La saisie automatique dans Microsoft Excel est un outil formidable qui simplifie la saisie des données. En utilisant le bouton Remplissage automatique ou en faisant simplement glisser votre curseur, vous pouvez remplir automatiquement les cellules en quelques secondes. Cependant, cette fonctionnalité offre bien plus qu'il n'y paraît.

Vous pouvez utiliser la saisie automatique pour des tâches simples, comme remplir les jours de la semaine. Mais vous pouvez aller plus loin avec cet outil et remplir les dates, les modèles et le formatage. De plus, vous pouvez remplir les cellules avec des valeurs qui augmentent d'un certain montant et même combiner le texte de différentes lignes.

Même si vous avez déjà utilisé la saisie automatique, jetez un œil à ces différentes manières d'utiliser cette fonctionnalité dont vous ignorez peut-être l'existence. C'est vrai, il est temps de tirer le meilleur parti de la fonctionnalité de saisie automatique dans Excel.

Remplir automatiquement une liste

En commençant par la tâche la plus simple que vous puissiez effectuer avec la saisie automatique Excel, vous pouvez facilement remplir une liste d'éléments. Cela inclut les listes intégrées ou les les listes que vous créez personnalisés.

Excel propose les mois et les jours sous forme de mots complets ou d'abréviations de trois lettres intégrées. Prenons la liste des jours comme exemple.

Saisissez le premier élément de liste dans une cellule, puis sélectionnez la cellule.

Faites glisser la Poignée de remplissage(carré) dans le coin inférieur droit de la cellule dans la direction dans laquelle vous souhaitez remplir les cellules. Au fur et à mesure que vous faites glisser, vous verrez chaque élément de la liste lorsque vous parcourez chaque cellule.

Lâchez lorsque vous atteignez la fin et vous verrez vos cellules remplies.

Si vous avez configuré des listes personnalisées dans Excel, l'application le reconnaît lorsque vous utilisez également la saisie automatique. Ici, nous avons une liste personnalisée de couleurs que nous pouvons saisir à l'aide de la saisie automatique.

Conseil : Pour afficher ou créer des listes, accédez à Fichier>Options. Sélectionnez Avancéà gauche et le bouton Modifier les listes personnaliséesà droite.

Remplir automatiquement un modèle

Une autre excellente manière d'utiliser la saisie automatique consiste à définir un modèle dans vos données. Peut-être avez-vous des plages de chiffres ou de lettres dans votre ensemble de données. En sélectionnant deux cellules ou plus, vous pouvez faire glisser pour remplir les cellules restantes.

Pour un exemple simple, nous avons les lettres A, C et E. Nous voulons remplir les cellules restantes avec les mêmes lettres dans cet ordre..

Sélectionnez au moins deux cellules contenant le modèle que vous souhaitez répliquer. Ici, nous sélectionnons les trois cellules car c'est le modèle complet.

Faites glisser la Poignée de remplissagedans le coin inférieur droit de la cellule dans la direction dans laquelle vous souhaitez remplir.

Relâchez lorsque vous remplissez le nombre de cellules souhaité.

Dates de saisie automatique

Lorsque vous saisissez des dates dans Excel, l'application est suffisamment intelligente pour le reconnaître, ce qui vous permet d'utiliser la saisie automatique pour compléter une série séquentielle de dates. De plus, vous pouvez renseigner les dates en ajustant le mois, le jour ou l'année, vous offrant ainsi plusieurs options.

Dates d'ajustement du remplissage de base

Par défaut, lorsque vous utilisez la saisie automatique pour le format de date courte (MM/JJ/AAAA), vous verrez la date augmenter automatiquement.

Saisissez une date dans une cellule en utilisant le format ci-dessus et sélectionnez la cellule.

Faites glisser la Poignée de remplissagedans la direction dans laquelle vous souhaitez remplir.

Relâchez lorsque vous remplissez le nombre de cellules souhaité.

Si vous choisissez plutôt le format de date longue (Jour, Mois, Date et Année), cela fonctionne de la même manière. Vous verrez la date augmenter de un.

