Excel est une application polyvalente qui s'est développée bien au-delà de ses premières versions en tant que simple solution de feuille de calcul. Employé comme archiviste, carnet d'adresses, outil de prévision, et beaucoup plus, beaucoup de gens utilisent même Excel d'une manière qui n'a jamais été prévue.
Si vous utilisez Excel beaucoup à la maison ou au bureau, vous savez que parfois les fichiers Excel peuvent rapidement devenir compliqués en raison du nombre d'enregistrements avec lesquels vous travaillez.
Heureusement, Excel a des fonctions intégrées pour vous aider à trouver et à supprimer les enregistrements en double. Malheureusement, il y a quelques restrictions à l'utilisation de ces fonctions, alors soyez prudent ou vous risquez de supprimer sans le savoir des enregistrements que vous n'aviez pas l'intention de supprimer. En outre, les deux méthodes ci-dessous suppriment instantanément les doublons sans vous laisser voir ce qui a été supprimé.
Je mentionnerai également un moyen de mettre en évidence les lignes dupliquées en premier, afin de voir celles qui seront supprimées par les fonctions avant de les exécuter. Vous devez utiliser une règle de mise en forme conditionnelle personnalisée afin de mettre en évidence une ligne entièrement dupliquée.
Supprimer la fonction Duplicata
Supposons que vous utilisiez Excel pour suivre les adresses et que vous suspectiez que vous avez des enregistrements en double. Regardez l'exemple de feuille de calcul Excel ci-dessous:
Notez que l'enregistrement "Jones" apparaît deux fois. Pour supprimer ces enregistrements en double, cliquez sur l'onglet Donnéesdu ruban et localisez la fonction Supprimer les doublonsdans la section Outils de données. Cliquez sur Supprimer les doublonset une nouvelle fenêtre s'ouvre.
Ici, vous devez prendre une décision en fonction de si vous Utilisez des étiquettes d'en-tête au sommet de vos colonnes. Si c'est le cas, sélectionnez l'option intitulée Mes données contient des en-têtes. Si vous n'utilisez pas d'étiquettes de titre, vous utiliserez les désignations de colonnes standard d'Excel, telles que Colonne A, Colonne B, etc.
Pour Dans cet exemple, nous choisissons uniquement la colonne A et cliquons sur le bouton OK. La fenêtre d'option se ferme et Excel supprime le deuxième enregistrement "Jones".
Bien sûr, ce n'était qu'un exemple simple. Tous les enregistrements d'adresses que vous conservez en utilisant Excel risquent d'être beaucoup plus compliqués. Supposons, par exemple, que vous ayez un fichier d'adresse qui ressemble à ceci.
Notez qu'il existe trois enregistrements "Jones", mais seulement deux sont identiques. Si nous avons utilisé les procédures ci-dessus pour supprimer les enregistrements en double, une seule entrée "Jones" resterait. Dans ce cas, nous devons étendre nos critères de décision pour inclure à la fois les prénoms et les noms trouvés dans les colonnes A et B.
Pour ce faire, cliquez à nouveau sur Donnéesonglet sur le ruban, puis cliquez sur Supprimer les doublons. Cette fois, lorsque la fenêtre d'options s'affiche, choisissez les colonnes A et B. Cliquez sur le bouton OKet remarquez que cette fois Excel n'a supprimé qu'un seul enregistrement "Mary Jones".
En effet, nous avons demandé à Excel de supprimer les doublons en comparant les enregistrements basés sur les colonnes A et B plutôt qu'avec la colonne A. Plus vous choisissez de colonnes, plus les critères doivent être remplis avant qu'Excel considère un enregistrement comme un doublon. Choisissez toutes les colonnes si vous souhaitez supprimer les lignes complètement dupliquées.
Excel vous donnera un message vous indiquant combien de doublons ont été supprimés. Cependant, il ne vous montrera pas quelles lignes ont été supprimées! Faites défiler jusqu'à la dernière section pour voir comment mettre en évidence les lignes en double avant d'exécuter cette fonction.
Méthode de filtrage avancée
La deuxième façon de supprimer les doublons consiste à utiliser l'option de filtre avancé. D'abord, sélectionnez toutes les données dans la feuille. Ensuite, dans l'onglet Données du ruban, cliquez sur Avancédans Trier & amp; Filtresection
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, vérifiez les enregistrements uniques uniquementcheckbox.
Vous pouvez filtrer la liste sur place ou copier les éléments non dupliqués dans une autre partie de la même feuille de calcul . Pour une raison étrange, vous ne pouvez pas copier les données sur une autre feuille. Si vous le souhaitez sur une autre feuille, choisissez d'abord un emplacement sur la feuille actuelle, puis coupez et collez ces données dans une nouvelle feuille.
Avec cette méthode, vous n'avez même pas de message indiquant le nombre les lignes ont été enlevées. Les lignes sont supprimées et c'est tout.
