Les règles de Microsoft Outlook sont idéales pour effectuer automatiquement des actions sur les e-mails. Vous pouvez effectuer des opérations telles que déplacer, signaler ou répondre à certains messages sans travail manuel. Pour vous aider à suivre l'évolution de votre boîte de réception, nous allons vous montrer comment créer des règles dans Outlook.
Étant donné que vous pouvez créer des règles Outlook sur Windows, Mac et sur le Web, nous aborderons leur configuration sur chaque plate-forme. Notez simplement que les conditions et actions disponibles varient.
Comment créer des règles dans Outlook sous Windows
L'ensemble de conditions et d'actions le plus sain pour les règles se trouve dans Outlook sous Windows. Pour expliquer plus efficacement comment créer une règle, passons en revue la configuration de quelques règles couramment utilisées.
La configuration d'une règle vierge à partir de zéro vous offre la plus grande flexibilité, car vous pouvez choisir plusieurs conditions et actions. De plus, l'assistant de règles vous guide tout au long du processus.
Ouvrez Outlook, accédez à l'onglet Fichieret sélectionnez Gérer les règles et les alertesdans la section Informations.
Lorsque la boîte de dialogue Règles et alertes apparaît, ouvrez l'onglet Règles de messagerieet choisissez un compte en haut si vous en avez plusieurs. Ensuite, choisissez Nouvelle règle.
Vous pouvez ensuite configurer votre règle avec les instructions ci-dessous pour déplacer les e-mails vers un dossier, les marquer pour un suivi ou envoyer des réponses automatisées. Vous pouvez plutôt essayer une autre règle qui vous sera utile, comme transfert automatique des e-mails.
Déplacer les e-mails vers un dossier
Dans l'assistant de règles, sélectionnez l'une des options de déplacement en haut. Vous pouvez déplacer les messages vers un dossier spécifique en fonction de l'expéditeur, des mots inclus ou des e-mails que vous envoyez plutôt que de recevoir.
À titre d'exemple, nous choisirons Déplacer les messages contenant des mots spécifiques dans l'objet vers un dossier.
En bas, sélectionnez les éléments soulignés et bleus pour spécifier la condition et l'action.
Sélectionnez des Mots spécifiqueset saisissez les mots à rechercher dans la ligne d'objet.
Sélectionnez Spécifiépour sélectionner le dossier vers lequel vous souhaitez déplacer les messages.
Ensuite, sélectionnez Suivant.
Vous verrez une liste de conditions, celle que vous venez de sélectionner étant automatiquement marquée. Vous pouvez choisir des critères supplémentaires pour les e-mails si vous le souhaitez. Par exemple, vous souhaiterez peut-être également appliquer la règle aux messages envoyés uniquement à vous. Sélectionnez Suivant..
Vous verrez alors une liste d'actions avec celle que vous avez choisie marquée pour vous. Comme pour les conditions ci-dessus, vous pouvez choisir des actions supplémentaires si vous le souhaitez. Par exemple, vous souhaiterez peut-être également marquer le message comme lu lorsqu’il est déplacé. Sélectionnez Suivant.
Vous verrez ensuite une liste d'exceptions. Vous pouvez éventuellement exclure certains e-mails de la règle. Par exemple, vous ne souhaiterez peut-être pas que les e-mails contenant des pièces jointes soient envoyés dans le dossier. Sélectionnez Suivant.
Sur l'écran final de la règle, vous devez d'abord lui donner un nom en haut, puis cocher la case Activer cette règle. Vous pouvez éventuellement cocher les cases pour exécuter cette règle maintenant dans votre boîte de réception ou utiliser la règle pour tous les comptes de messagerie.
Lorsque vous avez terminé, confirmez la configuration de la règle dans la zone en bas qui affiche la ou les conditions et les actions. Sélectionnez Terminerpour enregistrer et activer la règle.
Confirmez la coche à côté de votre nouvelle règle dans la zone Règles et alertes et sélectionnez OK.
Marquer les e-mails pour un suivi
Une autre règle Outlook utile consiste à signaler les e-mails à suivre. Vous pouvez choisir le drapeau et le moment du suivi.
Suivez le même processus ci-dessus pour créer une nouvelle règleet ouvrir l'assistant de règles.
Ensuite, choisissez Signaler les messages d'une personne pour un suivi.
En bas, sélectionnez l'élément souligné et bleu pour spécifier la condition et l'action.
Sélectionnez Personnes ou groupe publicpour choisir le contact.
Sélectionnez Suivi à ce momentpour choisir le drapeau et le timing.
Ensuite, sélectionnez Suivant.
Tout comme la règle ci-dessus, l'assistant de règles vous guide à travers les conditions, actions et exceptions que vous pouvez confirmer et ajouter à votre règle. Ensuite, nommez, activez et terminez.
