Conserver une copie personnelle de vos e-mails peut s'avérer utile lorsque vous devez vous y référer ultérieurement. Par exemple, vous souhaiterez peut-être documenter des échantillons pour votre prochain travail, enregistrer des projets sur lesquels vous avez travaillé ou conserver les commentaires que vous avez reçus.
Il existe plusieurs méthodes que vous pouvez utiliser pour sauvegardez vos e-mails professionnels. L'un d'eux est de l'enregistrer au format PDF. S'il s'agit d'un e-mail professionnel, vous devrez vérifier auprès de votre superviseur ou de votre service informatique avant d'archiver votre e-mail afin d'éviter toute ramification juridique.
Quelle que soit votre raison, nous vous montrerons comment enregistrer un e-mail au format PDF en quelques étapes simples.
Comment enregistrer un e-mail au format PDF
Ce guide explique comment enregistrer des e-mails au format PDF sur Gmail, Outlook ou l'application Mail pour Mac.
Outlook (Windows)
Vous pouvez enregistrer un e-mail au format PDF depuis Outlook sur votre ordinateur ou votre téléphone en suivant ces étapes.
Ouvrez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer au format PDF, puis sélectionnez Fichier>Imprimer.
Sélectionnez Microsoft Print to PDFdans le menu déroulant sous la section Imprimante.
Ensuite, sélectionnez Imprimer.
Allez dans le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier PDF dans Enregistrer la sortie d'impression souscase.
Vous pouvez renommer le fichier dans le champ Nom du fichierpuis sélectionner Enregistrezpour appliquer les modifications.
Dans les versions précédentes d'Outlook (2010 ou antérieures), vous devez enregistrer le message électronique en tant que fichier HTML, puis le modifier en fichier PDF.
Sélectionnez Fichier>Enregistrer sousdans la fenêtre de l'e-mail .
Allez dans la case Enregistrer souset recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le Fichier PDF. Renommez le fichier PDFdans le champ Nom du fichieret sélectionnez HTML dans le menu déroulant Enregistrer sous le type.
Sélectionnez Enregistrer, ouvrez un document Word, sélectionnez Fichier>Ouvrez, puis sélectionnez le fichier HTMLque vous avez enregistré précédemment.
Sélectionnez Fichier>Enregistrer sous, choisissez un emplacementoù vous souhaitez enregistrer le fichier, puis sélectionnez PDF dans le menu déroulant Enregistrer sousType.
Sélectionnez Enregistreret recherchez le fichier PDF dans le dossier que vous avez sélectionné.
Remarque : Si vous utilisez Outlook 2007, vous aurez peut-être du mal à trouver l'option permettant d'enregistrer un e-mail sous forme de fichier PDF. Au lieu de cela, vous pouvez copier le message électronique, le coller dans un document Word, puis enregistrer le document en tant que fichier PDF. Le message n'aura pas d'en-tête, mais vous pouvez le saisir manuellement dans le document Word.
Outlook (Mac)
Les étapes sont légèrement différentes si vous utilisez Outlook sur un Mac et que vous souhaitez enregistrer un e-mail sous forme de fichier PDF.
Ouvrez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer au format PDF dans Outlook et sélectionnez Fichier>Imprimer.
Ensuite, sélectionnez Enregistrer en PDFdans le PDFmenu déroulant.
Entrez le nom de fichierdu PDF que vous souhaitez enregistrer .
Sélectionnez la flèche à côté de Oùet accédez au dossier que vous souhaitez enregistrer votre fichier PDF.
Ensuite, sélectionnez Enregistrer.
Application de messagerie
L'application de messagerie est disponible pour les utilisateurs d'appareils macOS et iOS. Vous pouvez également enregistrer un e-mail de l'application Mail sous forme de fichier PDF sur votre Mac ou iPhone/iPad.
Mac
Si vous souhaitez enregistrer un e-mail au format PDF à utiliser ailleurs ou à stocker pour référence future, procédez comme suit.
Ouvrez l'application Mailet sélectionnez la conversation par e-mail(s) que vous souhaitez enregistrer en tant que fichier PDF.
