modèles d'e-mail mais de les créer, essayez les e-mails de réseautage. Il s'agit d'un outil Web avec des dizaines de modèles d'e-mails qui peuvent vous aider à développer votre réseau professionnel.
Créé par Resume Worded, Networking Emails est une excellente ressource pour optimiser votre communication. Quelques exemples de modèles qu'ils proposent incluent des introductions froides / chaleureuses, un suivi avec un non-répondant et même la rédaction de notes de remerciement.
Chaque modèle contient également des conseils et des suggestions utiles qui peuvent améliorer encore votre communication avec le destinataire.
Vous pouvez utiliser le bouton de recherche ou parcourir la liste pour trouver le bon e-mail. Il ne vous reste plus qu'à le copier-coller dans votre boîte de message et à modifier quelques détails.
Word Counter Plus
Si vous êtes quelqu'un qui écrit plus de 10 e-mails par jour, il est essentiel de garder certains courts et doux. Donc, si vous vous retrouvez souvent avec des e-mails beaucoup trop longs, vous voudrez peut-être envisager d'utiliser un outil de compteur de mots pour vous arrêter. Une extension Chrome Word Counter Plus peut faire le travail pour vous.
Mettez en surbrillance le texte de votre e-mail et obtenez le nombre de mots et de caractères que vous avez utilisés en un seul clic. Ensuite, vous pouvez continuer à écrire votre e-mail ou à le terminer avant qu'il ne devienne un système à deux parties.
DraftMap
Vous pouvez trouver de nombreux excellents outils qui peuvent vous aider à mieux écrire et ainsi réduire le temps que vous passez à relire et réécrire vos e-mails. DraftMap est l'un d'entre eux. Pensez grammaticalement ou Hemingway, en plus il vérifie également la répétition inutile des mots et vous aide à vous en tenir à un style d'écriture.
Cette extension Chrome vous donne des suggestions en temps réel sur votre écriture avec un code couleur. Il vous aidera à éviter d'utiliser la voix passive, les fautes de frappe, les clichés, ainsi que des conseils sur la lisibilité de votre e-mail. Toutes les suggestions sont basées sur les règles d’écriture d’Ernest Hemingway. DraftMap est particulièrement pratique car tous les processus se déroulent directement dans votre boîte de composition de courrier électronique.
Ne vous inquiétez pas si vous avez toujours mis en surbrillance les mots après avoir terminé de modifier votre courrier électronique. Le destinataire ne verra pas les couleurs, les suggestions ne sont visibles que par vous.
Votre e-mail pourrait être mieux
Votre e-mail pourrait être meilleur est un outil en ligne conçu pour réduire le temps que vous passez à gérer les e-mails en éduquant tout le monde sur les meilleures pratiques de messagerie.
Lorsque vous rédigez un e-mail professionnel, vous suivez certaines règles. Comme s'assurer que votre message a un objet clair ou laisser de côté les pièces jointes inutiles. Vous serez surpris de la fréquence à laquelle les gens enfreignent ces règles, ce qui se traduit finalement par une augmentation du temps et des efforts des deux parties.
Votre e-mail pourrait être meilleur contient une liste de 10 erreurs courantes. Chacun des points est accompagné d'une explication et d'exemples sur la façon d'améliorer votre courrier électronique. Cela peut être utile si vous souhaitez parler de ces règles à vos collègues mais que vous ne savez pas comment le faire. Vous pouvez soit utiliser vos propres mots, soit leur envoyer un lien vers Votre e-mail pourrait être mieux pour illustrer votre propos.
Nous souhaitons tous que notre e-mail soit entièrement automatisé et ne nécessite aucune attention. Bien que ce ne soit pas tout à fait possible aujourd'hui, chaque petite aide. Qu'il s'agisse de réduire la longueur de vos e-mails ou de vous chronométrer lorsque vous écrivez, une fois que vous aurez établi certaines règles, vous remarquerez vos premières améliorations.
Si vous ne pouvez tout simplement pas arrêter d'écrire des e-mails longs, il est peut-être temps d'abandonner complètement les e-mails. Essayez d'utiliser votre Customer Relationship Manager (CRM) ou Lâchez plutôt d'échanger des messages avec vos collègues. Si rien d'autre, cela vous aidera à passer moins de temps sur les e-mails.