La communication par e-mail n'a pas beaucoup changé au cours des deux dernières décennies depuis qu'elle est devenue populaire. La plupart du jargon que nous utilisons aujourd'hui est le même. Nous avons emprunté de nombreux termes associés aux e-mails à l'époque où nous communiquions par courrier papier. CC et BCC en sont de parfaits exemples. Qu'est-ce que tout cela signifie ?
Cet article discutera du jargon des e-mails et vous aidera à comprendre à quoi servent la plupart des fonctionnalités de messagerie que vous rencontrez.
Que signifie CC ?
CC signifie Copie carbone. Lorsque vous saisissez l'adresse d'une personne dans ce champ, vous lui envoyez une copie de votre e-mail. Cela s'applique à tout technologie de messagerie que vous utilisez.
Le terme vient de l'époque où la communication par papier était extrêmement courante. Chacun faisait des copies de documents en plaçant une feuille de papier carbone entre deux feuilles de papier ordinaire. Lorsque le stylo appliquait une pression sur la feuille supérieure, l'écriture était transférée à la feuille inférieure grâce au papier carbone. Cela a permis aux gens de faire et d'envoyer des copies rapidement.
Les copies carbone des e-mails n'impliquent peut-être plus de papier carbone, mais le principe est le même. Vous envoyez des copies de votre e-mail à d'autres personnes. Ainsi, lorsque quelqu'un vous dit de le mettre en copie, il veut une copie de l'e-mail que vous envoyez au destinataire. Par exemple, si vous communiquez avec un client, vous voudrez peut-être mettre en copie votre responsable.
Que signifie BCC ?
BCC signifie Blind Carbon Copyet cela fonctionne comme CC, avec une différence majeure. Lorsque vous CC quelqu'un, les destinataires de votre e-mail verront qui d'autre a reçu l'e-mail. Les personnes figurant dans le champ « À » et le champ « CC » pourront voir leurs adresses respectives. BCC ajoute une couche de secret. Seul l'expéditeur peut voir la liste, et le destinataire Cci ne verra que son adresse e-mail dans le champ Cci même si l'expéditeur a ajouté plus d'une personne à cette liste.
Lorsque la confidentialité est requise, utilisez le champ BCC. Par exemple, si vous avez une conversation par e-mail avec un client et que vous devez identifier votre responsable, vous devez envoyer une copie carbone invisible. Il n'y a aucune raison pour que votre client sache que quelqu'un d'autre est tenu au courant.
Etiquette des e-mails
Maintenant que vous savez ce que signifient CC et BCC, vous vous demandez probablement pourquoi vous enverriez un CC au lieu d'ajouter simplement tout le monde dans le champ "À". Comme mentionné précédemment, tout le monde peut voir qui a été ajouté à la liste CC. Techniquement, CC n'est pas différent du champ principal "À". Alors pourquoi l'utiliser ?
La réponse est simple : l'étiquette. La rubrique « À » est réservée au(x) destinataire(s) principal(aux). Ce sont eux qui sont directement concernés par l'objet de l'e-mail que vous envoyez. Vous devez utiliser le champ « CC » pour envoyer une copie de cet e-mail à d'autres parties susceptibles d'être intéressées par les informations maintenant ou à l'avenir.
CC est utile lorsque vous souhaitez que quelqu'un d'autre ait une copie de l'e-mail au cas où il en aurait besoin.
BCC doit être utilisé pour que le destinataire principal ne soit pas au courant. qui d'autre reçoit une copie de l'e-mail. Cependant, il est également utile si vous devez envoyer un e-mail à une longue liste de personnes. Il n'est pas nécessaire que toutes les personnes impliquées voient des dizaines d'adresses e-mail jointes à leur e-mail. N'oubliez pas que le destinataire d'un BCC ne peut voir son adresse que dans le champ BCC. Les autres restent cachés.
Cela dit, rien de tout cela n'est gravé dans le marbre. Il n'y a pas de règles établies. De nombreuses personnes et entreprises peuvent choisir d'utiliser ces champs d'e-mail différemment.
Autres conditions d'e-mail importantes que vous devez connaître
Vous pouvez faire tellement de choses avec un e-mail, comme expéditeur et création de groupes de messagerie, mais vous devez d'abord comprendre les termes pour débloquer toutes ces fonctionnalités intéressantes. Explorons le jargon un peu plus loin.
Objet
Le champ Objet est utilisé pour dire au destinataire de quoi parle l'e-mail. Résumez les informations en quelques mots. Cela vous aidera également à retrouver l'e-mail plus tard d'ici tri par sujet.
Répondre à tous
Normalement, vous répondez à l'expéditeur en appuyant sur le bouton Répondre. Cela enregistre également l'e-mail d'origine et l'intégralité du fil de discussion en haut pour garder les informations à portée de main.
Cela dit, vous avez également la possibilité de Répondre à tous. Utilisez cette fonctionnalité lorsque vous faites partie d'une liste CC pour envoyer votre réponse à toutes les personnes impliquées.
Transférer
Est-ce que quelqu'un vous a dit « faites-moi parvenir » et vous n'étiez pas sûr de ce que cela signifiait ? Ce terme fait référence au bouton Forward. Cette fonction vous permet de sélectionner n'importe quel e-mail que vous avez reçu et de l'envoyer à quelqu'un d'autre que l'expéditeur d'origine. Cela vous fait gagner beaucoup de temps.
Spam
Le spam fait référence au courrier indésirable. Il s'agit de contenu non sollicité que quelqu'un vous a envoyé ainsi qu'à des milliers d'autres qui font partie d'une liste de diffusion. Chaque service de messagerie, comme Gmail ou Outlook, dispose d'un dossier de courrier indésirable dédié. Cependant, le spam ne s'y retrouve pas toujours automatiquement. Dans certains cas, vous devez repérer les spams et les supprimer manuellement.
Blocklist
En parlant de spam, c'est ici qu'un la liste de blocage est pratique. Auparavant connue sous le nom de liste noire, une liste de blocage n'est qu'une liste d'adresses bloquées en permanence. Certains expéditeurs sont des spammeurs connus, donc votre fournisseur de services de messagerie les placera automatiquement sur la liste de blocage, mais parfois vous devez vous bloquer les adresses vous-même.
J'espère que nous avons réussi à clarifier les choses, et maintenant vous êtes beaucoup mieux et vous envoyez et gérez vos e-mails. Assurez-vous simplement de ne pas mélanger CC et BCC lorsque la situation exige d'utiliser l'un ou l'autre.