Google Drive est devenu un grand concurrent de Microsoft Office 365 pour le stockage cloud et les logiciels bureautiques. L'une des raisons de sa popularité est que vous pouvez vous familiariser avec les bases très rapidement.
Bien que les bases puissent être faciles à apprendre, bon nombre des meilleures fonctionnalités passent inaperçues. En fait, il existe des dizaines de fonctionnalités cachées dans les menus de Sheets, Docs et Google Drive lui-même.
Que vous cherchiez pour améliorer votre productivité, savoir comment rechercher des fichiers plus rapidement ou des conseils pour gérer vos sauvegardes dans le cloud, Google Drive sera plus puissant avec quelques conseils avancés de Google Drive - nous avons sélectionné les meilleurs ci-dessous.
Utiliser les outils de recherche avancée
L'un des plus gros problèmes que vous rencontrerez lorsque vous utiliserez plus fréquemment Google Drive est de retrouver des fichiers. Heureusement, Google Drive propose des fonctions de recherche avancées que vous pouvez utiliser pour localiser les fichiers.
Cliquez sur la barre de rechercheet cliquez sur Autres outils de recherche. Vous disposez désormais d'une liste complète d'outils pour affiner votre recherche. Par exemple, vous pouvez choisir un type de fichier - cela inclut tout, des photos et des présentations aux fichiers et dossiers .zip. Vous pouvez également rechercher le propriétaire, utile pour rechercher du contenu partagé.
Ce n'est que le début. Vous pouvez également filtrer les résultats en fonction de la dernière modification des fichiers, et également filtrer par texte trouvé dans le fichier lui-même. Par exemple, si vous avez écrit un article sur une recette spécifique, mais que vous vous souvenez d'un seul ingrédient que vous avez écrit dans l'article, vous pouvez trouver la recette en tapant l'ingrédient lui-même.
Historique d'accès & Restaurer les sauvegardes dans Google Docs & Sheets
Google Docs et Google Sheets seront automatiquement enregistrés lorsque vous continuerez à travailler sur votre document. Cependant, de nombreuses personnes ne savent pas que vous pouvez cliquer sur le texte Toutes les modifications enregistrées dans Drivepour voir et restaurer les versions antérieures.
Google Drive enregistrera automatiquement toutes les modifications depuis le début du temps, tant que vous avez créé le fichier pour la première fois sur Google Drive. Et avec un seul bouton, vous pouvez restaurer les anciennes versions. Alternativement, faites simplement défiler les révisions précédentes et cliquez sur chacune pour mettre toutes les modifications en surbrillance.
Cela peut être utile lorsque vous supprimez à nouveau l'ancien texte dont vous avez besoin à l'avenir, ou si vous devez vérifier les modifications passées pour tout détail manquant. Vous pouvez également cliquer sur n'importe quelle révision précédente et la renommer afin qu'elle soit plus facile à trouver et à gérer à l'avenir.
Limiter les autorisations à certaines cellules dans Google Sheets
Il est très facile de partager Google Sheets and Docs fichiers pour collaborer avec d'autres. Cliquez simplement sur Fichier>Partager>Obtenir un lien partageable.Cependant, dès que vous définissez les autorisations pour que toute personne disposant de ce lien puisse modifier votre document, elle peut apporter des modifications absolues à n'importe quoi par défaut.
Dans Google Sheets et, espérons-le, Google Docs à l'avenir, vous pouvez verrouiller manuellement certaines sections afin que personne, sauf le propriétaire d'origine, ne puisse les modifier. Cela peut être très utile lorsque vous travaillez sur un document avec un grand groupe, mais que vous avez besoin de certaines plages protégées contre la suppression accidentelle.
Pour commencer, cliquez sur et faites glisser la zone que vous souhaitez protéger, faites un clic droit puis cliquez sur Protéger la plage. De là, un nouveau panneau s'ouvrira sur le côté droit de votre écran. Donnez une description à la plage afin de comprendre ce qu'elle est plus tard, puis cliquez sur Définir les autorisations.
Vous pouvez désormais définir la plage pour qu'elle ne soit modifiable que par le propriétaire, utile pour les colonnes et les lignes épinglées. Ou vous pouvez définir des autorisations pour des personnes spécifiques par e-mail, utile si vous souhaitez verrouiller certaines pages ou lignes pour différentes tâches.
Créer rapidement du nouveau contenu avec des liens rapides
si vous souhaitez créer rapidement un document sans visiter Google Drive et passer par l'interface utilisateur, vous pouvez gagner du temps en tapant l'adresse suivante dans la barre d'adresse de votre navigateur. Assurez-vous d'être connecté au bon compte Google avant de procéder.
Après avoir utilisé ces liens une seule fois, ils apparaîtront à nouveau sous forme de suggestions lors de leur prochaine saisie dans la barre d'adresse de votre navigateur. La création d'un nouveau document peut donc être aussi simple que de taper Ddans la barre d'adresse de votre navigateur.
N'oubliez pas, vous devrez déplacer le document vers un dossier plus tard si vous souhaitez organiser vos fichiers un peu mieux.
Convertir Word en PDF ou Document PDF vers Word
Une fois que vous avez terminé avec un document Google Docs, vous pouvez le transformer en PDF très facilement. Cliquez simplement sur Fichier>Télécharger>PDF. Il existe également de nombreuses options ici pour d'autres formats de fichiers, y compris du texte brut (.txt), une publication EPUB (.epub) et un fichier Microsoft Word (.docx).
Vous pouvez également le faire l'autre contourner en téléchargeant un fichier .PDF sur votre lecteur, puis en cliquant dessus pour ouvrir l'aperçu, puis cliquez sur Ouvrir avec Google Docs. Le résultat que vous obtiendrez dans Google Docs dépendra de la façon dont le fichier .PDF a été créé, mais parfois vous pourrez modifier le texte dans le PDF et également modifier d'autres éléments.
Parfois, l'importation peut simplement apparaître comme une page vierge. Cela se produit généralement si une image a été convertie en PDF. Une fois la modification terminée, cliquez simplement sur Fichier
Créez facilement des dessins ou des diagrammes
Il est probablement préférable d'utiliser un outil tiers si vous avez besoin de graphiques détaillés, mais si vous devez être rapide, cliquer sur Insérer
Vous disposez des outils pour dessiner, créer des formes de base, ajouter du texte et importer d'autres images aussi. Il existe même des outils pour changer la position et la taille des formes et aligner les formes pour la symétrie. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez cliquer sur enregistrer et fermeret il sera importé dans votre document. Cette fonctionnalité est disponible dans l'ensemble de la suite d'applications Google Drive.