Sélectionnez Fichier>Exporter au format PDFpour enregistrer l'e-mail au format PDF.
iOS (iPhone/iPad)
Si vous utilisez l'application Mail sur votre appareil iOS, vous pouvez toujours enregistrer un e-mail sous forme de fichier PDF.
Ouvrez l'application Mail sur votre iPhone/iPad , sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer.
Appuyez sur la flèchedu bas.
Ensuite, appuyez sur Imprimerdans le menu.
L'impression l'écran du document s'affiche. Maintenant, vous devez zoomer sur le message électronique en pinçant vers l'extérieur depuis le centre.
Lorsque vous faites cela, un nouvel écran apparaîtra et l'e-mail sera converti en PDF. Il ne vous reste plus qu'à partager le PDF. Appuyez sur Partageren haut à droite de l'écran.
Ensuite, appuyez sur Enregistrer dans des fichiersdans le Menu Partager.
Sélectionnez un dossier et appuyez sur Enregistrer.
Vous pouvez également utiliser l'application Raccourcis pour enregistrer les e-mails sous forme de fichiers PDF.
Ouvrez les Raccourcissur votre iPhone/iPad et appuyez sur les trois points à côté du raccourci Créer un PDF.
Appuyez sur les trois pointsen haut à droite de l'écran, puis activez Afficher dans la feuille de partagesur Activé.
Gmail
Si vous utilisez Gmail comme application de messagerie par défaut, vous pouvez enregistrer votre e-mail sous forme de fichier PDF sur votre ordinateur ou appareil mobile.
Windows
Si vous utilisez Gmail sur un PC Windows 10, vous pouvez enregistrer un e-mail message sous forme de fichier PDF en quelques étapes rapides.
Ouvrez l'e-mail et sélectionnez Plus(trois points) à côté de l'icône Répondre.
Ensuite, sélectionnez Imprimer.
Remarque : Si vous souhaitez imprimer l'intégralité d'un fil de discussion, sélectionnez Imprimertout.
Dans la boîte de dialogue d'impression qui s'affiche, sélectionnez Microsoft Print to PDFcomme destination d'impression.
Remarque : Sélectionnez Ctrl+ Psi vous ne voyez pas la boîte de dialogue d'impression
Sélectionnez Imprimer.
Mac
Les étapes pour enregistrer un e-mail au format PDF dans Gmail sont légèrement différentes de Windows sur un Mac.
Ouvrez l'e-mail et sélectionnez Plus(trois points)
Sélectionnez Imprimer.
Sélectionnez le menu déroulant PDFpuis sélectionnez Enregistrer en PDF.
Ensuite, sélectionnez un dossierdans lequel vous allez enregistrer votre fichier PDF, puis choisissez Enregistrez.
Android
Si vous avez un appareil Android et utilisez l'application Gmail, vous pouvez enregistrer un e-mail sous forme de fichier PDF sur votre téléphone ou votre tablette.
Ouvrez la conversation par e-mail dans Gmail et sélectionnez Plus(trois points) >Imprimer.
Ensuite, appuyez sur la flèche déroulanteen haut à droite.
Appuyez sur Enregistrer au format PDF.
Ensuite, appuyez sur l'icône PDFou Imprimer.
Sélectionnez un emplacement pour enregistrer votre fichier PDF.
iOS
Dans Gmail pour iOS, vous pouvez enregistrer ou imprimer un e-mail sous forme de fichier PDF .
Ouvrez l'e-mail dans Gmail et appuyez sur Plus(trois points).
Appuyez sur Imprimer.
Ensuite, appuyez sur AirPrint.
Pincez et zoomez sur les vignettes des pages que vous voyez dans les options de l'imprimante pour convertir votre e-mail au format PDF.
Appuyez sur Partagerdans l'écran d'aperçu PDF .
Ensuite, appuyez sur Enregistrer dans des fichierspour enregistrer votre PDF localement.
Conserver ces e-mails en tant que documents pour une utilisation future
Enregistrer vos e-mails sous forme de fichiers PDF est un moyen pratique de sauvegarder, partager des messages spécifiques ou simplement les rendre facilement accessibles.
Découvrez d'autres guides sur la façon de éditer un PDF, convertir un PDF en un fichier Word ou insérez votre PDF dans un document Word.
Est-ce que c'était guide utile? Partagez avec nous dans un commentaire.
Articles Similaires: