Une forte augmentation du travail à distance a conduit de nombreux employeurs à passer à des solutions logicielles basées sur le cloud. Cela signifie que plus de personnes que jamais ont accès à la suite d'applications Microsoft Office 365, y compris Microsoft Forms. Microsoft Forms est une application en ligne uniquement que vous pouvez utiliser pour créer des quiz, des enquêtes et d'autres types de formulaires.
Si vous ne possédez pas de compte Office 365 premium, vous pouvez toujours utiliser Microsoft Forms en signant pour un compte Microsoft gratuit. Ci-dessous, nous vous expliquerons comment utiliser Microsoft Forms, notamment: comment créer un formulaire, collecter des réponses et accéder aux résultats.
Comment créer un formulaire Microsoft
Commencez par vous connecter à forms.office.com. À partir du tableau de bord, vous pouvez choisir de créer un formulaire ou un questionnaire, ou vous pouvez utiliser l'un des modèles gratuits ou premium fournis par Microsoft.
Commencez par créer un nouveau formulaireet donnez-lui un titre et une description. Si vous le souhaitez, ajoutez une image à l'en-tête du formulaire.
Types de questions
Sélectionnez le bouton Ajouter un nouveauet choisissez un type de question. Microsoft Forms propose une variété de types de questions. Remarque: vous pouvez copier, supprimer, déplacer, ajouter un sous-titre ou demander une réponse à n'importe quelle question.
Choix. Utilisez ce type de question pour les questions à choix multiples standard. Les options incluent la lecture aléatoire des réponses, l'ajout d'une image ou d'une vidéo et l'affichage des réponses sous forme de liste déroulante, de boutons radio ou de cases à cocher pour plusieurs réponses.
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Texte. Utilisez ce type pour les questions nécessitant une réponse écrite. Les options incluent l'autorisation de réponses longues et l'ajout d'une image ou d'une vidéo.
Évaluation. Ce type de question demande aux répondants de donner une note sur une échelle. Les options incluent l'ajout d'une image ou d'une vidéo. L'échelle peut inclure entre deux et dix niveaux, et vous pouvez choisir entre une échelle numérique ou le symbole étoile.
Date. Utilisez ce type de question lorsque la réponse est une date.
Classement. Le type de question de classement permet aux répondants de classer les options que vous proposez en les faisant glisser et en les déposant. Vous pouvez ajouter une image ou une vidéo et jusqu'à dix options.
Likert. Ce type de question est similaire à Note. Une question Likert demande aux répondants d'indiquer dans quelle mesure ils sont d'accord ou en désaccord avec une affirmation.
Téléchargement de fichier. Ce type de question n'est disponible que pour les utilisateurs disposant d'un compte OneDrive Entreprise. Le choix de ce type de question entraînera la création d'un nouveau dossier dans votre oneDrive Entreprise et les répondants téléchargeront leurs fichiers dans ce dossier.
Net Promoter Score®. Également similaire au type de question Rating, Microsoft affirme que les questions de ce type sont «prédéfinies avec les normes NPS, mais vous pouvez les personnaliser si vous avez des exigences particulières. Si vous utilisez ce type de question, vous aurez accès à une page récapitulative affichant les scores globaux et la répartition. »
Ajouter une nouvelle section. Choisissez cette option si vous souhaitez créer des sections dans votre formulaire. Vous pouvez ajouter, supprimer et déplacer des sections comme vous le feriez pour des questions.
À tout moment, vous pouvez voir à quoi ressemblera votre formulaire pour les répondants en cliquant sur Aperçu.
Branchement
Microsoft Forms vous permet également d'appliquer la logique des questions (ils l'appellent «branchement»). Cliquez sur l'icône Plus d'options et sélectionnez Ajouter une branche. Accédez à la question à laquelle vous souhaitez appliquer le branchement, et pour chaque réponse possible, vous pouvez spécifier la prochaine question à laquelle le répondant sera dirigé.
Rendre votre formulaire Microsoft beau
Sélectionnez Thèmepour voir quelques options pour pimenter l'apparence de votre formulaire.
Vous pouvez:
Si vous choisissez la troisième option, vous pouvez rechercher une image dans Bing ou télécharger votre propre image depuis votre compte OneDrive ou ton ordinateur. Vous pouvez également choisir de restreindre les résultats de la recherche d'images uniquement à ceux étiquetés avec la licence Creative Commons, ce qui est vraiment pratique. Cliquez sur le bouton Ajouterpour définir l'image que vous avez choisie comme image d'arrière-plan de votre formulaire.
N'oubliez pas que vous pouvez toujours sélectionner Aperçupour voir à quoi ressemblera votre formulaire pour les répondants sur des ordinateurs ou des appareils mobiles.
Partager votre formulaire et obtenir des réponses
Cliquez sur Envoyerbouton pour préparer votre formulaire en vue de sa distribution. À partir de là, vous pouvez copier le lien vers le formulaire, générer un code QR, copier le code d'intégration, partager le lien du formulaire par e-mail ou publier sur Facebook ou Twitter.
Si vous ' Si vous êtes connecté à un compte Microsoft Premium, vous verrez des moyens supplémentaires de limiter les personnes pouvant répondre à votre formulaire.
Les options incluent:
Vous pouvez également générer un lien pour partager votre formulaire avec quelqu'un d'autre en tant que modèle.
Pour imprimer votre formulaire, sélectionnez Plus d'optionset Imprimer le formulaire.
Affichage des réponses
Affichez l'onglet Réponsespour afficher un tableau de bord de réponses. Microsoft vous fournit des données de base, telles que le nombre de réponses que vous avez, le temps moyen nécessaire aux répondants pour remplir le formulaire et si le formulaire est actif ou fermé.
Si vous sélectionnez l'icône Plus d'options, vous pouvez supprimer toutes les réponses, imprimer un résumé ou créer un lien de résumé à partager avec d'autres.
Sélectionnez le bouton Afficher les résultatspour cliquer sur chaque réponse individuelle. Vous pouvez également sélectionner Ouvrir dans Excelpour exporter les réponses du formulaire dans une feuille de calcul. Le tableau de bord Réponses résume également les réponses à chaque question, affichant souvent les résultats dans un graphique.
Autres outils de création de formulaires
Microsoft Forms est suffisamment robuste pour la plupart des utilisations professionnelles et personnelles, mais ce n’est pas le seul acteur en ville. Vous pouvez lire notre comparaison d’autres outils tels que SurveyMonkey contre Google Forms ou en savoir plus sur 10 meilleurs modèles de formulaires Google, voire comment créer un formulaire Google Docs à remplir avec des tableaux.