Répondre automatiquement aux e-mails
Une autre règle qui pourrait vous être utile est la réponse automatique, similaire à un message d'absence du bureau mais avec plus de flexibilité. Vous pouvez utiliser un modèle Outlook particulier ou créer un message de réponse pour des e-mails spécifiques..
Suivez le même processus ci-dessus pour créer une nouvelle règleet ouvrir l'assistant de règles. Ensuite, choisissez Appliquer la règle aux messages que je reçoiset sélectionnez Suivant.
Choisissez les conditions que vous souhaitez utiliser pour les e-mails reçus. Vous pouvez appliquer la règle à certains expéditeurs, avec des mots spécifiques, lorsqu'ils sont reçus dans un intervalle de dates ou dans toute autre condition de votre choix. Sélectionnez Suivant.
Choisissez soit Répondre à l'aide d'un modèle spécifique, soit Demander au serveur de répondre à l'aide d'un message spécifiqueselon vos préférences. Ensuite, sélectionnez le texte bleu souligné en bas en fonction de l'option que vous choisissez et sélectionnez Suivantlorsque vous avez terminé.
Répondre en utilisant un modèle spécifique : choisissez un modèle spécifiquepour choisir celui que vous souhaitez.
Demander une réponse du serveur à l'aide d'un message spécifique : sélectionnez un message spécifique, saisissez le message dans la zone qui apparaît, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.
Marquez toutes les exceptions que vous souhaitez inclure, sélectionnez Suivantet terminez la règle en la nommant, en l'activant et en l'enregistrant avec le bouton Terminer.
Comment créer des règles dans Outlook sur Mac
Si vous utilisez Outlook sur votre Mac, vous pouvez facilement y configurer des règles de boîte de réception, même si les conditions et les actions sont un peu plus limitées que sous Windows.
Ouvrez Outlooket sélectionnez Outlook>Paramètresdans la barre de menu.
Choisissez Règlesdans la fenêtre contextuelle.
Sélectionnez un compte sur la gauche si vous en avez plusieurs et sélectionnez le bouton signe plussur la droite.
Entrez un Nom de la règleen haut.
Ensuite, configurez la première condition à l'aide des listes déroulantes. En fonction de ce que vous choisissez, vous devrez peut-être ajouter des éléments à la condition. Par exemple, si vous sélectionnez Date de réception, vous saisirez la ou les dates.
Ensuite, choisissez l'action à l'aide de ces listes déroulantes. Encore une fois, vous devrez peut-être ajouter à l'action. Par exemple, si vous choisissez Déplacer vers un dossier, vous sélectionnerez le dossier..
Pour ajouter une autre condition ou action, sélectionnez le signe plusà droite ou pour ajouter une exception, sélectionnez le signe plusà côté de Sauf si.
Facultativement, cochez la case pour ne pas appliquer d'autres règles qui remplissent les mêmes conditions. Confirmez que la case Activéest cochée en bas à gauche et choisissez OKpour enregistrer la règle.
Comment créer des règles dans Outlook sur le Web
Pour créer une règle dans Outlook sur le Web, accédez au site Web et connectez-vous. Vous verrez des conditions et des actions similaires à celles d'Outlook sur Mac.
Sélectionnez l'icône Paramètres(engrenage) en haut à droite et choisissez Afficher tous les paramètres Outlookdans la barre latérale qui apparaît.
Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Courrierà l'extrême gauche et Règlesà droite.
En haut, sélectionnez Ajouter une nouvelle règle.
Donnez un nom à votre règle, puis utilisez la case Ajouter une conditionpour sélectionner le critère. Selon la condition que vous sélectionnez, vous devrez peut-être y ajouter des éléments. Par exemple, si vous choisissez De, il vous sera demandé de fournir l'expéditeur sur la droite.
Utilisez la case Ajouter une actionpour sélectionner une action. Encore une fois, vous serez peut-être invité à ajouter des éléments à l'action. Par exemple, si vous choisissez Déplacer vers, il vous sera demandé de fournir le nom du dossier ou créer un nouveau dossier.
Vous pouvez utiliser les options en bleu pour ajouter une autre condition, une autre action ou inclure des exceptions à votre guise.
Facultativement, vous pouvez cocher les cases pour arrêter de traiter davantage de règles et exécuter immédiatement la règle dans votre boîte de réception.
Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.
Vos e-mails suivront-ils les règles ?
En créant des règles de messagerie dans Outlook, vous pouvez minimiser le temps nécessaire pour organiser vos messages, penser à effectuer un suivi ou à répondre à certains e-mails. Si vous rencontrez des problèmes, jetez un œil à ces correctifs lorsque les règles de messagerie Outlook ne fonctionnent pas.
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