Comment utiliser le publipostage dans Word pour créer des lettres, des étiquettes et des enveloppes

Le publipostage est une fonctionnalité de Microsoft Word qui vous aide à rationaliser la création de lettres, d'étiquettes, d'enveloppes, d'e-mails et d'un répertoire personnalisés. Étant donné que le publipostage ne fait pas partie des fonctionnalités MS Word les plus couramment utilisées, certains utilisateurs peuvent ne pas savoir comment effectuer un publipostage dans Word pour créer des lettres, des étiquettes et des enveloppes.

Si vous essayez de gagner du temps sur la personnalisation manuelle de chaque lettre, étiquette ou autre document, le publipostage peut s'avérer utile. Même si vous n'avez jamais essayé de créer une lettre de publipostage, le processus est assez simple et nous vous expliquons chaque étape ci-dessous.

Comment créer des lettres de publipostage

Microsoft Word dispose d'un assistant qui vous guide à travers créer des lettres de publipostage. L'assistant vous demandera la lettre que vous souhaitez utiliser et les destinataires de la lettre en cours de route, alors assurez-vous d'avoir une liste de destinataires prête à être insérée. Si vous ne le faites pas, pas de problème, vous pouvez toujours ajouter une liste de destinataires manuellement.

Ouvrez un document Word et tapez votre message. Omettez les éléments personnalisés (par exemple, titre, nom, ville, etc.). Pour l'instant, vous pouvez simplement laisser un espace vide pour l'endroit où vous souhaitez insérer ces éléments, comme ceci :

Lorsque votre modèle est prêt, sélectionnez Diffusion>Démarrer le publipostage>Assistant Fusion et publipostage pas à pasdans le ruban supérieur.

Un nouveau volet apparaîtra le long du bord droit de votre fenêtre MS Word. C'est l'assistant qui vous guidera tout au long du processus. Dans un premier temps, vous devrez sélectionner le type de document sur lequel vous travaillez. Sélectionnez Lettreset choisissez Suivant : Document de départ.

Vous devrez choisir le document que vous souhaitez utiliser pour le publipostage dans la prochaine étape.
Si vous avez déjà saisi du contenu pour votre lettre, sélectionnez Utiliser le document actuel.
Si vous souhaitez utiliser un modèle prêt à l'emploi, sélectionnez Commencer à partir d'un modèle.Lorsque vous avez choisi un document de départ, cliquez sur Sélectionner les destinataires.

L'étape suivante consiste à sélectionner les destinataires. En supposant que vous ayez une feuille Excel remplie avec les données du destinataire, vous pouvez importer les données en sélectionnant l'option Utiliser un fichier existantet en sélectionnant Parcourirdans la section suivante.

Naviguez jusqu'à la feuille contenant la liste des destinataires à l'aide de l'explorateur, sélectionnez la feuille et sélectionnez Ouvrir.

Lorsque vous sélectionnez la feuille, la fenêtre Sélectionner un tableaus'affiche. Sélectionnez le(s) tableau(x) pertinent(s). Assurez-vous de cocher la case à côté du texte La première ligne de données contient des en-têtes de colonnesi cela est vrai pour vos données, puis sélectionnez OK.

Ensuite, vous verrez la liste des destinataires que Word utilisera dans votre fusion. Si tout semble correct, sélectionnez OK.

Lorsque vous avez ajouté la feuille Excel, sélectionnez Suivant : Rédigez votre lettre.

Vous êtes maintenant prêt à ajouter des espaces réservés dans votre lettre. Amenez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez ajouter l'espace réservé et sélectionnez Plus d'élémentsdans le volet de publipostage.

Le Insérer un champ de fusions'ouvrira à partir de laquelle vous pourrez sélectionner l'espace réservé approprié et sélectionner Insérerpour l'ajouter à votre lettre.

Lorsque vous avez inséré tous les champs de fusion, sélectionnez Suivant : Prévisualiser vos lettres.

Cela vous montrera un aperçu de toutes les lettres générées avec le publipostage. Vous pouvez utiliser les boutons fléchés dans le volet de fusion et publipostage pour changer l'aperçu des lettres.

Sélectionnez Suivant : Terminer la fusion. À l'étape suivante, sélectionnez soit Imprimer(si vous souhaitez imprimer toutes les lettres) ou Modifier les lettres individuelles>Tous(si vous allez pour fusionner les lettres en un seul document).

Comment créer des étiquettes de publipostage

C'est toujours une bonne idée de compiler votre liste de diffusion proprement dans une feuille Excel afin que vous ne vous sentiez pas étourdi lorsque vous avez besoin des coordonnées de quelqu'un. Cependant, si vous souhaitez imprimer les étiquettes, votre compilation de feuilles Excel ne suffira pas. Au lieu de cela, vous devrez créer des étiquettes de publipostage sur MS Word.

Si vous avez déjà une feuille Excel avec les détails de l'adresse, vous pouvez passer à l'étape suivante. Sinon, organisez votre liste de diffusion sur une feuille Excel. Ajoutez quelques en-têtes (Prénom, Nom, Adresse, etc.) et triez votre liste.