Autres options de saisie automatique des dates

En plus des deux options de remplissage simples ci-dessus pour les dates, vous disposez d'options supplémentaires pour augmenter les jours de la semaine, les mois ou années plutôt que les dates.

Saisissez une date dans une cellule en utilisant votre format préféré et sélectionnez la cellule.

Maintenez le bouton droit de la sourisenfoncé tout en faisant glisser la poignée de remplissagedans la direction dans laquelle vous souhaitez remplir.

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Lorsque vous atteignez le nombre de cellules que vous souhaitez remplir, relâchez et vous verrez une fenêtre pop-up.

Choisissez le type de remplissage que vous souhaitez utiliser : jours, jours de la semaine, mois ou années.

Vous verrez alors vos dates remplies avec l'option que vous avez sélectionnée. Ici, nous avons choisi des mois.

Remplissage automatique avec ou sans formatage

Une autre façon très pratique d'utiliser la saisie automatique dans Excel consiste à effectuer le formatage. Vous pouvez remplir les cellules avec uniquement la mise en forme de votre cellule sélectionnée ou avec les données n'incluant pas la mise en forme. Regardons quelques exemples..

Formatage de remplissage

Ici, nous avons un cellule formatée avec une police rouge en italique et une couleur de remplissage jaune. Nous prévoyons de saisir d'autres données dans les cellules sans rapport, mais souhaitons copier ce formatage pour gagner du temps.

Sélectionnez la cellule contenant la mise en forme que vous souhaitez remplir.

Maintenez le bouton droit de la sourisenfoncé tout en faisant glisser la poignée de remplissagedans la direction dans laquelle vous souhaitez remplir.

Lorsque vous atteignez le nombre de cellules que vous souhaitez remplir, relâchez et vous verrez cette fenêtre pop-up.

Choisissez Remplir le formatage uniquement.

Ensuite, lorsque vous saisissez du texte dans l'une des cellules que vous avez remplies, vous verrez qu'il est formaté de la même manière que la cellule sélectionnée.

Remplir sans formatage

Peut-être souhaitez-vous faire le contraire de ce qui précède. Vous pouvez remplir les données mais supprimer le formatage. Ici, nous utiliserons une cellule avec le même formatage que ci-dessus ; cependant, nous souhaitons uniquement remplir les dates.

Sélectionnez la cellule contenant les données que vous souhaitez remplir.

Maintenez le bouton droit de la sourisenfoncé tout en faisant glisser la poignée de remplissagedans la direction dans laquelle vous souhaitez remplir.

Lorsque vous atteignez le nombre de cellules que vous souhaitez remplir, relâchez et vous verrez à nouveau cette fenêtre contextuelle.

Choisissez Remplir sans formatage.

Ensuite, vous verrez les données remplir les cellules mais sans le formatage.

Remplir automatiquement les montants linéaires

Si vous souhaitez remplir des chiffres qui augmentent dans chaque cellule, vous pouvez également utiliser la saisie automatique. Avec l'option Tendance linéaire, chaque montant est augmenté du montant dans les cellules que vous sélectionnez. Ceci est mieux expliqué avec un exemple.

Ici, nous avons les nombres 20 et 30. Avec le remplissage automatique de tendance linéaire, nous pouvons remplir les cellules restantes en augmentant chacune de 10 car il s'agit d'une augmentation entre 20 et 30.

Sélectionnez les deux cellules contenant les nombres.

Maintenez le bouton droit de la sourisenfoncé tout en faisant glisser la poignée de remplissagedans la direction dans laquelle vous souhaitez remplir.

Lorsque vous atteignez le nombre de cellules que vous souhaitez remplir, relâchez et vous verrez cette fenêtre pop-up mais avec des options supplémentaires disponibles..

Sélectionnez Tendance linéaire.

Vous verrez alors vos chiffres augmenter.

Montants linéaires exacts

Si vous préférez sélectionner la valeur exacte de l'augmentation ainsi que la valeur d'arrêt, vous pouvez le faire en utilisant le bouton de remplissage automatique et une seule cellule.

Sélectionnez la cellule contenant le numéro.

Accédez à l'onglet Accueilet ouvrez le menu déroulant Remplissage automatiquedans le groupe Modification. Choisissez Série.

