Comment configurer une absence du bureau dans Gmail

Si vous utilisez des clients de messagerie courants dans un environnement d'entreprise tel qu'Outlook, vous êtes probablement habitué à définir votre réponse d'absence du bureau. Saviez-vous que vous pouvez également configurer des réponses d'absence du bureau dans Gmail?

Étant donné que la plupart des gens utilisent Gmail comme compte de messagerie personnel, il peut être utile de les informer lorsque vous êtes en vacances ou en vacances .

Faire cela est assez simple dans Gmail, mais le processus est légèrement différent de celui auquel vous pourriez être habitué dans Outlook. Dans cet article, vous apprendrez comment configurer votre absence du bureau dans Gmail, comment le désactiver et ce que les gens peuvent s'attendre à voir de votre part lorsque vous l'avez activé.

Comment configurer Out d'Office dans Gmail

Si vous êtes sur le point de partir en vacances pendant un certain temps et que vous souhaitez avertir les gens que vous ne pourrez peut-être pas répondre à leur e-mail aussi rapidement que d'habitude, une réponse d'absence est la voie à suivre.

Pour commencer avec les étapes ci-dessous, connectez-vous d'abord à votre compte Gmail.

1. Sélectionnez l'icône en forme de roue dentée Paramètresdans l'angle supérieur droit de votre compte Gmail.

2. Sélectionnez Afficher tous les paramètresen haut de la liste des paramètres.

3. Faites défiler la page jusqu'à la section Répondeur de vacancesen bas. Modifiez le paramètre sur Répondeur de vacances sur.

4. Sélectionnez le premier jour de vos vacances. Saisissez la ligne d'objet et le message auxquels vous souhaitez répondre automatiquement chaque fois que des personnes vous envoient un e-mail.

Notez les options suivantes lorsque vous remplissez ce formulaire.

Il n'est pas nécessaire d'activer et de sélectionner un Dernier jour, mais c'est une bonne idée de le faire pour ne pas oublier de laisser votre répondeur de vacances activé.

Par défaut, le champ de message utilise un éditeur de mise en forme riche dans lequel vous pouvez utiliser la barre de mise en forme pour formater le texte du message. Si vous sélectionnez Texte brutau-dessus du champ du message, la mise en forme deviendra du texte brut.

Sélectionnez Envoyer une réponse uniquement aux personnes de mes contactssi vous souhaitez cibler les réponses automatiques du répondeur de vacances uniquement aux personnes que vous connaissez déjà et ignorer toutes les autres. C'est une bonne idée si vous ne voulez pas que des étrangers sachent que vous êtes loin de chez vous pendant une période prolongée.

5. Sélectionnez Enregistrer les modificationspour activer le répondeur de vacances.

Comment désactiver la fonction d'absence du bureau dans Gmail

Il existe deux façons de désactiver le répondeur de vacances. Tant qu'il est activé, vous verrez un message en haut de votre boîte de réception sur l'état du répondeur.

Vous pouvez sélectionner Terminer maintenantpour désactiver instantanément le répondeur. C'est un moyen rapide de le désactiver sans avoir à rechercher à nouveau dans vos paramètres Gmail pour modifier les paramètres du répondeur.

Cependant, si vous préférez désactiver le répondeur de vacances dans les paramètres Gmail, vous pouvez soit sélectionner Paramètres de vacancesdans le message de notification, ou vous pouvez revenir à votre fenêtre Paramètres de Gmail.

Faites défiler vers le bas du menu Paramètres de Gmail pour trouver le Répondeur de vacancesà nouveau.

Sélectionnez Répondeur vacances désactivépour désactiver le répondeur automatique.

Remarque: vous n'aurez pas à faire cela si vous avez défini le champ Dernier joursur la date de fin de vos vacances. Le répondeur de vacances sera automatiquement désactivé après cette date.

Mais si vous souhaitez désactiver le répondeur de vacances avant le paramètre Dernier jour, la procédure ci-dessus fonctionnera.

Fonctionnement du répondeur de vacances Gmail Fonctionne

Gardez à l'esprit que puisque vous ne pouvez saisir que les dates de début et de fin du répondeur de vacances, les heures sont définies automatiquement par e-mail.

Heure de début: 12 : 00 AM minuit

Heure de fin: 23 h 59

Si vous préférez que l'heure commence à minuit avant le jour de vos vacances, définissez la date de début un jour avant le début de vos vacances.

Les personnes qui vous envoient un e-mail alors que vous avez activé le répondeur de vacances verront le comportement suivant de votre compte Gmail.

Les gens verront votre réponse automatique la première fois qu'ils vous enverront un message. S'ils vous envoient un nouveau message, la réponse automatique ne sera pas envoyée.

Si quatre jours passent et que la même personne vous envoie un message, la réponse automatique se déclenchera à nouveau.

Si vous modifiez votre réponse de vacances, le minuteur recommence et toute personne qui vous envoie un message la première fois après la modification recevra une réponse automatique.

Gmail est suffisamment intelligent pour ne pas répondre automatiquement aux messages qui sont automatiquement triés dans le dossier spam ou les listes de diffusion.

Les autres utilisateurs de Gmail verront votre statut «absent du bureau» s’ils commencent à vous écrire.

Créez des réponses d'absence du bureau plus intelligentes dans Gmail avec des filtres

Si vous souhaitez créer une réponse automatique plus ciblée avec des messages personnalisés pour des personnes spécifiques, vous pouvez le faire ceci en utilisant Filtres Gmail.

Avant de pouvoir utiliser un filtre pour la relecture automatique, vous devez créer un modèle de courrier électronique avec lequel répondre. Pour ce faire, rédigez un nouvel e-mail dans Gmail avec l'e-mail auquel vous souhaitez répondre. Ensuite, sélectionnez le menu à trois points "Plus" dans le coin inférieur droit de la fenêtre, puis sélectionnez Modèles, sélectionnez Enregistrer le brouillon comme modèle, puis sélectionnez Enregistrer comme nouveau modèle.

Donnez un nom au modèle dans la fenêtre contextuelle.

Pour accéder aux filtres Gmail, revenez dans les paramètres Gmail. Sélectionnez Filtres et adresses bloquéesen haut de la fenêtre Paramètres.

Faire défiler vers le bas de cette page et sélectionnez Créer un nouveau filtre.

4. Dans le formulaire Créer un filtre, saisissez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez répondre automatiquement dans le champ De. Sélectionnez Créer un filtrelorsque vous avez terminé.

Dans la fenêtre Créer un filtre, cochez la case en regard de Envoyer modèle. Dans la liste déroulante, sélectionnez le modèle Boss Replyque vous avez créé précédemment.

Enfin, sélectionnez simplement le Bouton Créer un filtreen bas et votre nouveau filtre et votre réponse automatique sont désormais actifs.

Maintenant, à tout moment, la personne avec l'adresse que vous ont défini dans le filtre vous envoie un e-mail, ils recevront une réponse absent du bureau avec le modèle que vous avez créé.

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