Comment archiver des e-mails dans Microsoft Outlook

Si vous avez des e-mails dont vous n'avez plus besoin, mais que vous ne souhaitez pas nécessairement supprimer, vous pouvez les archiver. Dans Microsoft Outlook, vous disposez de plusieurs méthodes pour archiver manuellement ou automatiquement les e-mails afin de les supprimer.

Nous allons vous montrer comment archiver les e-mails dans Outlook sur votre ordinateur, sur le Web et sur votre appareil mobile. Quel que soit l'endroit où vous utilisez le plus Outlook, vous pouvez libérer de l'espace pour les nouveaux messages.

À propos de l'archivage des e-mails dans Outlook

Pour Microsoft 365, les comptes Exchange et Outlook sur le Web, vous disposez d'un dossier d'archive par défaut. Avec les comptes de serveur Exchange, des politiques de rétention peuvent s'appliquer. Pour les comptes POP et IMAP, vous pouvez créer un dossier Archive.

En utilisant un dossier Archive, vous pouvez récupérer tous les e-mails que vous y déplacerez ultérieurement si nécessaire.

Lorsque vous déplacez des éléments vers le dossier Archive à l'aide du bouton comme décrit ci-dessous, cela n'a pas d'effet diminuer la taille de votre boîte de réception. Si vous êtes préoccupé par l'espace, vous pouvez créer un fichier de données Outlook (.pst) distinct lorsque vous utilisez Windows, ce que nous expliquerons ci-dessous.

Archiver les e-mails Outlook sous Windows

Vous pouvez archiver manuellement les e-mails dans Outlook sous Windows ou utiliser l'une des fonctionnalités d'archivage automatique disponibles. Ces fonctionnalités d'archivage automatique peuvent différer selon votre version d'Outlook.

Archiver manuellement les e-mails sous Windows

Vous pouvez archiver manuellement un ou plusieurs e-mails de différentes manières sous Windows.

Commencez par sélectionner le ou les e-mails de l'une des manières suivantes :

Pour un seul email, sélectionnez-le simplement.

Pour un groupe d'e-mails adjacents, choisissez le premier, maintenez Majet choisissez le dernier de la plage.

Pour un groupe d'e-mails non adjacents, choisissez-en un, maintenez Ctrlet choisissez chaque e-mail supplémentaire.

Une fois que vous avez sélectionné les e-mails que vous souhaitez archiver, effectuez l'une des opérations suivantes :

Faites glisser le ou les e-mails vers le dossier Archive.

Choisissez Archiverdans le ruban de l'onglet Accueilou Message.

Cliquez avec le bouton droit et choisissez Archiver.

Utilisez votre touche Retour arrière.

Archiver automatiquement les e-mails sous Windows

Sous Windows, vous pouvez archiver automatiquement les anciens e-mails en effectuant un nettoyage de la boîte aux lettres ou en configurant l'archivage automatique pour qu'il s'exécute de temps en temps..

Effectuer un nettoyage de la boîte de réception

Vous pouvez déplacer les e-mails vers un fichier de données Outlook pour économiser de l'espace et nettoyer votre boîte aux lettres d'un seul coup.

Sélectionnez Fichier>Informations. Ensuite, ouvrez le menu Outilset choisissez Nettoyer les anciens éléments.

Choisissez la boîte de réception, le dossier et les sous-dossiers du compte de messagerie sur lesquels vous souhaitez effectuer la maintenance, puis choisissez une date dans la liste déroulante située en dessous. Vous pouvez éventuellement cocher la case pour inclure les e-mails « Ne pas archiver automatiquement ».

Vous pouvez voir le chemin du fichier pour l'emplacement du fichier d'archive afin de pouvoir y accéder facilement plus tard si nécessaire. Jetez un œil à ces méthodes accéder au fichier PST si vous rencontrez des problèmes.

Choisissez OKpour effectuer le nettoyage.

Configurer l'archivage automatique

Pour archiver automatiquement les éléments selon un planning, vous pouvez configurer l'option Archivage automatique.

Sélectionnez Fichier>Options. Choisissez Avancéà gauche et Paramètres d'archivage automatiqueà droite.

Cochez la case en haut pour indiquer la fréquence à laquelle vous souhaitez exécuter l'archivage automatique et saisissez la durée dans la case. Facultativement, vous pouvez cocher la case pour être invité avant son exécution.

Dans la section Pendant l'archivage automatique, cochez la case Archiver ou supprimer les anciens éléments, puis sélectionnez l'âge des e-mails.

Vous pouvez ensuite choisir de déplacer les éléments vers le fichier de données Outlook ou de supprimer définitivement les éléments.

Facultativement, sélectionnez le bouton pour appliquer les paramètres à tous vos dossiers, puis OKpour terminer la configuration. Choisissez OKdans la fenêtre Options d'Outlook pour enregistrer votre modification.

Archiver les e-mails Outlook sur Mac

Vous pouvez archiver manuellement et automatiquement les e-mails dans Outlook sur Mac, bien que ce soit un peu différemment que sous Windows.

Archiver manuellement les e-mails sur Mac

Vous pouvez archiver manuellement un ou plusieurs e-mails de différentes manières sur votre Mac.

Commencez par sélectionner le ou les e-mails de l'une des manières suivantes :

Pour un seul email, sélectionnez-le simplement..

Pour un groupe d'e-mails adjacents, choisissez le premier, maintenez Majet choisissez le dernier de la plage.