Mettre en évidence les lignes dupliquées dans Excel
Si vous voulez voir quels enregistrements sont en double avant de les supprimer, vous devez faire un peu de travail manuel . Malheureusement, Excel n'a aucun moyen de mettre en évidence les lignes entièrement dupliquées. Il dispose d'une fonctionnalité de mise en forme conditionnelle qui met en évidence les cellules dupliquées, mais cet article traite des lignes en double.
La première chose à faire est d'ajouter une formule dans une colonne à droite de votre ensemble de Les données. La formule est simple: il suffit de concaténer toutes les colonnes de cette ligne.
= A1 & B1 & C1 & D1 & E1
Dans mon exemple ci-dessous, j'ai des données dans les colonnes A à F. Cependant, la première colonne est un numéro d'identification, donc je l'exclue de ma formule ci-dessous. Assurez-vous d'inclure toutes les colonnes sur lesquelles vous souhaitez vérifier les doublons.
J'ai mis cette formule dans la colonne H, puis j'ai glissé pour toutes mes rangées. Cette formule combine simplement toutes les données dans chaque colonne comme un gros morceau de texte. Maintenant, passez sur quelques colonnes supplémentaires et entrez la formule suivante:
=COUNTIF($H$1:$H$34, $H1) > 1
Ici, nous utilisons la fonction COUNTIF et le premier paramètre est l'ensemble de données que nous voulons regarder à. Pour moi, c'était la colonne H (qui a la formule de données de combinaison) de la ligne 1 à 34. C'est aussi une bonne idée de se débarrasser de la ligne d'en-tête avant de faire cela.
Vous voudrez aussi assurez-vous d'utiliser le signe dollar ($) devant la lettre et le numéro. Si vous avez 1000 lignes de données et que votre combinaison de lignes figure dans la colonne F, par exemple, votre formule ressemblerait à ceci:
=COUNTIF($F$1:$F$1000, $F1) > 1
Le deuxième paramètre n'a que le dollar signer en face de la lettre de la colonne de sorte qu'il est verrouillé, mais nous ne voulons pas verrouiller le numéro de ligne. Encore une fois, vous allez faire glisser vers le bas pour toutes vos lignes de données. Cela devrait ressembler à ceci et les lignes dupliquées devraient avoir TRUE dedans.
Maintenant, mettons en évidence les lignes qui ont TRUE en elles sont les lignes en double. Tout d'abord, sélectionnez la feuille de calcul entière de données en cliquant sur le petit triangle en haut à gauche de l'intersection des lignes et des colonnes. Allez maintenant à l'onglet Accueil, puis cliquez sur Mise en forme conditionnelleet cliquez sur Nouvelle règle.
Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater.
Dans la zone Formater les valeurs pour lesquelles cette formule est vraie:, entrez la formule suivante en remplaçant Ppar votre colonne qui a les valeurs VRAI ou FAUX. Assurez-vous d'inclure le symbole du dollar devant la lettre de colonne.
=$P1=TRUE
Une fois que vous avez fait cela, cliquez sur Format et cliquez sur l'onglet Remplissage. Choisissez une couleur et cela sera utilisé pour mettre en évidence toute la ligne en double. Cliquez sur OK et vous devriez maintenant voir les lignes en double sont en surbrillance.
Si cela n'a pas fonctionné pour vous, recommencez et recommencez lentement. Cela doit être fait exactement pour que tout fonctionne. Si vous ratez un seul symbole $ en cours de route, cela ne fonctionnera pas correctement.
Mises en garde avec suppression d'enregistrements en double
Il y a, bien sûr, quelques problèmes supprimer les enregistrements en double pour vous. Tout d'abord, vous devez faire attention à ne pas utiliser trop ou trop peu de colonnes pour Excel afin d'identifier les enregistrements en double.
Trop peu et vous pouvez par inadvertance supprimer les enregistrements dont vous avez besoin. Trop ou inclure une colonne d'identifiant par accident et aucun doublon ne sera trouvé.
Deuxièmement, Excel suppose toujours que le premier enregistrement unique qu'il rencontre est la fiche principale. Tous les enregistrements suivants sont supposés être des doublons. C'est un problème si, par exemple, vous n'avez pas modifié une adresse de l'une des personnes de votre fichier mais que vous avez créé un nouvel enregistrement.
Si le nouvel enregistrement (correct) apparaît après l'ancien ( Excel), Excel supposera que le premier enregistrement (obsolète) sera le fichier principal et supprimera tous les enregistrements ultérieurs qu'il trouvera. C'est pourquoi vous devez faire attention à la façon libérale ou conservatrice que vous laissiez Excel décider ce qui est ou n'est pas un enregistrement en double.
Dans ces cas, vous devez utiliser la méthode de surlignage en surbrillance
Finalement, Excel ne vous demande pas de vérifier si vous voulez vraiment supprimer un enregistrement. En utilisant les paramètres que vous choisissez (colonnes), le processus est complètement automatisé. Cela peut être dangereux quand vous avez un grand nombre d'enregistrements et que vous avez confiance que les décisions que vous avez prises étaient correctes et que vous permettez à Excel de supprimer automatiquement les enregistrements en double pour vous.
notre précédent article sur Suppression de lignes vides dans Excel. Profitez-en!