Si vous avez déjà créé un document dans lequel vous avez utilisé des espaces réservés pour le texte, vous apprécierez cette fonctionnalité de Google Docs. À l'aide d'une puce intelligente variable, vous pouvez insérer un espace réservé, attribuer sa valeur et le mettre à jour automatiquement dans tout le document.
Au lieu de vous soucier des modules complémentaires ou des applications tierces, vous pouvez améliorer votre flux de travail lors de la création de différents types de documents avec la variable Fonctionnalité de puce intelligente.
Remarque : Au moment d'écrire ces lignes, la puce intelligente variable est disponible pour les clients Google Workspace Business Standard et Plus, Enterprise Standard et Plus, Education Plus et à but non lucratif. Espérons que Google proposera cette fonctionnalité aux comptes Google personnels à un moment donné.
À propos des puces intelligentes variables
Comme mentionné, le Variable Smart Chip est un espace réservé au texte que vous pouvez insérer dans votre document. C’est idéal pour le texte que vous souhaitez que quelqu’un d’autre ajoute, comme le prénom ou le nom, l’adresse ou le numéro de téléphone. Vous pouvez également utiliser des variables pour les éléments que vous devez ajouter mais que vous attendez, comme le titre d'un produit, la date ou l'adresse d'un site Web.
Que vous utilisiez des variables pour vous-même ou pour une autre personne avec qui vous partagez, elles vous permettent de créer votre document et d'ajouter ces éléments ultérieurement.
Une fois que vous avez ajouté une variable, vous pouvez attribuer sa valeur, le texte, à tout moment. Ensuite, chaque endroit où vous utilisez la variable dans le document est mis à jour avec cette valeur.
Voyons comment insérer et utiliser des variables dans Google Docs avec quelques exemples.
Comment insérer une puce intelligente variable
Pour ajouter une puce intelligente variable à votre document, suivez ces étapes simples.
Vous pouvez ajouter plus de variables pour d'autres éléments à votre document de la même manière. Gardez simplement à l’esprit que les variables supplémentaires doivent être utilisées pour différents éléments. Par exemple, vous pouvez créer une variable pour le nom et une deuxième variable pour l'adresse.
Réutiliser une puce intelligente variable
Le but de la variable est de la placer dans votre document là où vous en avez besoin, puis de la mettre à jour avec sa valeur lorsque vous êtes prêt.
Pour insérer la même variable à un autre emplacement, effectuez l'une des opérations suivantes :
Attribuer une valeur à une variable
Une fois que vous avez ajouté une variable à votre document, vous pouvez attribuer sa valeur à tout moment. La valeur est le texte que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez le faire dans la variable elle-même ou dans la barre latérale.
Ajouter du texte à l'aide de la variable
Pour attribuer une valeur à la variable sur place, sélectionnez la Variableet saisissez le texte que vous souhaitez utiliser. Cela enregistre automatiquement la valeur dans cette variable.
Ajouter du texte à l'aide de la barre latérale
Pour attribuer une valeur dans la barre latérale Variables, sélectionnez la variable et utilisez l'icône Ouvrir dans la barre latéraledans la barre d'outils qui apparaît ou accédez à Outils>Variablesdans le menu.
Sélectionnez Aucune valeursous le nom de la variable. Vous verrez la variable dans votre document vide et prête à saisir le texte. Une fois que vous l'avez fait, utilisez Entréeou Retourpour l'enregistrer.
Après avoir attribué une valeur à votre variable, vous verrez cette mise à jour à chaque emplacement où vous placez la variable dans votre document, ce qui est l'intention de la puce intelligente.
Renommer une variable
Étant donné que les noms par défaut des variables ne sont pas évidents, vous souhaiterez peut-être leur donner des noms plus significatifs. Ceci est particulièrement utile si vous créez plusieurs variables pour votre document.
Ouvrez la barre latérale Variables, passez votre curseur sur la variable que vous souhaitez renommer et sélectionnez l'icône Modifier le nom(crayon)..
Lorsque la fenêtre contextuelle de renommage apparaît, donnez-lui un nouveau nom et sélectionnez Enregistrer.
Vous verrez alors le nom mis à jour dans la barre latérale, la liste des variables à insérer et à l'intérieur de la variable elle-même jusqu'à ce que vous attribuiez sa valeur.
Supprimer une variable
Si vous décidez que vous ne souhaitez plus utiliser une variable, vous pouvez la supprimer. Gardez à l'esprit que cela supprimera la variable, et sa valeur si elle est attribuée, de chaque emplacement de votre document.
Ouvrez la barre latérale des variables, passez votre curseur sur la variable que vous souhaitez supprimer et sélectionnez l'icône Supprimer la définition de variable(poubelle).
Dans la fenêtre contextuelle de confirmation, sélectionnez Supprimerpour supprimer la variable.
Exemples d'utilisation pour les variables dans Google Docs
Si vous vous demandez comment utiliser les variables à vos propres fins, nous avons quelques exemples.
Copie marketing
Ici, nous créons un document pour le nouveau produit de notre client. Nous n'avons pas encore le nom du produit ni l'adresse du site Web, nous insérons donc à la place des variables pour ces deux éléments. Lorsque la barre latérale des variables est ouverte, vous pouvez les voir avec des bordures bleues dans tout le texte.
Une fois que notre client nous a fourni ces détails, nous attribuons simplement les valeurs aux variables et notre document est automatiquement mis à jour. Ces variables affichent ensuite le texte et les bordures grises.
Lorsque vous fermez la barre latérale des variables, vous remarquerez que ces variables ressemblent au reste du texte, sans aucune bordure.
Documents partagés
Dans l'exemple suivant, nous avons un document que nous souhaitons que quelqu'un d'autre complète avec ses coordonnées. Nous configurons des variables pour le prénom, le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et la date.
Lorsque nous partageons le document, le destinataire sélectionne simplement chaque variable et saisit ses informations. Les variables utilisées plus d'une fois sont mises à jour automatiquement.
Nous avons alors notre document terminé où les variables apparaissent comme n'importe quel autre texte.
Remarque : Si vous partagez un document à l'aide de variables avec plusieurs personnes, les valeurs attribuées seront mises à jour à chaque modification. Pour éviter cela, vous pouvez demander à chacun de vos destinataires de faire une copie de leurs modifications.
Gagnez du temps, minimisez les erreurs et organisez-vous..
Google a introduit plusieurs nouvelles puces intelligentes l'année dernière depuis l'introduction de la fonctionnalité Smart Canvas. Vous pouvez ajouter un événement de calendrier à l'aide d'un chip Date, créer un lien vers un nom de fichier avec le chip File et inclure des coordonnées avec le chip People.
Vous pouvez désormais gagner du temps en tapant le même texte encore et encore et réduire le risque de fautes de frappe et de organiser votre document grâce à la puce intelligente variable dans Google Docs. Gardez cette fonctionnalité pratique à l'esprit pour votre prochain document.
Pour découvrir d'autres façons de gagner du temps dans les applications Google, consultez comment utiliser une liste déroulante dans Google Sheets..