Microsoft Office vous permet d'imprimer des enveloppes individuellement ou dans le cadre d'un publipostage en masse. Ceci est extrêmement précieux pour les entreprises qui ont besoin d'ajouter une image de marque et d'autres éléments personnalisés à une liste de diffusion étendue.
Voici comment imprimer sur une enveloppe dans Microsoft Excel. N'oubliez pas que vous avez besoin à la fois de Microsoft Word et d'Excel pour que cela fonctionne. Cette méthode devrait fonctionner, que vous utilisiez la suite Microsoft sur un PC Windows ou un Mac.
Étape 1 : Créez votre liste de diffusion
La première étape consiste à créer la liste des destinataires auxquels vous enverrez du courrier. Vous pouvez ignorer cette étape si vous n'avez besoin d'imprimer qu'une ou deux enveloppes. Cependant, cette étape est essentielle pour ceux qui travaillent avec de grandes listes de diffusion.
Pour créer votre liste de diffusion :
Ouvrez Microsoft Excel.
Créez une feuille de calcul avec les colonnes suivantes : Prénom, Nom, Adresse, État, Pays, Code postal. Importez vos contacts dans la feuille de calcul en ajoutant ces informations dans les colonnes correspondantes. Ce document deviendra votre liste de diffusion principale.
Il est important de vérifier vos adresses à cette étape pour éviter de perdre du temps et de l'argent à imprimer des données anciennes ou incorrectes.
Étape 2 : Concevez votre enveloppe
Ensuite, vous devez préparer votre modèle d'enveloppe dans Microsoft Word. Il s'agit du document que vous configurerez pour renseigner les adresses de vos destinataires lors de l'impression automatique.
Pour ce faire :
Ouvrez un document vierge dans Microsoft Word.
Sélectionnez l'onglet Mailings.
Cliquez sur Enveloppes.
Spécifiez maintenant le format de papier de vos enveloppes. Pour ce faire, sélectionnez l'icône Aperçu.
Dans l'onglet Options d'enveloppe, sélectionnez le menu déroulant sous Taille de l'enveloppe.
Choisissez la taille de vos enveloppes. Word contient les formats d'enveloppe les plus courants, mais vous pouvez désigner le vôtre en cliquant sur Taille personnalisée.
Ensuite, sélectionnez Police…à côté de la case Adresse de livraisonou Adresse de retourpour définir la police souhaitée pour les deux options..
Sélectionnez OK.
La dernière étape consiste à ajouter des éléments de marque et personnalisés si vous le souhaitez. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter au document. Cela ouvrira l'enveloppe comme un document Word normal, alors modifiez-la comme vous le feriez normalement.
Remarque :Vous pouvez utiliser un exemple d'adresse dans la zone de texte de l'adresse de livraison pour voir à quoi ressemblera votre enveloppe une fois imprimée. Pour prévisualiser votre enveloppe, cliquez sur Aperçu des résultatsdans le ruban.
Étape 3 : Définir l'alimentation de l'imprimante
L'étape suivante consiste à indiquer à Microsoft Word comment fonctionne l'alimentation de votre imprimante. Cela garantit que vos enveloppes seront imprimées correctement, avec tous les éléments dans la bonne organisation.
Pour définir l'alimentation de l'imprimante :
Cliquez sur Mailings>Enveloppes.
Sélectionnez Options.
Cliquez sur l'onglet Options d'impression.
Dans la fenêtre Méthode d'alimentation, sélectionnez l'orientation de la manière dont votre enveloppe sera alimentée dans l'imprimante. Nous vous recommandons de sélectionner une méthode dans laquelle l'enveloppe borde le bord du bac d'alimentation, car cela facilitera le placement de l'enveloppe dans votre imprimante. Notez que les adresses de livraison et de retour seront mal alignées si votre enveloppe n'est pas correctement positionnée.
Sélectionnez Face vers le hautou Face vers le baspour définir dans quelle direction vous allez charger l'enveloppe.
Cliquez sur Rotation dans le sens des aiguilles d'une montrepour faire pivoter le motif de l'enveloppe selon vos préférences.
Si votre imprimante dispose de plusieurs bacs d'alimentation, cliquez sur le menu déroulant sous Alimenter depuispour choisir le bac approprié.
Étape 4 : Démarrez le publipostage et associez votre liste de diffusion
Il est temps de commencer le publipostage. Cela permettra à Microsoft Word d'ajouter automatiquement les noms et adresses à partir de la source de données de votre liste d'adresses.
Pour ce faire :
Dans Word, cliquez sur Mailings>Démarrer le publipostage>Enveloppes..
Cliquez sur l'onglet Options d'enveloppe. Vérifiez à nouveau vos paramètres dans la boîte de dialogue Options d'enveloppeet ajoutez votre adresse de retour. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur OK.
Cliquez sur Fichier>Enregistrerpour enregistrer votre modèle d'enveloppe.
Cliquez sur Mailings>Sélectionner les destinataires>Utiliser uneListe existante. Si vous imprimez uniquement sur une seule enveloppe, sélectionnez Tapez une nouvelle liste. De même, si vos contacts sont déjà enregistrés dans Microsoft Outlook en tant que liste de distribution, vous pouvez sélectionner Choisir parmiContacts Outlook.
Sélectionnez votre feuille de calcul Microsoft Excelet confirmez votre choix.
Si des adresses doivent être modifiées, vous pouvez sélectionner Modifier la liste des destinatairespour les modifier.
Cliquez sur Bloc d'adressedans le ruban. Cette fenêtre vous montrera à quoi ressemblera votre bloc d'adresse avec vos données insérées. Le côté gauche contient une liste d'options sur la façon dont le nom et l'adresse seront imprimés.
Choisissez une option, puis sélectionnez OK.
Étape 5 : Imprimer les enveloppes
Si tout semble correct, il est temps de terminer le publipostage et d'imprimer les adresses sur vos enveloppes. Pour ce faire :
Sélectionnez Terminer et fusionner, puis Imprimer les documents…
Enfin, assurez-vous que « Tous » est coché et sélectionnez OK.
Assurez-vous que les paramètres de l'imprimante sont corrects et que vos enveloppes sont correctement alignées, puis sélectionnez à nouveau OK. Votre imprimante devrait maintenant commencer à imprimer vos enveloppes.
Remarque :Word vous permet également de créer et imprimer des étiquettes si vous préférez utiliser des étiquettes de publipostage au lieu d'imprimer directement sur les enveloppes. Vous pouvez ajouter des détails dans la boîte de dialogue des étiquettes d'adresse en cliquant sur Mailing>Étiquettes. Vous pouvez également utiliser le publipostage créer plusieurs étiquettes..
N'oubliez pas les tampons
Malheureusement, vous ne pouvez pas imprimer d'enveloppes en utilisant uniquement Excel. Cependant, avec la combinaison de MS Word et Exceller, le processus d'impression des enveloppes est incroyablement simple. Avec ce didacticiel, vous devriez avoir votre prochain lot de courrier prêt à être envoyé en un rien de temps. N'oubliez pas de payer les frais de port !
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