Dans la boîte de dialogue Série, marquez les options Lignesou Colonnespour les cellules adjacentes que vous souhaitez remplir et Linéairecomme Type. . Remarque : La case à cocher Trendeffectue la même action que l'option Tendance linéaire ci-dessus lors de l'utilisation de la poignée de remplissage.

Entrez la Valeur du pasqui correspond au nombre que vous souhaitez augmenter pour chaque cellule. Vous pouvez éventuellement saisir une Valeur d'arrêtqui correspond au nombre par lequel vous souhaitez terminer la série. Sélectionnez OK.

Vous verrez alors vos cellules remplies en commençant par le nombre que vous avez sélectionné, en ajoutant la valeur de pas à chacune et en terminant par la valeur d'arrêt.

Remplir automatiquement les montants de croissance

La tendance de croissance est similaire à l'option de tendance linéaire ci-dessus. La différence ici est que les nombres sont multipliés par une valeur de pas plutôt que ajoutés.

Ici, nous avons les nombres 2 et 6. Avec la fonction de remplissage automatique des tendances de croissance, nous pouvons remplir les cellules restantes avec tous les nombres augmentant par multiples de 3, car il s'agit de l'augmentation entre 2 et 6.

Sélectionnez les deux cellules contenant les nombres.

Maintenez le bouton droit de la sourisenfoncé tout en faisant glisser la poignée de remplissagedans la direction dans laquelle vous souhaitez remplir.

Lorsque vous atteignez le nombre de cellules que vous souhaitez remplir, relâchez et vous verrez la fenêtre pop-up.

Sélectionnez Tendance de croissance.

Vous verrez alors vos nombres multipliés.

Montants de croissance exacts

Si vous préférez sélectionner la valeur exacte de l'augmentation de la croissance ainsi que la valeur d'arrêt, vous pouvez le faire en utilisant le bouton Remplissage automatique, tout comme avec le remplissage automatique linéaire..

Sélectionnez la cellule contenant le numéro.

Accédez à l'onglet Accueil, ouvrez le menu déroulant Remplissage automatiqueet choisissez Série.

Dans la case, marquez les options Lignesou Colonnespour l'endroit où vous souhaitez remplir et Croissancecomme type. Remarque : La case à cocher Tendanceeffectue la même action que l'option Tendance de croissance ci-dessus lors de l'utilisation de la poignée de remplissage.

Entrez la Valeur du pasqui est le nombre par lequel vous souhaitez multiplier chaque cellule. Vous pouvez éventuellement saisir une Valeur d'arrêtqui correspond au nombre par lequel vous souhaitez terminer la série. Sélectionnez OK.

Vous verrez alors vos cellules remplies en commençant par le nombre que vous avez sélectionné, en multipliant la valeur du pas et en terminant par la valeur d'arrêt.

Remplissage automatique pour combiner du texte

Une autre tâche qui vous fait gagner du temps avec la saisie automatique consiste à combiner le texte de différentes lignes dans une seule cellule. Cela s'appelle Fill Justify et c'est une fonctionnalité super intéressante.

Commencez par augmenter la largeur de la colonne qui contiendra le texte combiné. Vous pouvez simplement sélectionner l'en-tête de colonne et faire glisser la flèche qui apparaît à droite pour augmenter la largeur. Si vous sautez cette étape, le résultat ne sera pas précis.

Sélectionnez les cellules dans les lignes contenant le texte.

Accédez à l'onglet Accueil, ouvrez le menu déroulant Remplissage automatiqueet choisissez Justifier.

Vous verrez alors le texte des cellules combinées en une seule cellule.

Exploiter tout le potentiel de la saisie automatique

La saisie automatique dans Excel peut être utilisée pour bien plus que simplement remplir les jours de la semaine. Avec ces utilisations plus avancées, vous pouvez non seulement gagner du temps, mais en même temps réduire le risque d'erreurs dues à des fautes de frappe ou à des erreurs de calcul dans votre feuille de calcul.

Pour en savoir plus, consultez également comment utiliser Flash Fill dans Excel.

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