Si vous êtes un utilisateur de Microsoft 365, vous avez peut-être vu l'icône de l'application Power Automate répertoriée parmi les applications Microsoft que vous connaissez mieux, comme Exceller, Powerpoint et Outlook. Nous discuterons de ce qu'est Power Automate et de ce qu'il peut faire. Ensuite, nous examinerons quelques modèles Power Automate utiles que vous pouvez implémenter immédiatement.
De nombreux travaux de bureau impliquent des tâches répétitives qui ne nécessitent pas l'intervention d'un spécialiste des fusées, comme l'enregistrement d'un pièce jointe dans un dossier particulier sur OneDrive ou Dropbox ou la création d'une tâche dans Microsoft Planificateur à partir d'un message dans Microsoft Teams. Ce sont les types de tâches pour lesquelles Power Automate a été conçu.
Qu'est-ce que Microsoft Power Automate ?
Microsoft Power Automate s'appelait auparavant Microsoft Flow. C'est une boîte à outils similaire à IFTTT (Si ceci alors cela) que vous pouvez utiliser pour faire des choses comme :
En d'autres termes, Microsoft Power Automate vous permet de remplacer les processus manuels et parfois complexes par des workflows automatisés.
Pas seulement pour les applications Microsoft
Comme vous vous en doutez, Microsoft Power Automate se connecte à d'autres applications Microsoft. Vous pouvez, par exemple, configurer un processus dans Power Automate qui prend un message que vous recevez dans Microsoft Teams et l'enregistre dans Microsoft OneNote.
Mais ce qui rend Power Automate vraiment utile, c'est qu'il peut également se connecter à une tonned'applications tierces. La dernière fois que nous avons vérifié, Power Automate se connecte à plus de 500 autres services. Ouah.
Trois types de flux
Microsoft classe les choses que vous pouvez faire dans Power Automate en trois types de flux :
Voici examinez chaque type de flux et expliquez pourquoi vous pourriez l'utiliser.
Les flux cloud de Power Automate
Les flux cloud dans Microsoft Power Automate peuvent être divisés en trois catégories :
Les flux automatisés sont déclenchés par un événement, comme lorsqu'un un nouveau tweet est publié avec un hashtag particulier ou lorsque vous recevez un e-mail d'une personne spécifique. Vous pouvez utiliser un flux automatisé pour connecter des comptes et leur permettre de communiquer entre eux. Par exemple, vous pouvez créer une automatisation qui vous envoie un SMS chaque fois que vous recevez un e-mail de votre patron.
Le clic sur un bouton déclenche des flux instantanés. Disons que vous envoyez à votre équipe à plusieurs reprises un rappel pour rejoindre la réunion d'équipe quotidienne. Vous pouvez créer un bouton pour automatiser cela. Créez le bouton, puis chaque fois que vous cliquez sur ce bouton, un e-mail est automatiquement envoyé à votre équipe pour lui rappeler de rejoindre la réunion. Non seulement cela vous fera gagner du temps, mais cela réduira également les erreurs, comme laisser quelqu'un par inadvertance hors de l'e-mail.
Un flux planifié automatise les tâches selon un calendrier. Par exemple, vous pouvez créer un flux planifié qui télécharge automatiquement des données sur un site SharePoint ou une base de données spécifique.
Ce sont les trois types de flux Power Automate qui traitent les informations dans le cloud. Ensuite, nous examinerons les flux pour les tâches que vous effectuez sur votre bureau.
Flux de bureau de Power Automate
Microsoft dispose d'un outil appelé Power Automate Desktop qui étend les capacités de Power Automate, vous permettant d'automatiser les processus de bureau répétitifs, et qui inclut les actions que vous effectuez sur le la toile. C'est similaire à l'enregistrement d'une macro dans Excel. Vous pouvez enregistrer une série d'actions et spécifier les conditions qui doivent être vraies pour déclencher cet ensemble d'actions.
Par exemple, vous pouvez créer un flux de bureau qui extrait des données de un site Web et l'ajoute à un fichier Excel. Ou vous pouvez configurer un flux qui combine des documents Microsoft Word en PDF.
Flux de processus métier de Power Automate
Disons que vous avez des employés qui répondent aux demandes de service client. Quel que soit l'employé qui interagit avec un client, vous voulez qu'il suive exactement les mêmes étapes, afin que l'expérience client soit cohérente.
En d'autres termes, vous pouvez utiliser un flux de processus métier pour définir une série d'étapes à suivre par les utilisateurs pour obtenir un résultat particulier. Au lieu de s'appuyer uniquement sur la formation des employés, les flux de processus métier guident l'employé et l'aident à éviter les erreurs.
Modèles Power Automate utiles
Peut-être le moyen le plus simple de comprendre ce que Microsoft Power Automate peut faire est d'explorer certains modèles. Si vous avez utilisé IFTTT, vous connaissez ce concept. Les modèles Power Automate sont comme applets ou recettes dans IFTTT.
Vous pouvez utiliser les modèles Power Automate tels quels ou les modifier pour les adapter à vos circonstances et objectifs spécifiques. En voici quelques-uns pour vous aider à démarrer.
Modèles de flux automatisés utiles
Chaque fois que vous recevez un e-mail avec une pièce jointe, la pièce jointe sera enregistrée sur votre OneDrive dans un dossier appelé Pièces jointes d'e-mail de Power Automate.
Chaque fois qu'il y a un tweet sur un mot-clé que vous spécifiez, Power Automate enverra un e-mail avec quelques informations de base sur l'utilisateur du compte qui a publié le tweet.
Modèles de flux instantanés utiles
Ce modèle de flux crée un bouton qui vous enverra un rappel différé personnalisé.
Ce flux vous permet de planifier une réunion avec l'expéditeur de n'importe quel message d'un canal ou d'un chat Microsoft Teams.
Planifié utile Modèles de flux
Ce modèle examinera votre calendrier et vous enverra un résumé par e-mail de votre semaine à venir, y compris des informations sur les vols, les hôtels et la météo.
C'est un excellent programme pour les personnes qui oublient de regarder l'horaire de demain mais consultent fréquemment leurs e-mails. S'il y a des réunions le lendemain avant l'heure que vous spécifiez, il enverra un rappel à votre e-mail Outlook.
Passez plus de temps à faire les choses que personne d'autre ne peut faire
Le slogan de Microsoft pour Power Automate est : "Prenez soin de ce qui est important. Automatisez le reste. Vous devez admettre qu'ils marquent un point. Si vous automatisez ce qui peut être automatisé, cela vous laisse plus de temps pour des choses plus importantes comme l'élaboration de stratégies, la réflexion approfondie et la détente. L'avenir, c'est maintenant, et il est temps de mettre les robots au travail pour vous !