Passez à MS Word. Utilisez l'assistant de création d'étiquettes. Ouvrez un document vierge et sélectionnez Envois>Sélectionnez Fusion et publipostage>Assistant Fusion et publipostage pas à pas.

Sélectionnez Libelléspuis Suivant : Document de départ.

Sur l'écran suivant, sélectionnez Modifier la mise en page du document. Ensuite, sélectionnez Options d'étiquettepour définir votre numéro de produit et la marque de l'étiquette.

Une fois que vous avez sélectionné OK, vous verrez les étiquettes soulignées sur votre document. Si ce n'est pas le cas, accédez à Conception du tableau>Bordureset sélectionnez Afficher le quadrillage.

Retournez à l'onglet Envoisdans MS Word et sélectionnez Sélectionner les destinataires>Utiliser une liste existante.

Naviguez jusqu'au fichier Excel contenant la liste de diffusion. Sélectionnez le fichier et sélectionnez Ouvrir.

Vous verrez le Sélectionner un tableau>fenêtre. Si vous avez plusieurs feuilles dans votre classeur, vous verrez plus d'un élément ici. Sélectionnez celui qui contient votre liste de diffusion. Cochez la case à côté du texte La première ligne de données contient des en-têtes de colonneet sélectionnez OK.

MS Word importe la liste de diffusion. Sélectionnez Bloc d'adresse. Regardez l'aperçu à droite.

Si cela ne ressemble pas à ce que vous voulez, sélectionnez Faire correspondre les champs.Assurez-vous que tous les détails correspondent à un en-tête approprié de votre feuille de calcul et sélectionnez OK.

Regardez à nouveau l'aperçu. Si tout semble bon, sélectionnez OK.

Vous verrez maintenant <>dans l'étiquette . Accédez à Mailings >Mettre à jour les étiquettespour ajouter <>à toutes les étiquettes.

Les étiquettes sont maintenant prêtes à être fusionnées. Accédez à Envois>Terminer et fusionner>Modifier des documents individuels.

Vous verrez une petite fenêtre apparaître. Sélectionnez Touspuis OK.

Vous verrez maintenant toutes vos étiquettes fusionnées.

Comment créer des enveloppes de publipostage

La création d'enveloppes de publipostage est essentiellement la même que celle des étiquettes, mais avec quelques ajustements.

Encore une fois, cliquez sur Mailings >Démarrer le publipostage >Assistant de publipostage pas à pas, mais cette fois , sélectionnez Enveloppes, puis sélectionnez Suivant : Document de départà partir du bas.

Vous serez demandé de sélectionner un document de départ. Sélectionnez Options d'enveloppepour sélectionner la taille de l'enveloppe et la position de l'adresse de livraison/de retour (reportez-vous à l'étape suivante), puis sélectionnez Suivant : Sélectionner les destinataires.

Lorsque vous sélectionnez Options d'enveloppe, une petite fenêtre s'affiche. Sélectionnez votre taille d'enveloppe préférée et sélectionnez la police et l'emplacement de l'adresse de livraison et de retour.

La prochaine étape de la l'assistant consiste à sélectionner les destinataires. Sélectionnez Utiliser une liste existante(en supposant que vous disposez déjà d'une feuille Excel contenant les données du destinataire), puis sélectionnez Parcourirpour rechercher le fichier.Sélectionnez le fichier concerné et cliquez sur Suivant : Organisez votre enveloppe.

Sur votre écran suivant, sélectionnez Bloc d'adresse, regardez l'aperçu pour vous en assurer ressemble à ce que vous voulez, et sélectionnez OK.

Vous verrez maintenant <>apparaissent sur l'enveloppe.

Sélectionnez Suivant : Prévisualisez vos enveloppes. Vous verrez le même aperçu que vous avez vu à l'étape précédente, mais sur votre document. Vous pouvez utiliser les boutons fléchés dans le volet de l'assistant pour basculer entre les enveloppes.

Vos enveloppes sont maintenant prêtes à être fusionnées. Sélectionnez Suivant : Terminer la fusion.

Sur l'écran suivant, vous verrez une option pour Modifier les enveloppes individuelles. Sélectionnez-le, sélectionnez Touspour fusionner tous les enregistrements, puis sélectionnez OK.

Vous verrez maintenant toutes les enveloppes fusionnées en un seul document.

L'impression en masse et les e-mails simplifiés

L'utilisation du publipostage peut vous faire gagner une tonne de temps que vous auriez autrement passé à personnaliser vos lettres, étiquettes ou enveloppes. Ce n'est pas tout ce que vous pouvez faire avec MS Word, cependant. Vous pouvez également créer cartes de voeux, livrets et fiches.

Le publipostage existe depuis un certain temps, mais si vous cherchez à rendre vos processus efficaces, Microsoft Office 2019 a introduit quelques fonctionnalités intéressantes que vous voudrez peut-être examiner.

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