Pour un groupe d'e-mails non adjacents, choisissez-en un, maintenez Commandeet choisissez chaque e-mail supplémentaire.

Une fois que vous avez sélectionné les e-mails que vous souhaitez archiver, effectuez l'une des opérations suivantes :

Sélectionnez Message>Archiverdans la barre de menu.

Choisissez Archiverdans le ruban de l'onglet Accueil.

Cliquez avec le bouton droit et choisissez Archiver.

Sélectionnez le bouton (case) Archiverà droite dans la boîte de réception.

Utilisez le raccourci clavier Ctrl + E.

Archiver automatiquement les e-mails sur Mac

Bien qu'il n'existe pas d'option d'archivage automatique dans Outlook sur Mac, il existe une solution de contournement qui peut vous convenir. Vous pouvez configurer une règle pour archiver des e-mails spécifiques en fonction de la date.

Ouvrez Outlook et sélectionnez Outlook>Paramètresdans la barre de menu.

Choisissez Règlesdans la fenêtre qui apparaît.

Sur la gauche de l'écran suivant, sélectionnez un compte si vous en avez plusieurs.

Sur la droite, sélectionnez le bouton signe plusen bas pour ajouter une nouvelle règle.

Entrez un Nom de la règleen haut.

Pour la condition, utilisez la liste déroulante sur la gauche pour sélectionner le type de condition. Vous pouvez sélectionner Date de réceptionpour baser votre règle sur la date. À droite, saisissez une plage de dates ou utilisez simplement le champ Avant la datepour saisir une date dans le passé.

Remarque : Gardez à l'esprit qu'au fil du temps, vous souhaiterez peut-être mettre à jour cette règle pour inclure une nouvelle date.

Pour l'action, choisissez Déplacer vers un dossierdans la première liste déroulante et choisissez Archiverdans la liste de droite.

Facultativement, utilisez le signe plus à côté de Sauf sipour les e-mails, la règle doit être évitée ou cochez la case ci-dessous pour ignorer les autres règles qui remplissent les mêmes conditions.

Confirmez que la case Activéest cochée et sélectionnez OKpour enregistrer votre règle..

Archiver les e-mails Outlook sur le Web

L'archivage des e-mails dans Outlook sur le Web est similaire aux versions de bureau.

Archiver manuellement les e-mails sur le Web

Pour un seul e-mail, sélectionnez-le ou cochez la case à gauche.

Pour un groupe d'e-mails adjacents, choisissez le premier, maintenez Majet choisissez le dernier de la plage.

Pour un groupe d'e-mails non adjacents, choisissez-en un, maintenez Ctrl(Windows) ou Commande(Mac) et choisissez chaque e-mail supplémentaire.

Une fois que vous avez sélectionné les e-mails que vous souhaitez archiver, effectuez l'une des opérations suivantes :

Choisissez Archiverdans la barre d'outils de l'onglet Accueil.

Cliquez avec le bouton droit et choisissez Archiver.

Sélectionnez le bouton (case) Archiverà droite dans la boîte de réception.

Archiver automatiquement les e-mails sur le Web

Comme sur Mac, il n'existe actuellement pas de fonctionnalité d'archivage automatique dans Outlook sur le Web. Au lieu de cela, vous pouvez configurer une règle basée sur la date.

Sélectionnez l'icône engrenageen haut à droite et choisissez Afficher tous les paramètres Outlookdans la barre latérale qui apparaît.

À l'extrême gauche, choisissez Mailet à droite, choisissez Règles. Ensuite, choisissez Ajouter une nouvelle règle.

Donnez un nom à votre règle en haut.

Sous Ajouter une condition, utilisez la liste déroulante pour sélectionner Avant. Ensuite, ajoutez la date à droite.

Remarque : Comme sur Mac, vous souhaiterez peut-être mettre à jour cette règle ultérieurement pour inclure une nouvelle date.

Sous Ajouter une action, utilisez la liste déroulante pour sélectionner Déplacer vers. Ensuite, sélectionnez Archiverà droite.

Facultativement, sélectionnez Ajouter uneexceptionpour les e-mails que la règle doit éviter et cochez la case pour arrêter de traiter davantage de règles.

Pour exécuter la règle immédiatement dans votre boîte de réception, cochez la case Exécuter la règle maintenant. Ensuite, sélectionnez Enregistrer.

Archiver les e-mails Outlook sur Android et iPhone

Si vous utilisez Outlook sur votre appareil Android ou iPhone, vous pouvez également y archiver les e-mails. Pour le moment, il n’existe pas de fonctionnalité d’archivage automatique, mais vous disposez de plusieurs façons d’archiver les e-mails manuellement..

Pour archiver un seul e-mail, vous pouvez utiliser l'action de balayage. Faites glisser l'e-mail de gauche à droite ou vice versa selon votre configuration et sélectionnez l'icône Archiver. Vous pouvez également ouvrir l'e-mail et appuyer sur l'icône Archiveren haut.

Pour archiver plusieurs e-mails dans votre boîte de réception, appuyez longuement sur un e-mail et vous verrez l'écran de sélection. Choisissez les e-mails restants, puis appuyez sur l'icône Archiveren haut (Android) ou en bas (iPhone).

Il est facile de gérer ces anciens e-mails inutiles dans Outlook sur Windows, Mac, sur le Web et sur votre appareil mobile. Maintenant que vous savez comment archiver des e-mails dans Outlook, consultez façons de réparer Outlook qui ne s'ouvre pas.

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